Firemní auto jako benefit aneb co by měli vědět zaměstnanci a zaměstnavatelé

Firemní vozidlo jako zaměstnanecký benefit se stává stále populárnější nejen u vedoucích pracovníků, ale také u řadových zaměstnanců. Správné nastavení tohoto benefitu může přinést výhody nejen samotným zaměstnancům, ale i celé firmě.

Proč firemní vozidlo jako benefit? 

Jednak nabízí komfort a flexibilitu při služebních cestách, ale také úspory nákladů na vlastní vozidlo včetně osvobození od starostí o opravy a údržbu.  

Pro zaměstnavatele může znamenat posílení loajality a spokojenosti zaměstnanců, což se může příznivě projevit na jejich pracovním nasazení i firemní kultuře. Výhodou může být také příležitost k lepší kontrole nákladů a efektivnějšímu plánování služebních cest. 

Správně nastavená pravidla jsou klíčová pro bezproblémové používání firemního vozidla.

Doporučení pro zaměstnavatele: 

• Stanovení účelu vozidla: Jasně definujte, zda je firemní vozidlo určeno pouze pro pracovní cesty nebo i pro soukromé účely. 
• Stanovit pravidla pro hrazení provozních nákladů: Zaveďte transparentní pravidla pro úhradu nákladů na pohonné hmoty pro soukromé jízdy. Například: Zaměstnanec hradí 50 % nákladů na pohonné hmoty pro soukromé jízdy. 
• Zakomponovat stanovení limitu na nájezd kilometrů: Požadujte vedení záznamů o ujetých kilometrech jak pro pracovní, tak případně i pro soukromé účely, pokud je vozidlo používáno kombinovaně. V případě kombinovaného užívání vozidla se může stanovit měsíční limit například takto: 1 500 km pro pracovní účely a 500 km pro soukromé účely. Překročení těchto limitů může být předmětem dodatečného schválení zaměstnavatelem, případně důvodem k úhradě nadlimitních nákladů ze strany zaměstnance. 

K zapisování kilometrů slouží tzv. kniha jízd, ve které se uvádí datum, počet kilometrů na tachometru před zahájením jízdy a po ní. Kniha jízd se vede mimo jiné i pro případ doložení dodržování bezpečnosti práce. Z knihy jízd lze zpětně například zjistit, jestli zaměstnanci čerpali povinné bezpečnostní přestávky.  

Řádné vedení knihy jízd má význam nejen z pohledu bezpečnosti, ale i daní. V případě kontroly se plátce DPH nebo daně z příjmů dostává do obtížné situace, pokud nedokáže prokázat, že jízdy měly pracovní charakter. Ačkoliv lze pracovní cesty doložit i jinak, praxe ukazuje, že bez pořádné evidence jde o velmi náročný úkol. Správce daně navíc využívá software pro analýzu logiky jízd a může si vyžádat i podpůrné důkazy - například záznamy STK, kamerové záznamy nebo ověření schůzek s partnery. 

• Údržba a pojištění vozidla: Udržujte vozidlo v dobrém technickém stavu a zajistěte pojištění, které pokryje případné nehody i při soukromém použití. Tím minimalizujete rizika spojená s provozem a případnými škodami. Například: Vozidlo bude pravidelně servisováno každých 10 000 km, případně dle doporučení výrobce. 

Doporučení pro zaměstnance: 

• Seznámení s pravidly: Než s vozidlem vyjedete, ujistěte se, že víte, za jakých podmínek ho můžete používat. Pravidla určuje zaměstnavatel - včetně toho, kdy a jak je možné využít vozidlo i pro soukromé účely. Tip: Před soukromou cestou si vždy ověřte, zda je potřeba schválení nadřízeného. 
• Údržba vozidla: Pravidelně kontrolujte stav vozidla, tankujte včas a hlaste každou závadu. 
• Tip: I malá závada může znamenat větší problém, proto dejte vědět správci vozového parku vždy co nejdříve. 
• Respektování limitů a podmínek: Pro soukromé jízdy bývá stanoven měsíční limit kilometrů. Pokud víte, že ho překročíte, domluvte se předem - vyhnete se zbytečným nedorozuměním. 
• Tip: Udržujte si přehled o svém nájezdu a zaznamenávejte ho průběžně. 

Jaké daňové aspekty je třeba zvážit?  

Vozidlo, které je poskytováno zaměstnancům i pro soukromé účely bezplatně, se stává součástí mzdy pro účely povinných odvodů, a proto je nutné vzít v úvahu daňové aspekty tohoto benefitu.  

