Na co nezapomenout po založení společnosti?

Rozhodli jste se v České republice založit společnost? Možná už za sebou máte přípravu zakladatelské listiny nebo společenské smlouvy, schůzku s notářem, obstarání základního kapitálu, otevření bankovního účtu, zajištění živnostenského oprávnění, souhlas s umístěním sídla, atd. Možná už máte dokonce společnost i oficiálně založenou. Ale co dál?

Po založení společnosti byste se měli ještě zamyslet nad několika navazujícími aspekty. Především, jak budete prezentovat společnost “navenek”? Jak správně označit sídlo a provozovnu? Jak nastavit patičku v e-mailu a na co nezapomenout při odesílání obchodních sdělení? Podívejme se na pár praktických tipů.

Označení sídla a provozovny 

Sídlo společnosti a případně provozovna, pokud nějakou budete mít, musí být označeny. Tuto povinnost ukládá zákon č. 455/1991 Sb., živnostenský zákon. Pokud sídlo nebo provozovnu správně neoznačíte, můžete se dopustit přestupku.

Označení sídla i provozovny musí být trvalé, viditelné a umístěno zvenčí. 

Sídlo se označuje obchodní firmou, případně názvem, a identifikačním číslem (IČO). To stejné platí i pro provozovny. Navíc, provozovna určená pro prodej zboží nebo poskytování služeb spotřebitelům by měla být označena také jménem a příjmením osoby odpovědné za činnost provozovny, prodejní nebo provozní dobou určenou pro styk se spotřebiteli, a případně (pokud se vás to týká) kategorií a třídou ubytovacího zařízení poskytujícího přechodné ubytování.

V určitých případech se mohou uplatnit i specifika, např. na lékárně by mělo být také uvedeno číslo registrace lékárny a jméno vedoucího lékárníka. 

Odlišná pravidla označování potom platí ještě pro mobilní provozovny a automaty. Tomu se zde však blíže věnovat nebudeme.

Informace uváděné na obchodních listinách 

Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku (tedy typicky společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost), musí na svých obchodních listinách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti uvádět své jméno, sídlo a údaje o zápisu v rejstříku, včetně oddílu a vložky. Pokud má přidělen identifikující údaj, musí uvést i ten. Tuto povinnost ukládá § 435 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

Co přesně si ale představit pod pojmem “obchodní listina”? Obecně dokumenty týkající se obchodní činnosti společnosti. Zákon výslovně neuvádí, o jaké dokumenty jde, v praxi jsou to ale typicky smlouvy, objednávky, faktury, dobropisy apod.

Při vystavování obchodních listin tedy společnost vždy náležitě identifikujte, např. pouhé uvedení obchodní firmy nebo loga společnosti by pravděpodobně nebylo dostatečné.

Nastavení podpisu v e-mailu

Nejen po založení společnosti budete jistě komunikovat s dodavateli, obchodními partnery nebo potenciálními zákazníky a určitě přitom rozešlete mnoho e-mailů.

Než se do toho pustíte, doporučujeme nastavit si podpis v e-mailu. 

Kromě vašeho jména může obsahovat zejména pozici, na které pracujete, případně oddělení, vaše kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo), název společnosti a její sídlo nebo provozovnu, kde vás mohu lidé zastihnout. 

Rejstříkové údaje společnosti v tomto případě uvádět nemusíte. E-maily se za obchodní listiny totiž zpravidla nepovažují. IČO společnosti ponecháme na vašem uvážení, ale součástí e-mailů zpravidla nebývá. 

Nastavení patičky v newsletteru

Přestože to mnozí nevědí, odesílání i obsah newsletterů (nebo lépe řečeno všech obchodních sdělení) má svá pravidla. V souvislosti s identifikací společnosti však zde zmíníme pouze jedno, a to povinnost vždy uvést totožnost odesílatele newsletteru. Tato povinnost vychází ze zákona č. 480/2004 Sb., zákon o některých službách informační společnosti.

Podrobnosti identifikace zákon nestanovuje, praxe je ale taková, že se uvede minimálně obchodní firma společnosti a IČO. Je možné také přidat adresu sídla nebo údaje o zápisu v obchodním rejstříku, příliš časté to však není. 

Protože ani newsletter není obecně brán za obchodní listinu, považujeme za dostatečné uvedení obchodní firmy a IČO.

Pokud potřebujete v některé z této oblasti poradit, neváhejte se obrátit na náš tým PwC Legal.