第26回【前編】病院におけるスマートフォン導入の進め方

スマートフォンの導入目的と考慮すべき事項

病院におけるスマートフォン導入には、複数の目的が考えられ、それぞれの目的に応じて必要となる機能が異なるため、スマートフォンの導入によって何を実現したいのか、目的を整理する必要があります。本稿ではスマートフォンの導入目的として考えられる事項を5点挙げます。

1. PHSに関する設備への投資回避

まずは、前述のとおりPHS設備の陳腐化が進むことが想定されるため、PHSに関する投資を回避するという目的が考えられます。今後ハード・ソフトともに技術発展が期待でき、かつその活用により業務改善の余地があるスマートフォンに対して、PHSへの投資効果が今後改善することはなく、また製造縮小によって調達や修繕が困難になる、コストが増加するなどのリスクが存在します。
PHSアンテナやPBX（電話交換機）は約10年ごとに更新が必要となるため、更新のタイミングは特にスマートフォンへの切り替えを検討する良い機会になります。同様に病院の建て替えや大規模改修なども切り替えのきっかけになり得るでしょう。
追加投資が発生しない限りは、PHSやPHSアンテナは必ずしもスマートフォンへの切り替え時に全て廃止する必要はありません。スマートフォンをオンプレミスのPBXと連携させる場合、PHSとの並行稼働が可能なため、特に業務改善効果が期待できる部署や職種をスマートフォンに移行し、切り替えにより回収したPHSを在庫として利用しながら、順次スマートフォンへ切り替えるという方法も考えられます。導入時点のコストを最小化し、追加投資は行わないものの、延命可能な機器は故障するまで使用しつづけるという工夫も可能です。
また、環境変化に対する柔軟性という観点も重要です。昨今では通信技術やソフトウェアの発展が目覚ましく、また医療需要をはじめとした事業環境の変化も速くなっています。従来のように長期間固定的に使用する設備を保有するのではなく、公衆網やクラウドサービスを活用しながら、技術発展やその時の事業環境に応じて搭載するアプリケーションや端末数などの規模を柔軟に変化させることは、事業環境の変化に適応する上で重要なポイントと言えます。

2. 業務効率化・DXの推進

次に、業務効率化やDXの推進、そのきっかけづくりという目的が考えられます。PHSが現在でも活用されていることからもうかがえるように、病院では他の産業と比較してデジタルシフトやDXが遅れがちで、非効率な業務も少なくありません。例えば、入院患者の手術の際、病棟から手術室への患者搬送のタイミングや執刀医の手術開始時間を、進行中の手術の状況を踏まえて手術室から連絡するなど、同じ情報を逐次複数のスタッフに伝達する場面が存在しますが、従来は連絡が必要な相手全員に内線電話をかける必要がありました。当然、相手によっては患者対応業務などで電話に出られないことも少なくなく、その場合にはかけ直しも発生します。加えて、医療従事者は移動しながら業務を行うことが多く、エレベーターでの移動中や自営アンテナがある建物の外を移動しているときなどはPHSでの通話ができません。
スマートフォンやチャットツールを活用することによって、多対多のコミュニケーションを、お互いの状況によることなく、かつモバイル環境で実現することが可能になります。また上記の例では、手術システムのデータを用いて手術の進行状況を配信するような自動化ツールやダッシュボードを構築すれば、連絡という業務自体を無くすことも可能となります。
手術室を例に挙げましたが、他にも入院患者数や看護師の勤務状況など病院全体の最新の状況を共有することで、救急患者の受け入れ態勢を検討したり、経営目標の達成状況をリアルタイムに把握したりするなど、必要な情報をリアルタイムに共有する手段として活用することも考えられます。
もちろん、これらの活用例はスマートフォンを導入するだけで実現できるものではなく、BIツールやRPA、チャットツールなど複数のアプリケーションを組み合わせた工夫が必要となります。しかし、多様なアプリケーションを用いて手元で多くの情報を扱うことができるスマートフォンは、これまで私たちの日常生活を大きく変えたように、病院の業務を変革していくポテンシャルを持っています。

手術室の例では、

• 通知制御を目的としたデータの集積によって、術式や術者ごとに手術時間をより適正に設定する
• それによりさらに効率的な手術室運用を行う

病床管理の例では、

• 患者の受け入れプロセス全体を複数のデータを用いて合理化する
• 現在の状況だけでなく、予定や予測に基づいた受け入れ判断を可能にする

など、データドリブンな取り組みの起点にもなり得ます。このように、スマートフォンそのものがコミュニケーションや情報収集をより円滑にするだけでなく、データを起点とした継続的・連続的な変革、すなわちDXのきっかけとなり得るのです。

