Má vaše společnost 50 či více zaměstnanců? Pokud ano, zákon se vztahuje i na vás. Pomůžeme vám nastavit systém tak, aby splňoval požadavky zákona a byl pro vás přínosem, tj. pomohl vám identifikovat včas problémy ve společnosti.
Naše služby v oblasti ochrany oznamovatelů
Navrhneme řešení podle potřeb vaší společnosti.
Analýza a zhodnocení současného stavu s ohledem na změny, které je nutné implementovat na základě nové právní úpravy. Využíváme risk assessment šetření a řízené rozhovory, posuzujeme stávající whistleblowing směrnici i technické řešení, provádíme analýzu a walkthrough jednotlivých procesů a provedeme i právní posouzení.
Návrh vhodného whistleblowing systému na základě analýzy současného stavu. Navrhneme požadované oznamovací kanály, vhodné technické řešení, odpovídající procesy, systém školení zaměstnanců i komunikaci ohledně whistleblowing řešení uvnitř i vně společnosti.
Kompletní implementace whistleblowing systému. Od implementace whistleblowing procesů přes školení zaměstnanců a zpracování interní směrnice až po zavedení technického řešení a finální validaci.
Šetření případů. V průběhu provozování linky vám naši odborníci rádi pomohou se šetřením případů potenciálního protiprávního jednání. Prozkoumají a posoudí důkazy, vyhodnotí důvodnost podaného oznámení a navrhnou vhodná opatření k nápravě či k předejití protiprávního stavu.
Rádi vám pomůžeme se zavedením interního whistleblowing systému, nastavením vašeho stávajícího řešení nebo pomůžeme při šetření přijatých oznámení.
Whistleblowing: vše, co byste měli vědět
- Současný stav právní úpravy ochrany oznamovatele
- Které typické subjekty budou muset zavést vnitřní oznamovací systém?
- Která protiprávní jednání lze typicky oznámit?
- Jaké povinnosti nový zákon obnáší?
- Jaké možnosti má oznamovatel pro podání oznámení?
- Jak postupovat, pokud je oznámení anonymní?
- Kdy začít s implementací oznamovacího systému?
Současný stav právní úpravy ochrany oznamovatele
- Směrnice EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie („Whistleblowing směrnice“), nebyla ve stanovené době do 17. prosince 2021 transponována do českého práva.
- Příslušný zákon byl přijat v červnu 2023.
- Společnosti s 250 a více zaměstnanci mají povinnost mít funkční oznamovací systém a splnit další zákonné požadavky již od 1. srpna 2023.
- Společnosti s více jak 50, ale nejvýše 249 zaměstnanci mají na zavedení interního oznamovacího systému čas do 15. prosince 2023.
Které typické subjekty budou muset zavést vnitřní oznamovací systém?
Zaměstnavatelé s 50 a více zaměstnanci
Veřejní zadavatelé (výjimka např. pro obce do 10 000 obyvatel)
Orgány veřejné moci v oblasti:
- civilní letectví
- námořní doprava
Někteří zaměstnavatelé definovaní zákonem o podnikání na kapitálovém trhu. Speciální kategorii tvoří subjekty s povinnostmi podle předpisů „proti praní špinavých peněz“, u kterých je nutné k otázce whistleblowingu přistupovat individuálně.
Která protiprávní jednání lze typicky oznámit?
Trestný čin
Přestupek (s horní sazbou pokuty alespoň 100 000 Kč)
Jednání porušující ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů
Jednání porušující jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie ve vybraných oblastech, např:
- finanční služby
- hospodářská soutěž
- zadávání veřejných zakázek
- daň z příjmů právnických osob
- ochrana spotřebitele
- ochrana životního prostředí
- ochrana osobních údajů
Jaké povinnosti nový zákon obnáší?
- Zřízení komunikačních kanálů a nastavení procesu pro přijímání a vyřizování oznamování protiprávních jednání, včetně možnosti podat oznámení osobně a zveřejnění povinných informací způsobem umožňujícím dálkový přístup, tj. např. na webových stránkách společnosti.
- Stanovení příslušné osoby, která bude odpovědná především za přijímání a posuzování důvodnosti oznámení a přípravu návrhů na nezbytná opatření.
- Dodržení časových lhůt – potvrzení o přijetí oznámení do 7 dnů ode dne jeho přijetí a informování oznamovatele o přijatých krocích k nápravě protiprávního stavu do 30 dnů s možností prodloužení lhůty na maximálně 90 dnů v odůvodněných případech.
- Poskytnutí ochrany oznamovateli ve smyslu ochrany totožnosti a zamezení odvetným opatřením v případě, že oznamovatel je zaměstnancem společnosti.
Jaké možnosti má oznamovatel pro podání oznámení?
prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému
prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti ČR
uveřejněním, ale pouze v některých případech, např. při nedostatečném předchozím vyřízení jeho oznámení
Jak postupovat, pokud je oznámení anonymní?
