Vo firmách v posledných rokoch narástli nepriame náklady a vedia, že potrebujú optimalizovať nielen výrobné, ale aj backofficeové procesy, ktoré nie sú tak ľahko merateľné. Na základe našich skúseností z transformačných projektov nie je vôbec nezvyčajné, ak backoffice 40 % svojho pracovného času strávi činnosťami s nízkou pridanou hodnotou. Ako odhaliť potenciál na zvýšenie zisku vo firme takými opatreniami v backofficee, aby prinášal pridanú hodnotu?
„Z našej skúsenosti vidíme, že firmy neriešia systematicky produktivitu backofficeových procesov.“
Jakub Vančo, manažér
„V backofficee dokážeme nájsť rezervy vo výške približne 1 až 3 % EBITDA.“
Pavel Dvornák, direktor
Čo sme dosiahli transformačnými projektmi backofficeu?
30 % pracovného času trávia zamestnanci činnosťami s nízkou pridanou hodnotou pre biznis v energetickej spoločnosti
Ročné úspory v backofficee 20 % vo výrobnej firme v strojárstve
Navrhli sme zoštíhlenie manažérskej štruktúry
Zvýšenie kvality backofficeových služieb odstránením duplicitných aktivít a znížením kontrolných činností vo firme v odvetví stavebníctva
Zracionalizovali sme mítingovú a reportingovú štruktúru
Ako sa pozrieť na nepriame náklady vo firme s viac ako 2500 zamestnancami a obratom viac ako 200 mil. EUR
32 % času stráveného na mítingoch a viac ako 1 FTE za oddelenie dedikované reportingu
Ako zefektívniť procesy starostlivosti o zákazníka v zabehnutej a rastúcej spoločnosti
Sumárny prehľad za všetky analyzované oblasti
Nastavenie sledovania výkonnosti a štandardizácia procesov v servisnom centre
August – December 2019
Cieľom projektu bolo nastavenie fungujúceho systému na riadenie výkonnosti zamestnancov s dennými hláseniami výkonov a jasným konceptom riešenia problémov využitím metodiky Perform.
Metodika Perform je zameraná na koučovanie manažérov s cieľom zlepšovať výkonnosť tímu a posilniť prevádzkové výsledky.
PwC zaviedlo systém monitorovania výkonu, ako aj platformu na riešenie problémov a poskytlo pomoc v procese implementácie a kontroly. Vytvorili sme Power User komunitu, ktorá plní úlohu sprostredkovateľa medzi členmi tímu a vedením.
Benefity
Zavedenie kultúry s orientovaním na výkon na základe denných hlásení
Zavedenie kľúčových KPIs pre regionálne servisné centrum
Zavedenie KPIs orientovaných na proces alebo podporu zákazníka podľa špecifikácie tímu
Zavedenie denných/ mesačných/ štvrťročných meetingov na revíziu výkonu zamestnancov
Zavedenie problem solvingu s jasnou štruktúrou ako súčasť firemnej kultúry
Nastavenie eskalačnej matice
Priebeh projektu:
2. fáza - Dizajn – 2 týždne
na základe analýzy prebehne strategický workshop s manažmentom, ktorého cieľom je nájsť spoločne optimálne budúci stav procesov na oddelení
odporúčania pre implementáciu a priorizácia hlavného zamerania
vyčíslenie úspor a pridanej hodnoty
1. fáza - Analýza – 4 – 6 týždňov
- porovnanie oddelení v rámci firiem a odvetvia
- analýza modelu riadenia
- analýza na úrovni aktivít a procesov
3. fáza - Implementácia – 4 – 8 mesiacov
vytvorenie implementačného plánu
vytvorenie spoločných pracovných skupín a cieľov
priebežné vyhodnocovanie implementácie
podpora implementácie na mieste realizácie
vyhodnotenie a ukončenie implementácie
Referencie
