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Le parcours de transformation de la conformité

Maximisez-vous la valeur de vos activités de gestion de risques et de conformité à la réglementation?

« Pour vraiment maximiser la valeur de la conformité, vous devez penser au personnel, à la technologie et au processus utilisés. Si vous vous concentrez seulement sur un des éléments et pas sur les autres, vous n’obtiendrez pas les bénéfices auxquels vous vous attendez. »

France-Anne Fortin

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(en anglais seulement)


Voici comment vous pouvez repenser votre approche en matière de risque et de réglementation

Les entreprises investissent de plus en plus dans la conformité pour garder une longueur d’avance sur la réglementation en constante évolution. Bon nombre d’entre elles se demandent cependant si elles maximisent la valeur de leurs dépenses en gestion des risques. Certaines entreprises ont mis en place des processus complexes de conformité qui fonctionnent en vase clos, ce qui peut augmenter les coûts et diminuer l’efficacité. D’autres entreprises cherchent plutôt à simplifier les processus demandant beaucoup de main-d’œuvre et d’éliminer les redondances.

Dans notre plus récent blogue audio, Shawn Reain et France-Anne Fortin discutent de la façon dont vous pouvez repenser votre approche en matière de gestion des risques et de gouvernance pour réduire vos coûts liés à la conformité. Ils abordent le rôle clé que jouent les solutions technologiques dans les fonctions de la gouvernance, de gestion du risque et de conformité (GRC), ainsi que l’importance de prendre en considération votre personnel et l’amélioration de vos processus pour maximiser la valeur et bâtir la confiance grâce à votre programme de gestion des risques.

Shawn Reain :

Bonjour à tous. Je m’appelle Shawn Reain et je suis le leader des Marchés fiscaux et de la Conformité stratégique chez PwC Canada. Je suis très heureux de vous parler des possibilités qu’ont les entreprises de maximiser la valeur au sein de leur organisation en intégrant les activités de gestion des risques et de conformité dans toutes les fonctions.

Ce faisant, vous obtiendrez plus d’exactitude et éliminerez les coûts associés aux efforts en double et cloisonnés. De plus, vous pourrez instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes, ce qui vous donnera un avantage concurrentiel et vous permettra de produire des résultats durables dans le milieu d’affaires complexe d’aujourd’hui.

Ma collègue France-Anne Fortin, experte en conformité réglementaire chez PwC Canada et membre clé de notre équipe de professionnels de la résolution de problèmes, est à mes côtés. Ensemble, nous allons explorer comment la transformation de la fonction de conformité peut créer une valeur commerciale tangible. Bienvenue, France-Anne.

France-Anne Fortin :

Merci, Shawn. Je suis très heureuse d’être ici.

Shawn Reain :

Alors, plongeons dans le vif du sujet. La première question est la suivante : quels sont les coûts de la conformité au sein d’une organisation?

France-Anne Fortin :

C’est une très bonne question. Toutes les organisations devraient tenter d’y répondre pour elles-mêmes. Elles ont probablement beaucoup de mal à déterminer le coût réel de la conformité. La définition de la conformité varie d’une personne à l’autre. Et évidemment, vous avez certains coûts qui sont plus faciles à comprendre, qu’il s’agisse de votre équipe de conformité, de l’équipe juridique qui surveille les aspects liés à la conformité, de l’équipe de gestion des risques qui suit les principaux risques et les contrôles pour vous permettre de savoir si l’organisation est conforme ou non.

Mais tous ces programmes ont été créés en vase clos pour répondre à des besoins particuliers, à des réglementations ou à des tendances du marché. Ils ne sont pas nécessairement interconnectés et peuvent engendrer certaines inefficiences. Ainsi, quand on pense à la conformité dans un sens beaucoup plus large, sa portée peut être très vaste et impressionnante. Je crois qu’il est important de prendre du recul et de se demander quels sont les risques à gérer, qu’il s’agisse de fiscalité, de cybersécurité, de confidentialité des données ou de toutes les autres exigences réglementaires qui existent. Il faut également déterminer comment gérer plus efficacement ces activités dans l’environnement actuel.

De nombreuses activités de conformité sont actuellement réalisées en fonction de processus, d’examens et de programmes qui ont été conçus par le passé pour répondre à des réglementations ou à des besoins particuliers à l’époque. Dans le contexte actuel, on peut se retrouver avec des étapes en double, sans comprendre pourquoi certaines activités sont effectuées.

