PwC Case study:

Personální audit v městské organizaci

Umožnili jsme efektivnější nastavení fungování a využití kapacit v příspěvkové organizaci hlavního města

 

Klient: Správa služeb hlavního města Prahy (SSHMP)

Naše role: Provedení personálního a organizačního auditu a navržení nové struktury

Naše služby: Odborné poradenství pro veřejný sektor

Situace a zadání klienta:

Vedení městské příspěvkové organizace SSHMP si bylo vědomo možných nedostatků v jejím každodenním fungování. Společnost však neměla dostatečné know-how ani kapacity nutné k vyřešení problému, a tak poptávala odborný procesně personální a procesně organizační audit, který by pomohl identifikovat slabá místa v organizaci a navrhl optimální opatření, jež by přispěla ke zlepšení aktuálního stavu fungování organizace z procesního i personálního pohledu.

Vzhledem k tomu, že SSHMP je příspěvkovou organizací, placenou z veřejných peněz, byla zásadním kritériem veřejné zakázky výhodná cenová nabídka při současném zajištění nutných kvalifikačních předpokladů. Zadavatele zaujala zejména expertíza týmu PwC, který v minulosti úspěšně doručil podobné služby srovnatelným referenčním klientům.  

 

Jsme rádi, že veřejný sektor identifikoval efektivitu svého fungování jako důležité téma a že si klient pro provedení personálního auditu vybral právě náš tým. Společně se nám podařilo připravit řešení, které zajistí funkční a efektivnější provoz SSHMP v budoucnu.

Vladislava Žižková manažerka PwC

Řešení: Dvoufázový personální a organizační audit

Personální audit jsme zahájili mapováním současného nastavení, fungování a zajištění výkonu hlavních a doplňkových činností klienta – městské organizace. Pro prvotní získání informací jsme využili jak primárních zdrojů (četných řízených rozhovorů), tak sekundárních (metoda desk research). Mapování současného stavu bylo zaměřeno na tři aspekty: procesní, personální a organizační. Vytvořili jsme zejména formální procesní rámec, procesní karty, procesní mapy a personální model (včetně sběru dat a jejich interpretace).

Výše uvedené výstupy nám umožnily posoudit efektivitu nastavených procesů, jejich časovou náročnost a aktuální nastavení organizační struktury. Na základě provedeného posouzení jsme identifikovali slabá místa současného fungování organizace, a to jak personálně nadhodnocené a podhodnocené útvary, tak neefektivní či duplicitní procesy. 

V návaznosti na identifikovaná slabá místa jsme navrhli rámcová doporučení, která by měla vést ke zvýšení efektivity výkonu jednotlivých činností klienta, a tedy i k celkovému zefektivnění fungování SSHMP. Výstupy úvodní fáze projektu klienta zaujaly natolik, že jsme byli požádáni, abychom v návaznosti na rámcová doporučení detailněji rozpracovali vybrané oblasti a navrhli konkrétní řešení. 

Během druhé fáze projektu jsme připravili 4 variantní řešení – návrhy nastavení nové organizační struktury. Součástí každého z nich byly předpokládané dopady navrhovaných změn a informace, které umožnily řešení mezi sebou porovnat na základě předem vybraných parametrů. Výsledkem byl souhrnný přehled, který poskytoval vedení SSHMP porovnání současného stavu a čtyř navržených variant, zejména z pohledu náročnosti implementace, schopnosti adaptace a změny nebo zaměření na strategické plánování a řízení. Mezi další ukazatele patřila pružnost a flexibilita organizace, vhodnost stanovení kompetencí a odpovědností, zvýšení operativní efektivity či zaměření za zákazníka.

    

Audit veřejných organizací, zaměřený na personální, procesní a organizační aspekty, může přispět ke zlepšení fungování veřejné správy jako celku.

    


Výsledky

Výsledkem dvou fází personálního auditu PwC je komplexní zpráva, která identifikuje slabá místa v organizačním, procesním i personálním nastavení SSHMP a nabízí konkrétní řešení a doporučení ku prospěchu klienta. Vedení SSHMP ocenilo, že výstupem analýzy byla jasně uchopitelná, a především realistická a aplikovatelná doporučení ohledně dalšího směřování diskutovaných útvarů i společnosti jako celku. 


Výstupy PwC


Organizace získala detailní, přehledný, formalizovaný procesní model, který jí umožnil lépe pochopit sebe sama a své fungování


Identifikovali jsme neefektivní místa, personálně nadhodnocené i podhodnocené útvary, a popsali jsme změny, které je třeba provést


Rozpracovali jsme celkem čtyři detailní varianty řešení nastavení organizační struktury, každou se svými pro a proti a jasnými důsledky pro SSHMP


Klientovi byly veškeré výstupy komunikovány srozumitelným způsobem, což umožnilo budoucí informovaná rozhodnutí při řešení situace


Implementace navržených opatření a doporučení může přispět k zefektivnění organizace a úspoře veřejných financí

    

Vladislava Žižková

Vladislava Žižková

Služby pro veřejný sektor

Ondřej Štec

Ondřej Štec

Služby pro veřejný sektor

We unite expertise and tech so you can outthink, outpace and outperform
See how
Zůstaňte s námi v kontaktu