Bejövő számlák automatizált feldolgozása

Az AP folyamat egyes részfeladatainak, vagy akár end-to-end automatizálása

Egy társaság pénzügyi és kontrolling részlegének általában sok manuális, és időigényes munkát jelent a bejövő számlák feldolgozása - legyen szó papíralapú vagy elektronikus számláról.  

Jelentős időráfordítást jelenthet a feldolgozott számlán lévő adatok ellenőrzése, összevetése (például a NAV Online Számla rendszerében lévő vagy a megrendelések megfelelő adataival), az előkönyvelési feladatok, vagy akár a nem megfelelően kiállított, de mégis befogadott számlákkal kapcsolatos utólagos adminisztráció. 

A PwC ByX megoldása ezen manuális feladatok és folyamatok automatizálását, és az esetleges hibás adatok előzetes kiszűrését célozza.

A videó jelenleg nem elérhető.

12:26

PwC ByX

Hogyan lehetséges a NAV által validált számladatok automatizált letöltése és feldolgozása, valamint ezek összevetése a beérkező papíralapú vagy elektronikus számlák adataival? (2022. január)

A videó jelenleg nem elérhető.

2:13

2021 januárjától már szinte minden olyan számla adatszolgáltatási kötelezettség alá esik, amelyre a magyar áfatörvény szabályait kell alkalmazni. Ezzel lehetőség nyílt arra, hogy a NAV rendszeréből letölthető AP számlák/számlaadatok köre is jelentősen bővüljön.

Mindezek mellett a NAV Online Számla rendszeréből a társaságra jelentett, a belföldi adóalanyok által kibocsátott számlák is teljeskörűen letölthetőek XML formátumban. Ezzel pedig a  belföldi szállítói számlaadatok kinyerhetők, és a számlák könyvelése automatizálható.

A PwC ByX „Book your XML” nevű megoldásunk ezt a lehetőséget kihasználva biztosítja a NAV által validált számladatok letöltését és feldolgozását, ezek összevetését a beérkező papíralapú (pl. OCR megoldással feldolgozott) vagy elektronikus (pl. emailben kapott pdf) számlák adataival. Az eszköz további moduljai pedig képesek a bejövő számlák adatait összevetni a megrendelés (PO) adataival, és/vagy „machine learning” funkcionalitással automatizálni az előkönyvelés időigényes folyamatát, és/vagy megvalósítani a jóváhagyási folyamat digitalizációját egyben, egymás után, vagy külön-külön, kapcsolódva a már meglévő megoldásokhoz.
 

ByX modulok

Automatizált adatkinyerés:

  • Manuális számlafeldolgozás kiváltása

  • Számlaadatok letöltése a NAV Online Számla rendszeréből [belföldi számlák]

  • Számlaadatok kinyerése OCR alapú karakterfelismeréssel

    • belföldi 

    • külföldi

    • papír alapú 

    • elektronikus

  • Számlaadat tár - számla adatbázis 

Számlaadat ellenőrzés:

  • Számlaadatok összevetése:

    • papír alapú számlák vs. NAV XML

    • elektronikus számlák vs. NAV XML

  • Eredet hitelességének vizsgálata (bankszámlaszám alapján)

  • Hiányzó adatok kiegészítése (pl. PO szám)

  • Szállítói törzsadatokkal való összevetés

  • Hibás számlák visszaküldése

Megrendeléssel, PO-val való összevetés

  • Számlaadatok összevetése a megrendelés (PO) adataival:

    • PO szám ellenőrzés

    • Mennyiségek

    • Árak

    • TIG / szállítólevél / stb.

  • Eltérés esetén jóváhagyás vagy visszaküldés

Automatikus előkönyvelés

  • “Machine learning” alapon működő öntanuló rendszer

  • Automatikus javaslatok könyvelési adatokra:

    • költséghely

    • kategória

    • főkönyvi adatok

    • adókód, adólevonási hányados

  • Számítási logikák hozzáadása: fizetési határidő, teljesítési határidő, átváltási árfolyam dátuma, stb.

Számla jóváhagyási folyamat:

  • Sztenderdizált, egyszerű...

  • ...vagy egyedi, komplex jóváhagyási folyamatok

  • Automatikus elágazási pontok pl.

    • szállítók alapján

    • számla összege alapján 

  • Követhető státuszok

  • Emlékeztetők

  • Vezetői dashboard

A ByX megoldásunkat modulárisan építettük fel annak érdekében, hogy rugalmasan legyen képes igazodni valamennyi ügyfelünk jelenlegi számlafeldolgozási folyamatához, illetve a már bevezetett/használt rendszerekhez.

Mivel az egyes ByX modulok önállóan is hozzáillesztehtőek a jelenlegi folyamat egyes lépéseihez, az arra használt meglévő szoftverekhez, de akár egyben, az összes modul egyszeri bevezetésével is meg tudja valósítani a számlafeldolgozás end-to-end feladatát.

   

A PwC ByX megoldás moduljai és funkciói:

  • Automatizált adatkinyerés & számlatár modul

    • A szállítói számlák adatainak digitális formában történő kinyerése papír alapú-, és elektronikus számlákról, illetve a NAV Online Számla rendszeréből.

  • Számlaadat-ellenőrző modul

    • A különböző forrásból - NAV Online Számla, OCR, e-számlák, kézi rögzítés, stb.- érkező számlaadatok összehasonlítása, és az eltérések, hibák kiszűrése, kezelése.

  • Megrendeléssel való összevetés

    • Az előzetes megrendelési (PO) adatok, és a számlán szereplő fej-, és tételadatok összevetése, a különbségek kiemelése, kezelése.

  • Automatikus előkönyvelés modul

    • Mesterséges intelligenciával támogatott öntanulás alapján javaslattétel a megfelelő könyvelési információk hozzáadására, ezek ellenőrzése, jóváhagyása.

  • Számlajóváhagyási modul

    • Egyszerű (2-3 lépéses, előre definiált), vagy bonyolultabb, szerteágazó, kivételeket is kezelő, automatizált lépéseket tartalmazó kiegészítő modul, amely teljes támogatást tud nyújtani a számlajóváhagyási igényekre.

  • Egyéb, moduloktól független funkciók

    • Elektronikus számlázás megvalósítását támogató funkciók, amelyek segítségével kialakítható a NAV XML,vagy más formátumú elektronikus számlák törvényi szabályozásnak megfelelő fogadása, és archiválás.

    • A rendszer automatikusan minden NAV XML-ből, az emberi szem számára olvasható, egységes PDF számlaképet hoz létre, majd - igény esetén -  ezt továbbítja az XML fájl mellett az ügyfelünk által megadott rendszer (pl. jóváhagyó rendszer) irányába.

  

Kapcsolat

Farkas Gábor

Farkas Gábor

Cégtárs, PwC Hungary

Vörös Barbara

Vörös Barbara

Vezető menedzser, PwC Hungary

Papp Attila Péter

Papp Attila Péter

Menedzser, PwC Hungary

Kövessen minket!