PwC Case study:

Personální audit v městské organizaci

Umožnili jsme efektivnější nastavení fungování a využití kapacit v příspěvkové organizaci hlavního města

Klient: Správa služeb hlavního města Prahy (SSHMP)

Naše role: Provedení personálního a organizačního auditu a navržení nové struktury

Naše služby: Odborné poradenství pro veřejný sektor

Situace a zadání klienta:

Vedení městské příspěvkové organizace SSHMP si bylo vědomo možných nedostatků v jejím každodenním fungování. Společnost však neměla dostatečné know-how ani kapacity nutné k vyřešení problému, a tak poptávala odborný procesně personální a procesně organizační audit, který by pomohl identifikovat slabá místa v organizaci a navrhl optimální opatření, jež by přispěla ke zlepšení aktuálního stavu fungování organizace z procesního i personálního pohledu.

Vzhledem k tomu, že SSHMP je příspěvkovou organizací, placenou z veřejných peněz, byla zásadním kritériem veřejné zakázky výhodná cenová nabídka při současném zajištění nutných kvalifikačních předpokladů. Zadavatele zaujala zejména expertíza týmu PwC, který v minulosti úspěšně doručil podobné služby srovnatelným referenčním klientům.

Jsme rádi, že veřejný sektor identifikoval efektivitu svého fungování jako důležité téma a že si klient pro provedení personálního auditu vybral právě náš tým. Společně se nám podařilo připravit řešení, které zajistí funkční a efektivnější provoz SSHMP v budoucnu.
Vladislava Žižková manažerka PwC

Řešení: Dvoufázový personální a organizační audit

Personální audit jsme zahájili mapováním současného nastavení, fungování a zajištění výkonu hlavních a doplňkových činností klienta – městské organizace. Pro prvotní získání informací jsme využili jak primárních zdrojů (četných řízených rozhovorů), tak sekundárních (metoda desk research). Mapování současného stavu bylo zaměřeno na tři aspekty: procesní, personální a organizační. Vytvořili jsme zejména formální procesní rámec, procesní karty, procesní mapy a personální model (včetně sběru dat a jejich interpretace).

Výše uvedené výstupy nám umožnily posoudit efektivitu nastavených procesů, jejich časovou náročnost a aktuální nastavení organizační struktury. Na základě provedeného posouzení jsme identifikovali slabá místa současného fungování organizace, a to jak personálně nadhodnocené a podhodnocené útvary, tak neefektivní či duplicitní procesy.

V návaznosti na identifikovaná slabá místa jsme navrhli rámcová doporučení, která by měla vést ke zvýšení efektivity výkonu jednotlivých činností klienta, a tedy i k celkovému zefektivnění fungování SSHMP. Výstupy úvodní fáze projektu klienta zaujaly natolik, že jsme byli požádáni, abychom v návaznosti na rámcová doporučení detailněji rozpracovali vybrané oblasti a navrhli konkrétní řešení.

Během druhé fáze projektu jsme připravili 4 variantní řešení – návrhy nastavení nové organizační struktury. Součástí každého z nich byly předpokládané dopady navrhovaných změn a informace, které umožnily řešení mezi sebou porovnat na základě předem vybraných parametrů. Výsledkem byl souhrnný přehled, který poskytoval vedení SSHMP porovnání současného stavu a čtyř navržených variant, zejména z pohledu náročnosti implementace, schopnosti adaptace a změny nebo zaměření na strategické plánování a řízení. Mezi další ukazatele patřila pružnost a flexibilita organizace, vhodnost stanovení kompetencí a odpovědností, zvýšení operativní efektivity či zaměření za zákazníka.

Audit veřejných organizací, zaměřený na personální, procesní a organizační aspekty, může přispět ke zlepšení fungování veřejné správy jako celku.

Výsledky

Výsledkem dvou fází personálního auditu PwC je komplexní zpráva, která identifikuje slabá místa v organizačním, procesním i personálním nastavení SSHMP a nabízí konkrétní řešení a doporučení ku prospěchu klienta. Vedení SSHMP ocenilo, že výstupem analýzy byla jasně uchopitelná, a především realistická a aplikovatelná doporučení ohledně dalšího směřování diskutovaných útvarů i společnosti jako celku.

Výstupy PwC

Organizace získala detailní, přehledný, formalizovaný procesní model, který jí umožnil lépe pochopit sebe sama a své fungování

Identifikovali jsme neefektivní místa, personálně nadhodnocené i podhodnocené útvary, a popsali jsme změny, které je třeba provést

Rozpracovali jsme celkem čtyři detailní varianty řešení nastavení organizační struktury, každou se svými pro a proti a jasnými důsledky pro SSHMP

Klientovi byly veškeré výstupy komunikovány srozumitelným způsobem, což umožnilo budoucí informovaná rozhodnutí při řešení situace

Implementace navržených opatření a doporučení může přispět k zefektivnění organizace a úspoře veřejných financí

Projektový tým

Tento tým se zabývá procesními a personálními analýzami pro klienty z veřejného sektoru. Do portfolia týmu dále patří zpracování strategií pro organizace veřejného sektoru, management projektů z oblasti veřejného sektoru, oblast EU a jejích politik, dotační poradenství nebo např. problematika udržitelnosti.