Ako pracovať na projektoch tak, aby boli úspešne a bavili vás?

Definovanie cieľov alebo ako to hneď na začiatku "neprepáliť"

Už na začiatku mnohých projektov sa robí jedna veľká chyba, a to je nesprávne definovanie cieľov. Väčšinou máme „veľké oči“, chceli by sme zlepšiť všetko a hneď. To býva práve kameňom úrazu. Po pár týždňoch zistíme, že to nejde tak jednoducho, ako sme si predstavovali, zaostávame, sme z toho smutní, niektorí možno až frustrovaní a prestávame dávať do projektu všetku potrebnú energiu. Preto svojim klientom aj študentom vždy radím, aby si na začiatku nielen definovali ciele, ale aby si na papier napísali, čo všetko je potrebné spraviť, koľko času nás to bude stáť, bude potrebné získať nejaké finančné prostriedky, koľko členov tímu budeme potrebovať a pod. 

Ja sama si vždy na začiatku projektu kladiem tieto otázky a väčšinou sa z 10 plánovaných aktivít dostanem tak na 5, ale je lepšie, pokiaľ projekt splní ciele v 5 oblastiach, ako by bol v 10 neúspešný. Na zvyšných 5 sa môžete vždy pozrieť počas ďalšieho projektu. Malou radou môže byť taj to, že pokiaľ sa neviete rozhodnúť sami – zorganizujte napr. krátky workshop a priorizujte jednotlivé témy v spolupráci s vaším tímom, kolegami, sponzorom projektu.

Vhodný sponzor projektu

Ďalším dôležitým prvkom úspešného projektu je sponzor projektu, ktorý musí byť TEN PRAVÝ. Viem, nie vždy si môžete vyberať, ale pokiaľ sa dá, zvážte, či je to človek, ktorý vás bude pozitívne hnať k lepším výsledkom, motivovať vás, dopĺňať vás. Ak totiž sponzorom projektu nie je tá správna osoba, môže sa stať, že budete dostávať veľké množstvo ďalších zadaní počas projektu napriek tomu, že bol projekt na začiatku jasne definovaný. Ba čo viac, nemusíte byť dostatočne podporovaný vo svojich iniciatívach – napr. pokiaľ sa stane, že bude vo vašom tíme niekto „komplikovaný“ a vy budete chcieť tohto člena tímu vymeniť, nemusí vás sponzor projektu podporiť a vy sa budete s týmto členom tímu trápiť ďalšie mesiace.

Tím je základ

Jednoznačným bodom číslo 3 je vybudovanie správneho tímu. Do tímu nevyberajte členov len podľa sympatií alebo kamarátov/kolegov, ale určite zvážte odbornosť jednotlivých členov tímu. Členovia tímu by sa mali dopĺňať, čím získate synergický efekt a zmena, na ktorej pracujete, môže byť ešte väčšia, než ste pôvodne plánovali. Ja sa vždy snažím mať tam človeka, ktorý je otvorený zmene, niekoho, kto je na vedúcej pozícii, a človeka, ktorý je komunikatívny (hodí sa najmä na workshopy). Často sa stretávam aj s otázkou, koľko ľudí do tímu – za mňa max. 7, ale nič nepokazíte ani tým, pokiaľ budete napr. traja. Aj v tomto prípade závisí od toho, ako sú nastavene projektové ciele (pozri bod 1). Pre správny výber ľudí do tímu je fajn použiť napr. Belbinov test.

Nezabúdajte osláviť úspechy

A na čo, samozrejme, nezabudnúť, aby ste si projekt vy, členovia tímu, sponzor projektu a ďalší zainvolvovaní ľudia naozaj užili? Predsa správna oslava úspechov projektu. Môže sa to zdať zanedbateľné, ba až zbytočné. Ale predstavte si napr. účtovníčku, ktorá 10 či 20 rokov pracuje na tom istom oddelení, má plus mínus tie iste aktivity a teraz môže byť súčasťou projektu, kde sa stretáva s úplne novými kolegami. Už len to je pre ňu veľká zmena a pokiaľ ju ešte k tomu zoberiete na dobrú večeru, na bowling alebo laser tag... Poviem vám z vlastnej skúsenosti – pre túto pani dostane práca zrazu úplne iný zmysel, nabije ju to energiou, ktorú vy pre projekt jednoznačne potrebujete.