Ainsi, cette compréhension limitée peut vraiment être l’occasion de revoir, avec les différentes parties prenantes, y compris les parties prenantes externes, les risques à gérer et les économies potentielles qui pourraient être réalisées si l’on repensait les contrôles, les activités et les processus mis en place pour ces divers programmes.

Cela dit, il faut noter que lorsque certains de ces programmes, activités, processus et contrôles ont été mis en place, la technologie dont on disposait était très différente de celle d’aujourd’hui. Il existe maintenant des outils beaucoup plus conviviaux et des solutions d’automatisation qui renforcent l’efficience et l’efficacité et peuvent considérablement améliorer la conformité en général. C’est une excellente occasion de déterminer les domaines dans lesquels vous pourriez réduire la saisie manuelle de données, éliminer les étapes en double et revoir les processus. Assurez-vous qu’il y a une stratégie de communication interne efficace afin que les employés comprennent pourquoi certains contrôles sont importants et à quel aspect de la conformité ils se rapportent.

Parfois, ils concernent un seul aspect, et d’autres fois, plusieurs. Mais je pense que ce type d’intégration est très important pour que les employés adhèrent au programme et améliorent les résultats en matière de conformité dans chacune de vos organisations.

Shawn Reain :

C’est fascinant. Et malgré cela, de nombreuses organisations n’ont pas une vision claire de l’impact des réglementations en constante évolution. Pourquoi?

France-Anne Fortin :

Elles sont frappées de toutes parts par de nouvelles règles, de nouveaux règlements et de nouvelles tendances du secteur qu’elles doivent appliquer. Il faut investir beaucoup de temps et d’efforts pour bien les connaître et comprendre leurs incidences. Et vous devez les appliquer aussi rapidement et efficacement que possible dans vos activités quotidiennes. Il est très important de disposer d’une vision à long terme et d’un plan initial pour rationaliser ces activités et repenser votre utilisation de la technologie et des compétences numériques afin d’obtenir le résultat final escompté.

Comme je l’ai déjà mentionné, la bonne nouvelle est qu’il existe aujourd’hui des technologies et des solutions permettant de maximiser la valeur, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité globale de la conformité. Les technologies de GRC [gouvernance, gestion des risques et conformité] et d’automatisation disponibles offrent aux organisations un moyen de numériser et d’automatiser un grand nombre de ces activités en tenant compte de l’utilisateur.

Il est également très important de penser aux relations avec l’utilisateur final, en s’assurant qu’il est aussi facile que possible pour lui de respecter les exigences et que le processus et le système automatisé que vous avez mis en place lui facilitent la vie.

Shawn Reain :

Vous avez parlé des technologies et de leur utilité. Quels sont les autres éléments à prendre en compte dans la mise en œuvre de technologies pour soutenir les processus de conformité?

France-Anne Fortin : 

De nombreuses organisations ont adopté des technologies en cours de route, mais il s’agissait souvent de la meilleure approche pour une réglementation donnée ou un besoin particulier. Pour véritablement maximiser la valeur de la conformité, nous vous suggérons donc de penser aux personnes, aux technologies et aux processus qui l’entourent.

Et tout cela fonctionne de concert, car si vous vous concentrez sur un seul élément sans penser aux autres, vous n’obtiendrez pas les avantages souhaités. Vous serez toujours confronté à des problèmes liés aux tâches manuelles et aux méthodes de contournement, ainsi qu’à de gros volumes de transactions ou de données désorganisées, qui ne vous permettront pas nécessairement d’obtenir des renseignements pertinents et de simplifier les activités de conformité.

Shawn Reain :

C’est très intéressant. Vous évoquiez les avantages associés à l’optimisation de la valeur. Que doivent faire les organisations pour maximiser la valeur de leur fonction de conformité et pour démontrer son impact?

France-Anne Fortin :

Cela dépend en grande partie du niveau de maturité de vos programmes et du secteur dans lequel vous évoluez. Réfléchissez aux diverses activités et au résultat final que vous recherchez. D’un point de vue global, repensez à la manière dont vous pouvez atteindre ce résultat. Parce que si vous examinez la question en vase clos, la réponse pourrait être très différente que si vous l’examinez selon une perspective globale.

