Трансформація системи митної аналітики для одного з лідерів ринку українського ритейлу

Маючи амбітні плани виходу на ринки Центральної та Східної Європи, група компаній "Аврора" зіткнулася з фундаментальним викликом: як забезпечити швидке, безпечне та ефективне масштабування бізнесу за кордоном. Ключовою передумовою для цього стало приведення внутрішніх митних процедур у повну відповідність із міжнародними та європейськими законодавчими вимогами, а також отримання статусу Авторизованого економічного оператора (АЕО).

Міжнародна торгівля вимагає довіри та прозорості, а для “Аврори” авторизація AEO означала не тільки відповідність умовам та критеріям, а й впровадження надійних внутрішніх контролів та забезпечення повного контролю над митними операціями.

В процесі масштабування компанія прагнула підвищити операційну гнучкість та готовність швидко ухвалювати рішення. Ми стали надійним партнером "Аврори" на цьому складному шляху. Наша команда прийняла активну участь в проведенні комплексного аналізу операційної діяльності та внутрішніх процедур контролю компанії, виявивши точки покращення в процесах митного оформлення, взаємодії підрозділів та процесах замовлень/ транзиту товарів територіями третіх країн перед ввезенням на митну територію України та можливості для підвищення ефективності, зокрема у процесах, пов'язаних з обробкою митних декларацій.

Відгукнувшись на виявлені нами зони для покращення, мережа "Аврора" прийняла рішення оптимізувати свій підхід до управління митними оформленнями. Ключовим фактором цього стала готовність компанії інвестувати в інноваційні технології. Зважаючи на складність опрацювання великої кількості операцій та процесів, компанія вирішила першою скористатися можливостями, які надає новий цифровий сервіс Держмитслужби для бізнесу - автоматизований доступ до митних декларацій через API-інтеграцію з базами даних митного органу. Це забезпечило повну прозорість у відстеженні транзакцій, що є важливим для виконання умов критеріїв для статусу АЕО та зміцнення митного комплаєнсу, в рамках якого компанія успішно перейшла від ручних методів до інноваційних цифрових рішень.

Співпраця з PwC Україна дозволила “Аврорі” розширити розуміння можливостей та шляхів покращення операційної діяльності.

Під час масштабування та розширення групи компаній “Аврора” на зовнішні ринки, ми стали її вагомим партнером на цьому шляху. Наша команда прийняла активну участь в проведенні детального аналізу операційної діяльності та внутрішніх процедур контролю, виявивши слабкі місця в митних оформленнях, взаємодії підрозділів та процесах замовлень/ транзиту товарів.

Ми надали підтримку в документальному відображенні митних процедур, що раніше було полем для дискреції співробітників, створювало ризики невідповідності законодавчим вимогам, а також ускладнювало контроль і прозорість процесів. Завдяки формалізації процедур компанія отримала чіткі регламенти, зменшила ймовірність помилок та забезпечила належний рівень комплаєнсу.

У процесі аналізу відповідності компанії критеріям та умовам авторизації АЕО наша команда дослідила аудиторський слід компанії та виявила потенційні ризики та зони для покращення функціонування поточної моделі. Це привернуло увагу Компанії до необхідності перегляду усталених практик. Для покращення окремих процесів “Аврора” потребувала консолідовані дані про митні оформлення.

В той же час, в рамках взаємодії із Держмитслужбою ми активно підтримували консультації щодо необхідності реалізації доступу до даних митних декларацій учасників міжнародної торгівлі, відповідно до статті 452 Митного кодексу України. Ця адвокаційна робота стала каталізатором для релізу API-доступу до баз даних Держмитслужби, що замінило ручне завантаження митних декларацій.

Після відкриття API-доступу “Аврора” проактивно скористалася цією можливістю та адаптувала програмне забезпечення для зчитування й запису даних про митні оформлення, спроєктувала складну структуру бази даних і впровадила інтеграційний сервіс, який автоматично обробляє більше, ніж 12,5 тисяч архівів і регулярно оновлює дані. Це дозволило в значній мірі автоматизувати контроль оформлених митних декларацій, мінімізувати ризики помилок і забезпечити актуальність інформації.

Візуальна аналітика на базі Power BI стала єдиною платформою для прийняття рішень: 15+ внутрішніх і 4 крос-функційні дашборди забезпечують глибокий аналіз показників митної вартості, застосування гарантій, та інших ключових показників логістики.

Аналіз, проведений командою PwC Україна, сприяв ідентифікації можливостей для розвитку системи внутрішнього контролю Компанії. На основі поетапної дорожньої карти та в тісній співпраці з власним ІТ-підрозділом, Компанія нині ефективно використовує передові практики data-driven management. Наш підхід дозволив не лише оптимізувати витрати й знизити ризики, а й створити свою платформу, яка легко масштабується під нові підрозділи, показники та бізнес-завдання. 

• 12 500 архівів — автоматично оброблено
• 1×/год — частота оновлення даних (щогодини)
• Мінус 100% ручних завантажень (повна відмова)
• Мінус ризик помилок завдяки автоматизації (коригується ~10% МД — враховано в процесі)