Hacia una función de impuestos automatizada y fortalecida
¿Sabes cómo las herramientas de micro-automatización pueden aportar soluciones rápidas e inteligentes para atender los desafíos y puntos críticos de una función de impuestos?
La integración de la micro-automatización es un enfoque práctico motivado por el usuario final, en comparación con los proyectos ‘a gran escala’ que se llevan a cabo para toda la compañía. En pocas palabras, es una mentalidad ‘innovadora’ frente a una ‘tradicional’.
Los departamentos de impuestos más vanguardistas están adoptando esta tendencia y aprovechando las nuevas herramientas disponibles para ser eficientes y expandir sus capacidades en el corto plazo.
¿Qué pueden hacer las herramientas de la micro-automatización?
- Transferir datos de forma automática
- Evaluar conjuntos grandes de datos
- Mostrar una variedad de puntos de datos y medidas
- Permitir la colaboración con el intercambio de datos
- Acceder a los datos en una ubicación centralizada
- Crear informes y consultas ad hoc
- Imitar tareas repetitivas del ser humano
- Básicamente: “cualquier” cosa mecánica o basada en reglas (incluso si las reglas son "confusas")
La integración de la micro-automatización es un enfoque práctico motivado por el usuario final, en comparación con los proyectos ‘a gran escala’ que se llevan a cabo para toda la compañía. En pocas palabras, es una mentalidad ‘innovadora’ frente a una ‘tradicional’.
Los cinco pilares principales
Es fácil querer usar soluciones tecnológicas, sin embargo, ésta es la última pieza del rompecabezas. En su lugar, hay que replantearse la discusión de la micro-automatización, haciéndose cinco preguntas:
- 1) ¿Entendemos los puntos críticos de nuestra función fiscal?
- 2) ¿Ocupan un lugar central las personas y la cultura en la estrategia?
- 3) ¿Serán sustentables los esfuerzos a través de un marco de gobierno corporativo sólido?
- 4) ¿Cómo está evolucionando el ecosistema tecnológico para cumplir las metas?
- 5) ¿Se está midiendo la rentabilidad de la empresa más allá del retorno de inversión (ROI)?
1) ¿Entendemos los puntos críticos de nuestra función fiscal?
Se inicia con un análisis de los procesos de principio a fin o de las tareas específicas - ¿A qué dedican su tiempo las personas? ¿Hay demasiados procesos manuales? Luego se indagan maneras en la que la automatización a baja escala pudiera atacar distintas áreas, como la extracción de datos desde múltiples sistemas de ERP. Después se identifican las tareas “pre-seleccionadas” que podrían producir un alto rendimiento, pero con pocas barreras para el éxito.
2) ¿Ocupan un lugar central las personas y la cultura en la estrategia?
La micro-automatización puede potencializar la función fiscal. El área está marcada por picos en la demanda del tiempo del personal, construido alrededor de los calendarios de presentación de informes y cumplimiento fiscal.
La automatización puede reducir esos picos, mejorando enormemente la experiencia de trabajo y logrando que los equipos sean más eficientes. Esto sucede porque los usuarios finales pueden impulsar el cambio del proceso de principio a fin, y obtener los beneficios directamente. La comunicación y la transparencia son fundamentales. Las empresas líderes están vinculando los proyectos de automatización a las razones por las cuales las personas se encuentran en la organización en primera instancia – grandes experiencias de trabajo, oportunidades para el pensamiento creativo y la generación de un impacto para la organización.
3) ¿Serán sustentables los esfuerzos a través de un marco de gobierno corporativo sólido?
Definir e implementar un marco de gobierno corporativo para efectos de automatización es esencial para el logro de una rentabilidad a largo plazo. Los procesos deben ser respaldados y supervisados – por ejemplo, las organizaciones líderes están creando “centros de excelencia" donde participen diferentes áreas operativas para efectos de incentivar el uso de tecnologías nuevas y los procesos de micro-automatización. Deben considerarse las regulaciones de la empresa, así como la documentación de nuevos procesos, la seguridad de TI y los controles de acceso.
4) ¿Cómo está evolucionando el ecosistema tecnológico para cumplir las metas?
La caja de herramientas de automatización sigue expandiéndose – una nueva clase de software permite que el área de impuestos pueda automatizar las tareas rápidamente, obteniendo beneficios en un periodo de tiempo corto. Sin embargo, estas herramientas deben ser evaluadas en el marco de las actuales plataformas tecnológicas empresariales – por ejemplo, ¿debería modificarse el software existente? Las organizaciones necesitan comprender en primer lugar el alcance del ERP y otras inversiones tecnológicas con las que cuente la empresa.
5) ¿Se está midiendo la rentabilidad de la empresa más allá del retorno de inversión (ROI)?
La reducción de costos puede ser una fuerte razón para buscar soluciones de automatización a baja escala. No obstante, existe más de una razón para la micro-automatización:
Talento
- Mayor involucramiento del personal
- Más equilibrio entre el trabajo y la vida privada - menos tiempos "de crisis"
- Satisfacción en el trabajo aumentada - mejor experiencia
- Retención del talento debido al entorno habilitado con tecnología
Costo
- Horas hombre reducidas por tareas
- Prevención de contingencias fiscales derivadas de auditorías (por ej. intereses, multas)
- Potencial reducción del gasto total en el cumplimiento fiscal
Oportunidad
- Mayor precisión en el cumplimiento fiscal debido a la menor intervención humana
- Se evitan reprocesos en la función fiscal
- El gobierno corporativo enfocado en la automatización de procesos fortalece el marco general de administración de riesgos
Riesgo
Mayor tiempo invertido en tareas que permitan optimizar la carga tributaria, tales como:
- Planeación y previsión
- Análisis a detalle del cálculo de impuestos
- Mejor apoyo para la toma de decisiones del negocio
¿Cómo empezar?
Realización de una revisión rápida de los puntos críticos actuales de la función fiscal. ¿Dónde están las ineficiencias y cómo están impactando en la organización? En el largo plazo, ¿qué áreas problemáticas podrían ahogar la capacidad de la organización para crecer?
Evaluación y selección de una lista de los procesos a seguir para la automatización. Las organizaciones deben considerar los objetivos y las estrategias empresariales más amplias –¿Qué áreas podrían producir el mayor valor (ROI), y qué tan difícil sería el esfuerzo para buscar los cambios?
Desarrollar una hoja de ruta prioritaria y un plan de acción. Un aspecto fundamental es la planeación, y para ello se requiere un calendario que permita la automatización sin interrumpir las tareas básicas de la función fiscal. Se deben esbozar las funciones y responsabilidades de los grupos de interés. También, se debe tener una definición clara de lo que constituye el “éxito”.
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