Prípadová štúdia
Návrh optimalizácie reportingového systému pre Mattoni 1873, a. s.
O spoločnosti
Skupina Mattoni s centrálou v Prahe (materská spoločnosť Mattoni 1873, a. s., sídli v Karlových Varoch) je lídrom na trhu nealkoholických nápojov v strednej Európe. Je zároveň exkluzívnym držiteľom licencií a aktív značky PepsiCo v Česku, Maďarsku a na Slovensku, pričom dokopy ponúka 39 značiek s nápojmi a snackmi. Pôsobí v 8 krajinách strednej a južnej Európy a má 11 výrobných závodov v piatich z nich. Zamestnáva vyše 3 300 ľudí a jej tržby každoročne rastú – v roku 2023 sa vyšplhali na 890 mil. EUR a predalo sa 1,9 miliardy fliaš.
Čo bolo cieľom spoločného projektu?
Projekt optimalizácie reportingového systému pozostával z 2 častí:
Projekt reportingu a insightov pre obchodné a finančné oddelenie, ktorého cieľom bolo analyzovať aktuálny reportingový systém a navrhnúť efektívnejší systém pre tvorbu insightov pre obchodné a finančné oddelenia v 3 krajinách.
Projekt reportingu pre výrobu a Supply chain, v rámci ktorého bolo potrebné zmapovať stav reportingového systému a navrhnúť optimalizačné riešenia pre oddelenia Výroba a Supply chain v 9 závodoch v 4 krajinách.
Projekt reportingu a insightov pre obchodné a finančné oddelenie (august – november 2023)
Cieľom spoločného 12-týždňového projektu bolo zanalyzovať aktuálny a navrhnúť efektívnejší reportingový systém pre tvorbu insightov (krátkych sumárnych správ s najdôležitejšími zisteniami) na dvoch oddeleniach (obchodné a finančné) v rámci troch krajín (Česko, Slovensko a Maďarsko).
- Prvá fáza: Racionalizácia
- Druhá fáza: Štandardizácia a balansovanie
- Tretia fáza: Príprava finálnych výstupov a prezentácia
Prvá fáza: Racionalizácia
(7 týždňov)
Zmapovanie aktuálneho (angl. as is) stavu reportingového systému zahŕňalo viac než 60 individuálnych rozhovorov s kľúčovými zamestnancami s cieľom zistiť ich pohľad a názor na vytvárané a používané reporty. Na základe získaných poznatkov sme reporty zanalyzovali a zatriedili do skupín s kandidátmi vhodnými na automatizáciu, integráciu a zrušenie.
Druhá fáza: Štandardizácia a balansovanie
(3 týždne)
Rozdielová (GAP) analýza umožnila vytvoriť pravidlá štandardizovania reportov a na základe toho navrhnúť požadovaný/želaný (angl. to be) stav reportingového systému, ktorý zohľadňuje potreby kľúčových používateľov a identifikuje reporty vhodné na automatizáciu, integráciu a zrušenie reportov a zároveň zefektívňuje tvorbu insightov.
Tretia fáza: Príprava finálnych výstupov a prezentácia
(2 týždne)
V tretej fáze sme vytvorili KPI maticu reportov pre Česko, Slovensko a Maďarsko, navrhli časový harmonogram s prioritizáciou vhodných reportov do Power BI. Identifikovali sme 11 % reportov na zrušenie, 24 % na integráciu a 27 % na implementáciu do Power BI.
Výsledkom projektu bolo zosúladenie KPIs so stratégiou skupiny, automatizovanie reportov, zníženie chybovosti a odbúranie duplicít, čím sa zníži pracovnú záťaž. Odporučili sme aj nový prístup k tvorbe insightov s využitím technologických inovácií pre efektívnejšiu analýzu dát, čím sa zvýši konkurencieschopnosť skupiny na trhu.
Projekt reportingu pre výrobu a Supply chain (február – máj 2024)
Cieľom spoločného 12-týždňového projektu bolo zmapovať stav reportingového systému a následne navrhnúť optimalizačné riešenia pre oddelenia Výroba a Supply chain. Projekt prebiehal s účastníkmi z 9 závodov v 4 krajinách (Česko, Slovensko, Rakúsko a Maďarsko). Na základe analýzy sme navrhli reporty vhodné na automatizáciu, konsolidáciu a iné (zrušenie, prerobenie a pod.), aby mohli byť využívané efektívnejším spôsobom.
- Prvá fáza: Analýza
- Druhá fáza: Workshopy
- Tretia fáza: Návrh reportov na optimalizáciu
Prvá fáza: Analýza
(5 týždňov)
Táto fáza zahŕňala detailné mapovanie používaných reportov pomocou dotazníkov a rozhovorov so 75 zamestnancami rozdelenými do 25 skupín, na základe čoho sme rozlíšili 539 rôznych reportov. Následne sme identifikovali reporty s najväčšími slabinami (angl. pain points) a s najväčšou časovou náročnosťou.
Druhá fáza: Workshopy
(4 týždne)
Druhú fázu projektu sme začali workshopmi s 9 skupinami, na ktorých sme priorizovali reporty s najväčšou časovou náročnosťou a tie si s účastníkmi následne detailnejšie prechádzali. Na základe informácií z workshopov sme zatriedili reporty do optimalizačných kategórií podľa typu riešenia.
Tretia fáza: Návrh reportov na optimalizáciu
(3 týždne)
V záverečnej fáze projektu sme priorizovali reporty pre potreby optimalizácie na základe ďalších atribútov a kritérií a následne z nich identifikovali 80 % kandidátov vhodných na automatizáciu, 9 % na konsolidáciu a 11 % na zaradenie do kategórie Iné.
Čo sme dosiahli
V rámci projektu sme identifikovali nízku mieru konsolidácie medzi samostatnými závodmi i krajinami a nejednotnú mieru automatizácie v rámci reportov.
Výsledkom optimalizovaného reportingového systému by mala byť:
redukcia chybovosti a časovej náročnosti,
efektívnejšie využívanie reportov medzi viacerými používateľmi a krajinami,
ako aj zdieľanie know-how v rámci riešení medzi závodmi, čo prispeje k vyššej produktivite zamestnancov.
“Oba projekty ukázali, že optimalizácia a digitalizácia reportingových systémov má pre firmy značný prínos. Efektívny reporting umožňuje lepšie využitie dostupných dát, zvyšuje presnosť a rýchlosť rozhodovania a celkovo zlepšuje výkonnosť spoločnosti. Naše skúsenosti potvrdzujú, že investícia do zjednodušenia a digitalizácie reportingových systémov sa firmám rýchlo vráti v podobe zvýšenej efektivity a lepších obchodných výsledkov.”
Kontaktujte nás