- Zákon o ochraně oznamovatelů se aplikuje na oznámení obsahující údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele.
- Anonymní oznámení tedy nepodléhají ochraně zákona a společnost tak nemá zákonnou povinnost se jimi zabývat. Je třeba ale taková oznámení evidovat. Anonymního oznamovatele totiž musí společnost chránit od okamžiku, kdy vyjde najevo jeho totožnost. Navíc společnosti, které jsou povinnými osobami dle AML zákona, mají povinnost anonymní oznámení řešit.
- Společnostem doporučujeme prošetřit také relevantní anonymní oznámení, jelikož zákon o trestní odpovědnosti právnických osob uvádí vybrané trestné činy, které lze přičítat společnosti jako právnické osobě. Ta se trestní odpovědnosti může zprostit, pokud prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila.
- Rozsah a způsob prošetřování anonymních oznámení je vhodné nastavit individuálně podle potřeb společnosti a celkového nastavení v oblasti compliance.
Kdy začít s implementací oznamovacího systému?
- Délka procesu implementace se odvíjí od velikosti vaší společnosti a v některých případech může trvat až 6 měsíců.
- Získejte náskok před ostatními a vyhněte se sankcím, které mohou dosahovat až 1 000 000 Kč.
- Zajistěte svým zaměstnancům (případně i vybraným externím osobám) vhodný a bezpečný kanál a vyhněte se potenciálně negativnímu dopadu na reputaci vaší společnosti.
Co to je whistleblowing?
Pojmem Whistleblowing (z anglického „pískání na píšťalku“) označujeme situaci, kdy tzv. whistleblower upozorní oprávněný orgán či instituci na neetické, nekalé či nezákonné jednání na pracovišti. Ať už se jedná o korupci, nedodržování zákonných povinností, nebo třeba škody na zdraví či životním prostředí. Whistleblower neboli oznamovatel je pak osoba, nejčastěji zaměstnanec, ale i třetí strana, která „píská na píšťalku“, tedy na pochybení upozorňuje.
Zákon o ochraně oznamovatelů
Dle zákona o ochraně oznamovatelů, který byl schválen v červnu 2023, jsou právní subjekty v soukromém a veřejném sektoru povinny zavést bezpečné interní kanály pro oznamování, vytvořit postupy pro přijímání oznámení, zajistit utajení totožnosti oznamovatelů a dodržovat lhůty pro následné postupy včetně prošetření přijatého oznámení a komunikaci s oznamovatelem. Zákon vychází ze směrnice EU 2019/1937, která stanovuje minimální požadavky na ochranu oznamovatelů a která je pomocí tohoto zákona implementována do české legislativy. Český zákon je však v řadě aspektů přísnější než směrnice EU, což je nutné reflektovat zejména tehdy, pokud využíváte skupinové řešení.
Je vaše společnost připravena na nové legislativní požadavky na ochranu whistleblowerů?
- Řádně a včas zavedený interní whistleblowing systém vám umožní získat informace o rizicích, jako je např. neetické jednání, ke kterým ve společnosti dochází, a náležitě na tyto podněty reagovat.
- Snížíte tak pravděpodobnost, že se oznamovatel se svým podnětem obrátí přímo na Ministerstvo spravedlnosti ČR.
- V takovém případě totiž hrozí, že závažná a důvodná podání postoupí Ministerstvo spravedlnosti k dalšímu řešení kompetentním orgánům, aniž by vaše společnost měla možnost podání ovlivnit či interně vyřešit. Toto představuje nejen právní, ale i reputační riziko pro každou společnost.
PwC Balíčky pro whistleblowing řešení
Základ
Jednoduché řešení v souladu s českou legislativou
- základní analýza situace pomocí našeho dotazníku
- směrnice a povinné informace ke zveřejnění
- základní zaškolení příslušných osob a managementu
Skupina
Nastavení whistleblowingu v rámci vaší skupiny
- analýza situace pomocí našeho dotazníku
- zhodnocení a úpravy skupinového řešení
- směrnice a povinné informace reflektující skupinová pravidla
- základní zaškolení příslušných osob a managementu
Standard
Oznamovací systém (SW linka) a směrnice
- zajištění a nastavení oznamovacího systému (SW linka)
- podpora provozu SW linky (právní, forenzní nebo jiná)
- příprava nebo úpravy směrnice a povinných informací
- poskytnutí příslušné osoby (pokud potřeba)
Komplex
Komplexní whistleblowingové řešení
- komplexní analýza situace a nastavení procesů uvnitř firmy
- nastavení oznamovacího systému na míru
- nastavení SW linky
- zajištění provozu SW linky
- poskytnutí příslušné osoby
- právní poradenství při řešení oznámení
- směrnice a povinné informace ke zveřejnění
- informační kampaň a školení
Mohlo by vás zajímat
Kontakty