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci benefit v podobě firemního vozidla, které může využít i pro soukromé účely, je součástí zdanitelných příjmů zaměstnance i částka, odpovídající příslušnému procentu z pořizovací (vstupní ceny) vozidla, která představuje hodnotu benefitu poskytnutého zaměstnavatelem, a to za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla.  

Procenta jsou následující: 

• 0,25 %, jedná-li se o bezemisní vozidlo, 
• 0,5 %, jedná-li se o nízkoemisní vozidlo, 
• 1 %, jedná-li se o silniční motorové vozidlo, které není nízkoemisním ani bezemisním vozidlem. 

Daná poměrná částka se tedy považuje za nepeněžní příjem zaměstnance a podléhá dani z příjmů, zdravotního a sociálního pojištění. Je-li však částka odpovídající danému procentu nižší než 1000 Kč, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1000 Kč.  

Je třeba také zdůraznit, že za nepeněžní příjem není považováno jen samotné bezplatné užití vozidla, ale už i možnost vozidlo užívat. K fikci nepeněžního příjmu tedy dochází i v měsících, kdy zaměstnanec tuto možnost nevyužije, ale využít ji mohl, protože mu vozidlo bylo k dispozici pro soukromé využití. V tomto ohledu je důležité zmínit to, že pokud zaměstnavatel umožní sdílení jednoho firemního vozidla mezi více zaměstnanci, může to sice snížit náklady na provoz a údržbu, ale součástí zdanitelného příjmu každého z těchto zaměstnanců bude připočteno pro účely povinných odvodů vždy celá daná poměrná částka z pořizovací ceny vozidla.  

Je potřeba myslet i na případ, kdy zaměstnavatel obměňuje firemní vozový park a u zaměstnance dochází ke změně vozidla. Pokud by měl zaměstnanec (byť na jediný den) k dispozici dvě vozidla zároveň (například by mu bylo zapůjčeno nové vozidlo předtím, než by došlo ke vrácení původního vozu), byly by do jeho zdanitelných příjmů zahrnuty poměrné částky z pořizovací ceny obou vozidel. 

Ve výše uvedeném případě se jedná o poskytnutí firemního vozidla pro služební i soukromé účely bezplatně.  

Jak je to v případě, pokud si zaměstnavatel a zaměstnanec sjednají poskytnutí motorového vozidla úplatně? 

Pokud zaměstnanec využívá firemní vozidlo i k soukromým účelům a platí za to příspěvek, jeho zdanitelný příjem se zvyšuje o hodnotu benefitu sníženou o tento příspěvek. Bere se tedy v úvahu, že zaměstnanec už na benefit finančně přispívá, a proto se jeho daňový základ zvýší jen o rozdíl mezi hodnotou benefitu a jeho příspěvkem. 

Ukažme si nyní pro srovnání praktický příklad obou dvou situací: 

Poskytnutí zaměstnaneckého benefitu bezúplatně  

• Základní hrubá mzda zaměstnance činí 40 000 Kč 
• Vstupní cena vozidla je 600 000 Kč  
• 1 % činí 6 000 Kč  

Hrubá mzda zaměstnance zůstává stejná, a to ve výši 40 000 Kč, ale pro účely odvodů (daně, zdravotního a sociálního pojištění) se zvyšuje na 46 000 Kč, tj. na výplatní pásce bude stanovena hrubá mzda stále 40 000 Kč, ale odvody je třeba vypočítat z částky 46 000 Kč.  

Poskytnutí zaměstnaneckého benefitu úplatně 

• Základní hrubá mzda zaměstnance činí 40 000 Kč 
• Vstupní cena vozidla je 600 000 Kč  
• 1 % činí 6 000 Kč  
• Zaměstnavatel a zaměstnanec se dohodnou na úplatě za tento benefit ve výši 2 000 Kč měsíčně 

Hrubá mzda zaměstnance zůstává rovněž stejná, a to ve výši 40 000 Kč, příspěvek zaměstnance na vozidlo ve výši 2 000 Kč bude jako osobní náklad zaměstnance na výplatní pásce odečten, aniž by měnil hrubou mzdu nebo zdanitelný příjem. Pro účely odvodů (daně, zdravotního a sociálního pojištění) se připočte k hrubé mzdě rozdíl mezi částkou 6 000 Kč a úplatou 2 000 Kč, tj. k hrubé mzdě se připočte částka 4 000 Kč a zdanitelný příjem zaměstnance bude činit výši 44 000 Kč. 

A co se rozumí vstupní nebo také pořizovací cenou vozidla? 