Il y a quelques points que je trouve très importants : élaborez vos pratiques et vos processus en tenant compte de l’utilisateur final. Assurez-vous qu’ils sont en phase avec les valeurs et la culture de l’organisation. Si vous vous mettez à la place de la personne qui effectue l’activité au quotidien, il lui sera d’autant plus facile de se conformer aux différents contrôles et rapports que vous attendez.

Dans le contexte actuel où les talents sont difficiles à trouver, la rétention et l’amélioration de l’expérience des employés sont des moyens de réduire indirectement le coût de la conformité, car on peut espérer une réduction du taux de rotation. L’autre élément qui nous semble très important est de veiller à ce que vos employés aient une bonne connaissance du numérique, qu’ils soient formés et qu’ils puissent réellement vous aider à déterminer les domaines à améliorer.

L’objectif est vraiment de penser à la gestion des risques et aux activités de conformité de manière intégrée, et d’établir un système de gouvernance autour de ces activités afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les technologies sont à la base de tout cela. Les technologies actuelles nous permettent d’être beaucoup plus autonomes et de créer des processus automatisés sans avoir à investir dans de grands systèmes.

L’étape suivante consiste à s’assurer que vous avez une vision à long terme. Qu’est-ce que vous essayez de faire? Vous ne pourrez pas tout faire en même temps. Les entreprises doivent donc se demander quel est leur plan stratégique pour les 18 prochains mois. Quelles sont vos attentes en matière d’exigences réglementaires ? Comment pouvez-vous mieux vous préparer aux imprévus et faire évoluer vos programmes pour rendre votre approche plus proactive tout en limitant les répercussions sur l’entreprise?

Shawn Reain :

Ce sont d’excellents conseils et idées à méditer, France-Anne. Je sais que cette approche de la conformité pourrait changer la donne pour de nombreuses organisations. Je tiens donc à vous remercier de vous être jointe à moi aujourd’hui. Avant de conclure, j’aimerais revenir sur certains des points clés dont nous avons discuté.

Premièrement, un cadre réglementaire complexe et en constante évolution exige une approche différente de la conformité, notamment en ce qui concerne la collecte de données, la production de rapports et les pratiques stratégiques.

Deuxièmement, de nombreuses organisations ont des lacunes dans leur approche actuelle, qui sont autant d’opportunités de réellement maximiser la valeur commerciale créée par la conformité.

Et troisièmement, une approche réactive et silencieuse de la conformité pose non seulement un problème de réputation, mais aussi de coût. Dans de nombreux cas, les coûts de conformité sont plus élevés qu’ils ne devraient l’être. On pourrait les réduire grâce à plusieurs des stratégies dont nous avons parlé aujourd’hui. Nous savons qu’il y a beaucoup de moyens de s’assurer que les pratiques sont conformes aux valeurs de l’organisation, ce qui est essentiel pour instaurer un climat de confiance et améliorer les relations avec les parties prenantes.

Merci de nous avoir écoutés aujourd’hui. Si vous vous demandez par où commencer, contactez-nous pour en savoir plus ou pour planifier un atelier exploratoire avec nous. Nos coordonnées se trouvent au bas de cette page.

France-Anne Fortin est associée au sein des services Risque et conformité de PwC Canada. Elle a déjà occupé le poste de vice-présidente, Audit interne et conformité chez Investissements PSP. Dans le cadre de ses fonctions chez Investissements PSP, France-Anne a mis en place un système d’audit interne et de conformité qui a été salué pour avoir permis à l’entreprise de gagner en valeur, d’améliorer ses processus et de mieux cerner les risques auxquels elle est exposée.

Shawn Reain est leader, Conformité Stratégique, et leader national, Services fiscaux chez PwC Canada. Il compte plus de 30 années d’expérience à aider les entreprises à répondre aux tendances changeantes du marché et à résoudre des problèmes importants.

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Shawn Reain

Shawn Reain

Associé, leader national, Services fiscaux, Marchés, leader, Conformité Stratégique, PwC Canada

Tél. : +1 403 509 6373

Junaid Mirza

Junaid Mirza

Associé, Transformation de la fonction juridique et Déclarations et stratégies fiscales, PwC Canada

Tél. : +1 905 815 6404

France-Anne Fortin

France-Anne Fortin

Associée, Services Risque et conformité, PwC Canada

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Genevieve Groulx

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Associée, PwC Canada

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