CFO News případová studie: Benchmarking finanční funkce - první krok k finanční transformaci

Benchmarking je jednou ze standardních služeb, která je přizpůsobena pro potřeby finančních oddělení. Pomáhá firmám porovnat jejich výkonnost s tržními trendy a osvědčenými postupy v oboru. Tento proces tak často představuje první krok na cestě k transformaci finančního oddělení.

Typické hodnoty benchmarků, které v projektech sledujeme:

• náklady na zpracování transakcí jako % z příjmu (medián 0.45 %)
• e-invoicing (medián 22.9 %)
• počet zaúčtovaných faktur během jednoho roku FTE (medián 6446 kusů)

Výchozí situace a výzvy 

Náš klient z energetického sektoru řešil, jak efektivně nastavit fungování svého finančního oddělení. Zajímal se, zda má optimálně nastavené procesy a rozdělení úkolů mezi zaměstnance. V účetním oddělení se totiž mohou vyskytnout úzká místa ovlivňující efektivitu a výkonnost, jako například: 

1. Spolupráce s ostatními odděleními: Procesy jako P2P jsou úzce propojeny s nákupem a schvalováním objednávek, což ovlivňuje rychlost zpracování faktur.  
2. Nastavení informačního systému: Nedostatky jako chybějící příjemky zboží nebo potřeba dodatečného schvalování faktur mohou způsobovat zdržení.  
3. Interní procesy v účtárně: Nedostatečná automatizace vede k nadměrnému času strávenému manuálními úkoly: např. komunikace s dodavateli ohledně splatnosti faktur.  
4. Problémy s lidskými zdroji: Nedostatečné proškolení může ovlivnit schopnost zaměstnanců efektivně vykonávat své úkoly. 

Postup 

Transformace probíhala ve dvou fázích:  

1. Definice klíčových ukazatelů výkonnosti: Výběr ukazatelů s ohledem na dostupná data a specifika oboru.  
2. Interpretace zjištění a workshop: Po provedení benchmarkingu jsme výsledky diskutovali s klientem během workshopu, což pomohlo identifikovat oblasti pro zlepšení.  

Připravili jsme tedy hodnocení nákladové efektivity finančních operací klienta, porovnali mzdové náklady s podobně velkými týmy a identifikovali příležitosti pro zvýšení efektivity, jako je větší využití elektronické fakturace a automatizace procesů. Tato digitalizace by totiž vedla k větší výkonnosti, neboť by zvýšila počet zpracovaných transakcí a dokumentů i faktur e-invoicing dokumentů na jedno FTE.

Řešení 

Celkově jsme udělali benchmarking pro 6 klíčových indikátorů výkonnosti. Tyto indikátory zahrnovaly například celkové provozní náklady nad příjmy obchodní jednotky nebo počet dokumentů zpracovaných jedním ekvivalentem plného úvazku (FTE). 

Přestože jejich současná produktivita zpracování faktur a náklady na zpracování dokumentů jsou v některých prvcích srovnatelné s trhem, identifikovali jsme velký potenciál, jak by vyšší stupeň automatizace mohl zvýšit celkovou efektivitu a:

• snížit náklady na manuální/transakční práci 
• v uspořeném čase umožnit koncentraci na práci s vyšší přidanou hodnotou 

Role PwC a perspektivy projektu 

Tým PwC sehrál klíčovou roli jako průvodce a dodavatel benchmarkingu osvědčených postupů na trhu. Projekt pomohl identifikovat slabá místa a naznačil směr, kterým by se měla ubírat transformace finanční funkce. 

Bylo nám ctí přispět k transformačnímu procesu našeho klienta, který pomohl vytvořit jasnou vizi pro optimalizaci finančních funkcí - zejména v oblasti digitalizace a využití AI pro analýzu dat.  

„Benchmarking nám umožnil identifikovat klíčové oblasti pro zlepšení a stanovit cestu k budoucímu růstu a vyšší efektivitě,” říká Olga Cilečková, vedoucí týmu finanční transformace z PwC ČR. 

Číslo měsíce: 

• 6 446 kusů = medián počtu zaúčtovaných faktur během jednoho roku na jednoho zaměstnance pracujícího na plný úvazek 
• 112 Kč = medián nákladů na zpracování přijatých faktur