Pořizovací náklady na firemní vůz zahrnují souhrn všech výdajů vynaložených na jeho pořízení, to zahrnuje: 

• Kupní cenu vozidla. 
• Případné technické zhodnocení. 
• Vedlejší náklady, jako jsou přeprava, registrační poplatky a DPH. 
• Vstupní cena zůstává v průběhu let stejná bez ohledu na odpisy.  

Jde-li o silniční motorové vozidlo najaté nebo pořízené na finanční leasing, vychází se ze vstupní ceny tohoto vozidla u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla. 

Pokud ve vstupní ceně není zahrnuta daň z přidané hodnoty, vstupní cena se o tuto daň pro vypočtení daného procenta vždy zvýší.  

Jelikož hodnota benefitu zvyšuje vyměřovací základ pro odvod sociálního a zdravotního pojištění, je potřeba tuto cenu vždy umět doložit příslušnými účetními a daňovými doklady pro účely budoucích kontrol plnění povinností a správnosti výše odvodů. Příslušné doklady jako zejm. faktury, smlouvy o koupi nebo leasingu s uvedením pořizovací ceny vozidla, doklady o zaplacení DPH a další relevantní dokumenty bude vyžadovat také mzdová účtárna, aby mohla hodnotu benefitu začít zaměstnancům přidaňovat ve mzdě. 

Na závěr si ještě pojďme říci, jak je to u firemního vozidla v případě hrazení soukromých pohonných hmot. 

Zde přicházejí v úvahu následující možnosti, a to: 

1. Hrazení zaměstnancem: Zaměstnanec si hradí náklady za pohonné hmoty u soukromých jízd sám. Pokud používá platební kartu (např. CCS), na konci měsíce vyúčtuje spotřebu za soukromé kilometry a uhradí ji zaměstnavateli. 
2. Hrazení zaměstnavatelem jako benefit: Zaměstnavatel může hradit pohonné hmoty u soukromých jízd firemním vozidlem jako další benefit, například tím, že poskytne zaměstnanci firemní tankovací karty pro úhradu pohonných hmot. V tomto případě se částka uhrazená za pohonné hmoty pro soukromé účely považuje za nepeněžní příjem zaměstnance a je třeba ji zahrnout do zdanitelných příjmů zaměstnance. Tato částka podléhá zdanění, sociálnímu a zdravotnímu pojištění. 

Přidanění pohonných hmot poskytnutých nadlimit: 

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci pohonné hmoty nad stanovený limit, je nutné tuto částku přidanit. To znamená, že hodnota pohonných hmot poskytnutých nadlimit se považuje za nepeněžní příjem zaměstnance. Tento příjem je třeba zahrnout do zdanitelných příjmů a odvést z něj povinné odvody, tj. podléhá zdanění, sociálnímu a zdravotnímu pojištění.  

Daňové aspekty z pohledu DPH  

Existují DPH aspekty, které je třeba při poskytnutí firemního vozidla zaměstnancům zvážit? 

Poskytování firemního vozidla zaměstnancům i pro soukromé účely má hned několik významných DPH implikací. Ty se týkají především zaměstnavatele, neboť DPH je v tomto případě povinností společnosti, nikoli jednotlivých zaměstnanců. 

Aspekty, které mají dopad na aplikovaný DPH režim a kterými by se tedy měl každý zaměstnavatel v souvislosti s poskytnutím firemního vozidla zaměstnanci zabývat, jsou například: 

• způsob pořízení firemního vozidla (koupě, finanční leasing či operativní leasing); 
• limitace nároku na odpočet DPH při pořízení drahých automobilů; 
• způsob poskytnutí firemního vozidla zaměstnanci (úplatně či bez úplaty); 
• uplatnění částečného nároku na odpočet DPH, případně dodanění, v návaznosti na soukromé využití vozidla; 
• uplatnění nároku na odpočet DPH u souvisejících nákladů (např. pohonných hmot, oprav, údržby…); nebo 
• evidence pro účely DPH a prokázání správnosti DPH zacházení před správcem daně. 

Je patrné, že problematika DPH u poskytnutí firemního vozidla zaměstnancům je velmi bohatá a komplexní, a je tedy důležité ji ještě před nastavením tohoto benefitu řádně posoudit.  

Správně nastavené využívání firemního vozidla může být efektivní a oboustranně výhodné. Jasná pravidla, transparentní komunikace a respekt obou stran vedou k tomu, že firemní vozidlo není jen pouhým benefitem, ale může být i nástrojem, který zvyšuje efektivitu, komfort a spokojenost v pracovním životě.