Příběh finanční transformace se šťastným koncem

Case Study

Výchozí situace

Transformace účtování příchozích faktur

Náš klient, přední provozovatel omnikanálového sázení a her ve střední a východní Evropě, se potýkal s výrazně neefektivním a chybovým nastavením účtování příchozích faktur a rozhodl se vydat na odvážnou cestu transformace celého procesu. Díky spolupráci s expertními týmy PwC dokázal téměř plně stávající proces automatizovat a tím radikálně snížit jeho chybovost i časovou náročnost.

Výzva

Klient čelil zdlouhavému a manuálnímu procesu účtování příchozích faktur, který byl časově náročný a náchylný k chybám. Proces zahrnoval:

Tisk příchozích elektronických faktur.
Připevnění interně generovaného QR kódu pro identifikaci.
Opětovné skenování dokumentu do systému pro správu dat.
Manuální alokaci a zadávání dat do účetního systému.
Kompletně manuální párování dokumentů (nákupní objednávka, faktura, dodací list/předávací protokol).

Každá země, kde klient působí, měla navíc své vlastní specifické nuance tohoto procesu, což přidávalo vrstvy složitosti a neefektivity.

Řešení

Transformační projekt byl realizován ve dvou klíčových fázích:

Fáze 1: Analýza a strategie

Mapování procesu: Zmapování současného stavu, zpracování faktur v každé zemi.
Workshopy: Workshopy zaměřené na seznámení klienta s technologií automatického vyčítání faktur (tzv. OCR).
Návrh: Návrh úpravy stávajícího procesu, implementace osvědčených postupů z trhu a vhodného technologického řešení.

Fáze 2: Implementace

Výběr technologie: Výběr nejvhodnější technologie OCR a jejího poskytovatele.
Automatizace: Implementace zahrnovala integraci OCR softwaru pro automatické vytěžování dat z faktur pomocí tzv. Robotic Process Automation (RPA). Tato technologie byla použita k párování faktur s objednávkami. Pokud data souhlasila, robot připravil správné účetní zaúčtování k odsouhlasení. Na případné nesrovnalosti a výjimky ze standardního procesu upozornil klíčové uživatele.
Manuální kontrola: Zachování manuální kontroly, aby měl účetní tým nad procesem kontrolu a mohl ověřovat i schvalovat zaúčtování před finálním zaúčtováním.

Výsledek

Transformace vedla k téměř plně automatizovanému procesu účtování závazků:

Efektivita: Nový proces eliminoval potřebu tisku a skenování, což výrazně snížilo čas potřebný k zpracování faktur.
Přesnost: Automatizace snížila riziko lidské chyby, což zajistilo přesnější zadávání dat a párování dokumentů.
Standardizace: Byl zaveden jednotný systém pro zpracování dokumentů ve všech zemích působení.
Kontrola: I přes vysokou úroveň automatizace umožnila manuální kontrola účetnímu týmu udržet kontrolu a dohled.

Z 20 % na 80 % se zvýšil poměr předem vytvořených objednávek k přijatým fakturám.

„Jedním z klíčových posunů, kterého jsme dosáhli, bylo navýšení poměru předem vytvořených a schválených objednávek k přijatým fakturám z 20 % na 80 %. Právě objednávka je totiž hlavní objekt, kolem kterého se vše v AP procesu točí,“ řekl k tomu projektový manažer klienta a dodal: „Dalším velkým přínosem projektu bylo, že jsme si osvojili správnou sekvenci – digitalizace – automatizace – konsolidace.“

Role PwC a perspektivy projektu

Týmy PwC se od samého počátku podílely na všech fázích této transformace, a to ve formě strategického poradenství, implementační podpory a asistence při technologické integraci. Díky specializaci expertů PwC na transformaci finanční funkce projekt úspěšně zlepšil stávající procesy, a přispěl tak ke zvýšení podnikové efektivity, a to ve fázi, kdy se klient připravuje na další expanzi.

„Projekt nejen naplnil cíle stanovené klientem, ale také otevřel dveře k diskuzím o dalších oblastech vhodných k transformaci, zejména tam, kde digitalizace a automatizace mohou pomoci k dosažení provozní excelence. V tomto smyslu slouží i jako inspirující příklad pro společnosti, které se chtějí vydat vlastní transformační cestou,“ říká Jaroslav Kuruc, člen expertního týmu z PwC ČR.