Tipy na zlepšenie projektového riadenia

Skôr než odpovieme, na začiatok si priblížime trochu teórie podľa jednej z najdôležitejších kníh o projektovom riadení PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), ktorú vydáva PMI (Project Management Institute). PMIS je informačný systém pre riadenie projektov. Je to súbor procesov a postupov, ako aj rozdelenie rolí a zodpovedností, ktorý nám umožňuje plánovať, monitorovať, riadiť a koordinovať činnosti na projekte. Mnohé jeho komponenty sú dnes podporované informačnými technológiami. Tieto majú najmä nasledovné funkcie:

• podpora prípravy harmonogramu na základe sieťového diagramu, rozdelenia zdrojov a odhadu časovej náročnosti,
• podpora odhadu nákladov, vrátane simulácie a štatistickej analýzy,
• zber, sumarizácia, analýza a distribúcia informácií pre interných a externých stakeholderov,
• podpora riadenia rizík,
• systém pracovných povolení,
• systém riadenia konfigurácie,
• systém správy dokumentov,
• automatizovaný systém vykazovania.

Technológie nám dnes zjednodušujú každodenný život aj našu prácu. Projektový manažment, teda riadenie projektov, nie je výnimkou. Avšak žiadny softvér v súčasnosti nepokryje všetky potreby projektového manažéra. A čo je dôležitejšie, jednoduchosť, dostupnosť a flexibilita sú často významnejšie pri rozhodovaní, aký softvér použiť.

Zoznam nástrojov a dokumentov, ktoré projektový manažér v záujme riadenia projektu vytvára a používa, je častokrát veľmi zložitý a neprehľadný. Avšak po pozornejšom čítaní PMBOK, ktorý je plný odporúčaných nástrojov, zistíme, že napríklad zoznam dokumentov takmer z polovice tvoria rôzne registre, logy a zoznamy. Zjednodušene povedané veľké tabuľky.

Preto možno neprekvapí, že jedným z najčastejšie používaných softvérov je nejaký typ tabuľkového procesora. V tomto článku vám poradíme, ktoré sú tie najdôležitejšie tabuľky, ktoré by mal každý projektový manažér pripraviť a aktualizovať počas priebehu projektu.

Tabuľka č. 1: Zoznam zainteresovaných strán (Stakeholder Register)

Je to tabuľka, v ktorej je okrem zoznamu všetkých dotknutých strán aj ich kategorizácia, hodnotenie ich vplyvu a záujmu o projekt, spôsob riadenia zvyšovania záujmu a aktívneho zapojenia sa do projektu.

Ide o jednu z prvých tabuliek, ktorú si dobrý projektový manažér začne pripravovať ešte pri iniciácii projektu. Poznať zainteresované strany je nevyhnutné počas plánovania projektu najmä pri zbere požiadaviek na projekt, pri riadení zmien, akceptácii hotových výstupov projektu, ale tiež pri identifikovaní rizík na projekte.

Túto tabuľku by si dobrý projektový manažér mal pravidelne aktualizovať až do skončenia projektu. Vždy sa môžu vyskytnúť nové dotknuté strany, prípadne sa môže zmeniť ich záujem o projekt, či už v negatívnom alebo pozitívnom smere.

Tabuľka č. 2: Zoznam rizík (Risk Register)

Je to tabuľka, v ktorej sú okrem zoznamu identifikovaných rizík uvedené tiež:

• hodnotenie rizika, ktoré stanovuje prioritu daného rizika,
• opatrenie na riešenie rizika,
  
• zodpovedná osoba za monitorovanie a prijatie opatrení,
  
• riziková rezerva,
  
• informácia o tom, ktorých komponentov riadenia projektu (rozsah prác, harmonogram, zdroje…)  sa riziko týka.

Zoznam rizík by sa mal začať pripravovať pri iniciácii projektu a dôsledne sa doplniť pri plánovaní projektu. Projektový manažéri by nemali zabudnúť ani na jeho pravidelnú aktualizáciu počas priebehu projektu, pretože sa môžu vyskytnúť nové riziká, prípadne sa môže zmeniť hodnotenie už identifikovaných rizík.