Zpřísnění zaměstnávání cizinců od října 2025: Přísnější pravidla a tvrdé sankce

Svět náboru se v Česku mění, a to především pro firmy zaměstnávající zahraniční pracovníky. Od 1. října 2025 vstoupila v platnost klíčová novela zákona o zaměstnanosti, která přináší zásadní zpřísnění pravidel a s nimi i tvrdé sankce. Pryč jsou časy, kdy bylo možné administrativu „dohánět“ v den nástupu nebo dokonce později. Nově platí jednoznačné pravidlo: cizinec nesmí zahájit práci, dokud není oficiálně nahlášen úřadům.

Klíčová změna: Předběžné ohlášení je nutnost, nikoli možnost 

Největší změna spočívá v načasování informační povinnosti. Zatímco dosud stačilo nahlásit příchod zahraničního pracovníka Úřadu práce nejpozději v den jeho nástupu, nově musí být oznámen ještě předtím, než fakticky začne vykonávat práci. Každé opomenutí této povinnosti je automaticky považováno za nový přestupek: „nehlášenou práci“. 

Koho se změna týká? Všech bez výjimky! 

Pod novou povinnost nespadají pouze cizinci ze třetích zemí vyžadující pracovní povolení. Týká se všech zahraničních státních příslušníků, včetně občanů EU, jejich rodinných příslušníků, rodinných příslušníků občanů České republiky či držitelů dočasné ochrany. Firmy tak musí přísně hlídat administrativu i u brigádníků z Ukrajiny nebo občanů sousedních zemí Evropské unie.  

Nově zavedená sankce: 

• Za umožnění „nehlášené práce“ hrozí pokuta až 3 miliony korun. 

Ostatní sankce zůstávají beze změny: 

• I za „pouhé“ opožděné nahlášení, nikoli záměrné obcházení pravidel, může být udělena pokuta až 100 000 Kč. 
• Pokud cizinec pracuje zcela bez potřebného povolení nebo bez platné evidence (nelegální práce), může pokuta pro fyzické osoby vystoupat až na 5 milionů korun a pro firmy dokonce až na 10 milionů korun, s minimální sazbou 50 000 Kč. V některých případech mohou inspektoři uložit až na 2 roky zákaz zaměstnávat cizince. 

Existuje cesta k nápravě? Ano, ale s riziky. 

Důležitou, byť omezenou, úlevou je, že státní úřad inspekce práce nebo oblastní inspektorát práce mohou odložit řízení o přestupku, pokud zaměstnavatel splní informační povinnost do 5 dnů ode dne nástupu cizince k práci. Tato možnost však neplatí, pokud byla v této lhůtě již zahájena kontrola. Spoléhat se na tuto lhůtu je tedy velmi riskantní. 

Co musí firmy udělat hned? 

Nejde jen o zákonnou povinnost, ale o ochranu před fatálními sankcemi. Firmy by měly okamžitě zrevidovat své náborové a HR procesy, posílit interní kontrolní mechanismy a zajistit, aby bylo každé oznámení provedeno s dostatečným předstihem před prvním pracovním dnem. Může být klíčové zvážit i spolupráci s externími odborníky, neboť jeden přehlédnutý dokument může vyjít mnohem dráž než pečlivě nastavený onboarding.  

A právě v této souvislosti se vyplatí věnovat pozornost i praktickým aspektům z oblasti mezd a hlášení cizinců: 

Od 1. 7. 2024 je možné cizince hlásit výhradně elektronicky, a to pouze třemi akceptovanými způsoby: 

• prostřednictvím webového formuláře na stránkách www.mpsv.cz, 
• pomocí XML souboru v předepsaném formátu do datové schránky ÚP, 
• přímo ze mzdového softwaru, pokud je integrovaný s rozhraním MPSV. 

Hlášení se již neposílá na místně příslušný ÚP – celý proces je centralizován do jedné datové schránky, což eliminuje chyby způsobené nesprávným adresátem. 

Výhoda nového systému: 

Zaměstnavatel obdrží do několika hodin od úspěšného podání tzv. Osvědčení o digitálním úkonu (ODÚ), které slouží jako důkaz o splnění informační povinnosti. V případě chybného podání je zaslána výzva k opravě. 

Pozor na správný formulář: 

Existují dva typy formulářů: 

• Informační karta – pro cizince s volným přístupem na trh práce, 
• Sdělení o nástupu/ukončení cizince – pro cizince s pracovním oprávněním. 

Další praktické poznatky: 

• Je nutné hlásit nejen nástup a ukončení, ale i změny údajů (např. délka pracovního vztahu, profese, místo výkonu práce). 
• Povinnost se vztahuje i na DPP a DPČ, nejen na pracovní smlouvy. 
• Jedním z povinných údajů je doručovací adresa v ČR. Pokud ji cizinec nemá (např. pendleři), uvádí se dle oficiálního doporučení MPSV adresa výkonu práce nebo sídla zaměstnavatele. 
• V případě přechodu práv a povinností mezi firmami se změna nehlásí. 
• Pokud cizinec během zaměstnání získá české občanství, hlásí se tato skutečnost jako ukončení zaměstnání.