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経費精算業務の高度化に向けたアセスメントサービス
なぜアセスメントが必要か
経費精算業務のあるべき姿
経費精算システムを有効活用した経費精算業務のあるべき姿は次のように定義できます。すなわち、業務の電子化・自動化に伴って業務工数が大幅に削減されるとともに、業務フローの簡素化によって業務全体のリードタイムが短縮されている状態です。加えて、蓄積されるデータ品質も向上し、高品質なデータの分析が高頻度かつ半自動的に行われ、それに基づいて継続的に業務改善が行われる仕組みが整っている状態です（図表1）。
図表1 経費精算業務のあるべき姿
システムを活用しきれずに膨れ上がるTCO
本来、あるべき姿を実現するために経費精算システムの導入が行われれば、業務効率化・コスト最適化などの効果が十分に得られるはずです。
しかし、実際には、上長・経理による承認工数は削減されたものの、申請時の入力工数が大幅に増えてしまうケースや、パッケージ製品のオプション機能をフル活用したことでライセンス費用が跳ね上がってしまうケースなど、導入効果を最大化できていないケースも存在します。
このような状況を放置すると、システム操作方法の教育や手厚いユーザーサポートおよびマニュアル、FAQの継続的な更新に人件費がかさむなどの要因から、システムを保有することでかかる全体のコスト（TCO）が膨れ上がり、ひいては企業の経営資源の最適利用が脅かされる可能性があります。
近年のSaaS利用の範囲拡大と相まって、システム導入・開発費用だけでなく、可視化されづらいランニングコストも含めた全体コストが最適化されているかという観点で、既存システムのリプレースも視野に入れたアセスメントを定期的に行う必要性が増加しています（図表2）。
図表2 システム保有にかかるコスト
PwCのアプローチ
業務・システムの両側面から、ロードマップ作成
STEP1からSTEP3までを短期間で提供します。加えて、クライアントの要望に応じて、会計領域における業務改革支援の豊富な実績などを生かし、アセスメント時に策定したロードマップの実行支援を行います。
図表3 PwCのサービス概要
STEP1.
入力業務、承認業務など業務別の観点から、あるべき姿との比較の中で現状のスコアリングを実施します。簡易的なヒアリングまたはヒアリングシートへの機械的な回答により暫定的な業務アセスメント結果を提示します。併せて、現行システムにて実装されている要件を確認し、入力項目数や設定値が業務要件と比較して過剰な設定になっていないかも診断します。
図表4 アセスメントレポートイメージ
図表5 経費業務stage mapイメージ
STEP2.
現行の業務およびシステムに対する診断結果を基に現行業務の詳細ヒアリングを行います。業務要件を適切に把握したのちに、現行システムにおける実装内容を詳細に評価します。それらの結果を踏まえて、現行システムを活用した場合に実現できる経費精算業務の高度化レベルを定義します。
STEP3.
現行システムにおいて目指すべきステージを定義する一方、TCOの観点から現行システムのランニングコストが必要以上にかさんでいないかを確認します。そのうえで、現行システムのランニングコストと、システムリプレースの場合の導入費用およびランニングコスト、リプレースによる削減費用見込みなどとの比較を基に、業務改革や現行システムの改善などを通した最終的な経費精算業務高度化ロードマップを作成します。
ロードマップ作成時の提案アイテム
業務改善
- KPIモニタリング
経費精算業務においてモニタリングすべきKPIを定義したうえでモニタリングを実施し、改善アクションを提示する
- 規程見直し
経費に関する規程の見直しにより、根本的な業務改善を図る - マニュアル整備
ユーザーサポートの一環としてメンテナンス性を保ちつつ明瞭なマニュアルを整備する
現行システムの改善
- 設定見直し
主に入力項目の改善や承認フローの見直しなどにより使いやすさを改善する - 機能追加
法人カード連携やICカード連携、またはモジュール追加（請求書、旅費など）により利便性向上を図る
- 外部ソリューション連携
AI-OCRやDAPとの連携により業務効率化を図る
システムリプレース
- ソリューション選定
事前に定義した比較軸を基にクライアントに最適なソリューションを選定する
- システム導入
選定したソリューションの導入支援を行う
プロジェクト管理
- 管理支援
業務改善からシステムリプレースまで、全体のプロジェクト管理支援を行う
アウトプットイメージ
最適なロードマップ作成
監査、税務、リスクアドバイザリーなど、PwC Japanグループのネットワークをフル活用した幅広いアイテムを提示し、見込み効果を基にROIを試算し、クライアントにとって最適なロードマップを作成します。
図表6 ロードマップイメージ
適切なソリューション選定
製品ベンダーと異なり、自社製品に固執することなく第三者視点から、幅広いソリューションの知見と豊富な実績から作り上げた適切な評価軸を基に、TCOの観点からランニングコストも十分に考慮したうえで、クライアントに適切なソリューションを選定します。
図表7 製品選定イメージ
経費精算デジタルトランスフォーメーションはこちらをご覧ください。
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