Účast zaměstnance ve volební komisi: Mzdové aspekty pro zaměstnavatele

S blížícími se volbami se pro mnohé zaměstnavatele stává aktuální otázka, jak správně postupovat, pokud se jejich zaměstnanec rozhodne aktivně podílet na jejich průběhu jako člen volební komise.

Účast zaměstnanců ve volebních komisích je důležitá pro demokratický proces. Pro zaměstnavatele to sice představuje administrativní zátěž spojenou s uvolněním z práce a následným procesem proplacení náhrady mzdy, avšak tuto náhradu můžete následně uplatnit k proplacení ze státního rozpočtu. Jaká jsou v této situaci práva zaměstnance a povinnosti zaměstnavatelů? 

1. Právní základ: Překážka v práci z důvodu obecného zájmu 

Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) řadí členství ve volební komisi mezi tzv. jiné úkony v obecném zájmu (§ 203 ZP), pro které přísluší zaměstnanci pracovní volno. Členem volební komise se může stát osoba starší 18 let, pokud je plně svéprávná. Konkrétní volební zákony výslovně stanoví, že člen okrskové volební komise má nárok na volno v nezbytně nutném rozsahu a současně na náhradu mzdy, platu, služebního příjmu nebo odměny ve výši průměrného výdělku po dobu výkonu funkce. Co to v praxi znamená? 

• Povinnost uvolnit zaměstnance: Zaměstnavatel je povinen zaměstnance na nezbytně nutnou dobu uvolnit z práce. Nelze jeho účast v komisi odmítnout nebo mu v ní bránit. 
• Rozsah uvolnění: Tím se rozumí všechen čas, který je potřeba k plnění povinností člena volební komise a který zasahuje do běžné pracovní doby zaměstnance. Vždy se jedná o dny, kdy by zaměstnanec jinak pracoval (popř. mu zaměstnavatel na dané dny plánoval směnu). 

Typicky jde o dny konání voleb (v ČR zpravidla v pátek a v sobotu), včetně času na přípravu volební místnosti před otevřením a času po uzavření volební místnosti, nezbytného k sečtení hlasů a odevzdání výsledků.  

Pokud funkce vyžaduje i účast na povinném školení členů komise (např. pro předsedy, místopředsedy a zapisovatele komisí), i na tuto dobu má zaměstnanec nárok na uvolnění.  

• Evidence docházky: Zaměstnanec si v docházce vykáže absenci – překážku v práci z důvodu obecného zájmu. 

Pracovní volno se poskytuje pouze na tu část pracovní doby, která skutečně koliduje s činností ve volební komisi – není tedy možné požadovat volno nad rámec nezbytného času výkonu funkce.  

2. Mzdové náležitosti a náhrada mzdy: Kde je háček? 

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci za dobu uvolnění poskytnout náhradu mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Zaměstnavatel tedy nesmí nutit zaměstnance čerpat dovolenou ani mu strhávat mzdu. Tato náhrada podléhá běžnému zdanění a odvodům stejně jako mzda – na straně zaměstnance z ní bude sraženo zdravotní, sociální pojištění a zálohová daň. 

• Odměna pro člena komise: Zvláštní odměna za výkon funkce člena volební komise není součástí náhrady mzdy od zaměstnavatele, člen komise ji dostává vyplacenou přímo od státu (prostřednictvím obce). Vaší mzdové účtárny se netýká, nicméně dobrá zpráva pro příjemce: od 1. 1. 2023 se z této odměny, kterou vyplácí obec, neodvádí zdravotní a sociální pojistné, ani daň. Tento vedlejší příjem z odměny také nebrání tomu, aby mzdová účtárna později zpracovala zaměstnanci roční zúčtování, pokud o něj požádá a nemá jinou povinnost, podat daňové přiznání. 

Chce-li však mít zaměstnanec nárok na omluvenou absenci v práci, měl by ovšem v předstihu oznámit zaměstnavateli termíny, kdy bude jako člen komise potřebovat volno, a také je doložit (např. předložením jmenování do okrskové volební komise vydaného obecním úřadem, případně pozvánkou na školení komise apod.). Toto potvrzení vydává obecní úřad po skončení voleb a pro dokládání musí zaměstnanec respektovat termíny zpracování mezd u svého zaměstnavatele. 

• Nárok na proplacení od státu: Coby zaměstnavatel máte nárok, získat vyplacenou náhradu mzdy / platu zpět ze státního rozpočtu. Jak to provést? 

3. Proces refundace – co mít na paměti? 

Poskytnutí placeného volna s náhradou mzdy představuje pro zaměstnavatele finanční náklad. Česká legislativa však umožňuje zaměstnavateli tyto náklady uplatnit k refundaci ze státních prostředků (§ 206 odst. 3 ZP).

• Proces žádosti o proplacení: Úhradu zajišťuje obecní úřad (v Praze úřad městské části, ve statutárních městech magistrát), v jehož obvodu se okrsková volební komise nachází. Žádost o proplacení mzdových nákladů se zasílá příslušnému obecnímu úřadu teprve poté, co náhradu mzdy zaměstnanci vyplatíte (tzn. po mzdové uzávěrce za daný měsíc). 
• Termín / lhůta: Co nejdříve po skončení voleb; doporučujeme podat do 15 dnů od ukončení činnosti komise (obec proplácí do 30 dnů poté). 
• K žádosti doložte: Potvrzení o účasti zaměstnance, doklad o vyplacení náhrady mzdy (např. výplatní pásku) a způsob výpočtu. 

Evidence a archivace: Veškeré podklady (žádost zaměstnance, potvrzení od obce, žádost o proplacení, doklad o proplacení) pečlivě archivujte pro případné kontroly. 

Pokud budete ve kterékoliv části procesu potřebovat radu nebo uvítáte pomoc s žádostí o refundaci, náš mzdový tým je Vám ochotně k dispozici.