3. 働き方改革の推進

前述のとおり、病院では働き方改革が進められています。適切な労務管理は働き方改革の必須要素となりますが、厚生労働省による「医師の働き方改革2024年4月までの手続きガイド⁴」における最初のチェック項目に設定されていることからもうかがえるように、これまで医師の労働時間を客観的な方法で把握することができていない病院が少なくありませんでした。そこで法制化を契機に新たに勤怠管理システムを取り入れる病院が増えており、スマートフォンを導入している病院では、勤怠管理にスマートフォンを活用する例も見られました。アプリケーション上で出退勤登録をしたり、病院の出入口や医局などに設置したビーコンを用いてシームレスに勤務状況を記録したりすることが可能な製品が複数提供されています。
労働時間の把握ができると、次に労働時間の短縮や、そのための多様な働き方への対応が必要となります。スマートフォンから電子カルテやグループウェアなど業務システムへのアクセスを可能とすることで、病院にいなくても一部の業務が可能となります。例えば、夜間など体制が手薄な時に上級医の判断を仰ぐ際、在宅の上級医に遠隔で相談し、放射線画像など診療情報を確認した上で駆けつけの要否を判断してもらうといったこともできるようになります。もちろん、在宅での一次対応に関する労務管理上のルール策定は必要となりますが、これまで都度出勤しなければ対応の要否が判断できなかったケースを在宅で判断することができるようになり、不要な出勤を減らすことができる可能性があります。
また、医師に限らず育児や介護による時短勤務など、医療従事者の多様な働き方が進むなかで、必ずしも従来のように全員が集合して申し送りなどを行うことができないケースも発生します。申し送りをチャットで行ったり、申し送りの動画や要約をチャットツールなどで共有したりすることで、出勤時間が異なるスタッフを含めて情報の共有が可能になる、といった活用方法も想定されます。
このように、労働時間を正しく把握することや、多様な働き方に対応する目的でもスマートフォンが活用されており、目的設定にあたって考慮すべきポイントとなります。

4. 人材確保

少子高齢化に加えて、インフレなどに伴う採用難に直面されている病院も多いのではないでしょうか。前述のように人手不足を業務効率の改善で補うことも必要ですが、スタッフにとって魅力的な職場となることで、人材確保につなげることも重要です。そのためには待遇面だけでなく、効率的な業務プロセスや、継続的な改善活動、多様な働き方を提供することなどが必要となります。これらがスマートフォン導入目的となり得ることは前述のとおりですが、人材確保にあたってはこういった取り組みをわかりやすくアピールすることが重要です。スマートフォンを含むICT投資を積極的に行い、継続的な改善活動を推進しながら、その取り組みを外部に発信することで病院のプレゼンスを向上し、人材確保に活用している先進的な病院もみられます⁵。
中長期的な観点では、今後ますます少子高齢化が進行し、人材確保が困難になっていく中、このような積極的な取り組みを継続し効果的に発信できるかどうかが、スタッフから選ばれる医療機関の条件の1つになっていきます。

5. BCP対策

従来の病院のように、構内に自営のPBXを持ち、モバイルも自営PHSアンテナの内線網を使用するという構成は、電源の冗長化などが正しく構成されていれば外部の影響を受けづらく、比較的災害耐性の高いインフラであると言えます。一方で水害による設備故障など、設備そのものが使用できなくなった場合には代替的な通信経路をとることが困難で、復旧に非常に時間を要するというリスクも持っています。スマートフォンの導入にあたっては4Gや5Gなどの公衆網をネットワークとして利用したり、クラウドサービスを活用したりすることが考えられますが、これら公衆設備は代替的な通信経路など冗長性を確保しやすいという性質を持っています。
公衆網やクラウドサービスのデータセンターの多くは複数の拠点に設備が冗長化されているため、災害時に設備が被害を受けた場合でも比較的速やかに復旧することができます。また、クラウドPBXなどのクラウドサービスを活用する場合には、ネットワーク経路を問わず使用することができる構成も検討可能であり、被害状況によって公衆網と自営の無線LANのいずれか使用可能なネットワークを切り替えて使用することで、BCP対策を強化することができます。公衆網の活用にあたっては災害時優先通信などと組み合わせることも考えられます。

以上のように、スマートフォンの導入目的やそれを達成するための機能は多岐に渡ります。スマートフォンは単にPHSの後継サービスとして扱うと現時点ではコストがかかりますが、PHSに関する設備への追加投資には陳腐化や今後のコスト増加などのリスクが伴うこと、スマートフォンをうまく活用することで大きな付加価値を生み出すことから、投資対効果という観点ではPHSを上回る可能性を持っています。スマートフォンの導入にあたり、その投資対効果を高めるためには、まずはその背景を理解した上で実現すべき目的を明確化することが重要となります。
後編では、前編の内容を踏まえて、スマートフォン導入におけるプロジェクトの進め方について解説します。

図表1：スマートフォンの導入目的と考慮すべき事項

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