Bejövő számlák automatizált feldolgozása

Az AP folyamat egyes részfeladatainak, vagy akár end-to-end automatizálása

Egy társaság pénzügyi és kontrolling részlegének általában sok manuális, és időigényes munkát jelent a bejövő számlák feldolgozása - legyen szó papíralapú vagy elektronikus számláról.

Jelentős időráfordítást jelenthet a feldolgozott számlán lévő adatok ellenőrzése, összevetése (például a NAV Online Számla rendszerében lévő vagy a megrendelések megfelelő adataival), az előkönyvelési feladatok, vagy akár a nem megfelelően kiállított, de mégis befogadott számlákkal kapcsolatos utólagos adminisztráció.

A PwC Book your XML megoldása ezen manuális feladatok és folyamatok automatizálását, és az esetleges hibás adatok előzetes kiszűrését célozza.

PwC Book your XML

Hogyan lehetséges a NAV által validált számladatok automatizált letöltése és feldolgozása, valamint ezek összevetése a beérkező papíralapú vagy elektronikus számlák adataival? (2022. január)

Lépjen velünk kapcsolatba!

2021 januárjától már szinte minden olyan számla adatszolgáltatási kötelezettség alá esik, amelyre a magyar áfatörvény szabályait kell alkalmazni. Ezzel lehetőség nyílt arra, hogy a NAV rendszeréből letölthető AP számlák/számlaadatok köre is jelentősen bővüljön.

Mindezek mellett a NAV Online Számla rendszeréből a társaságra jelentett, a belföldi adóalanyok által kibocsátott számlák is teljeskörűen letölthetőek XML formátumban. Ezzel pedig a belföldi szállítói számlaadatok kinyerhetők, és a számlák könyvelése automatizálható.

A PwC Book your XML nevű megoldásunk ezt a lehetőséget kihasználva biztosítja a NAV által validált számladatok letöltését és feldolgozását, ezek összevetését a beérkező papíralapú (pl. OCR megoldással feldolgozott) vagy elektronikus (pl. emailben kapott pdf) számlák adataival. Az eszköz további moduljai pedig képesek a bejövő számlák adatait összevetni a megrendelés (PO) adataival, és/vagy „machine learning” funkcionalitással automatizálni az előkönyvelés időigényes folyamatát, és/vagy megvalósítani a jóváhagyási folyamat digitalizációját egyben, egymás után, vagy külön-külön, kapcsolódva a már meglévő megoldásokhoz.

Online ajánlatkérés

Automatizált adatkinyerés:

Manuális számlafeldolgozás kiváltása
Számlaadatok letöltése a NAV Online Számla rendszeréből [belföldi számlák]
Számlaadatok kinyerése OCR alapú karakterfelismeréssel
- belföldi
- külföldi
- papír alapú
- elektronikus
Számlaadat tár - számla adatbázis

Számlaadat ellenőrzés:

Számlaadatok összevetése:
- papír alapú számlák vs. NAV XML
- elektronikus számlák vs. NAV XML
Eredet hitelességének vizsgálata (bankszámlaszám alapján)
Hiányzó adatok kiegészítése (pl. PO szám)
Szállítói törzsadatokkal való összevetés
Hibás számlák visszaküldése

Megrendeléssel, PO-val való összevetés

Számlaadatok összevetése a megrendelés (PO) adataival:
- PO szám ellenőrzés
- Mennyiségek
- Árak
- TIG / szállítólevél / stb.
Eltérés esetén jóváhagyás vagy visszaküldés

Automatikus előkönyvelés

“Machine learning” alapon működő öntanuló rendszer
Automatikus javaslatok könyvelési adatokra:
- költséghely
- kategória
- főkönyvi adatok
- adókód, adólevonási hányados
Számítási logikák hozzáadása: fizetési határidő, teljesítési határidő, átváltási árfolyam dátuma, stb.

Számla jóváhagyási folyamat:

Sztenderdizált, egyszerű...
...vagy egyedi, komplex jóváhagyási folyamatok
Automatikus elágazási pontok pl.
- szállítók alapján
- számla összege alapján
Követhető státuszok
Emlékeztetők
Vezetői dashboard

A Book your XML megoldásunkat modulárisan építettük fel annak érdekében, hogy rugalmasan legyen képes igazodni valamennyi ügyfelünk jelenlegi számlafeldolgozási folyamatához, illetve a már bevezetett/használt rendszerekhez.

Mivel az egyes Book your XML modulok önállóan is hozzáillesztehtőek a jelenlegi folyamat egyes lépéseihez, az arra használt meglévő szoftverekhez, de akár egyben, az összes modul egyszeri bevezetésével is meg tudja valósítani a számlafeldolgozás end-to-end feladatát.

A PwC Book your XML megoldás moduljai és funkciói:

Automatizált adatkinyerés & számlatár modul
- A szállítói számlák adatainak digitális formában történő kinyerése papír alapú-, és elektronikus számlákról, illetve a NAV Online Számla rendszeréből.
Számlaadat-ellenőrző modul
- A különböző forrásból - NAV Online Számla, OCR, e-számlák, kézi rögzítés, stb.- érkező számlaadatok összehasonlítása, és az eltérések, hibák kiszűrése, kezelése.
Megrendeléssel való összevetés
- Az előzetes megrendelési (PO) adatok, és a számlán szereplő fej-, és tételadatok összevetése, a különbségek kiemelése, kezelése.
Automatikus előkönyvelés modul
- Mesterséges intelligenciával támogatott öntanulás alapján javaslattétel a megfelelő könyvelési információk hozzáadására, ezek ellenőrzése, jóváhagyása.

Számlajóváhagyási modul
- Egyszerű (2-3 lépéses, előre definiált), vagy bonyolultabb, szerteágazó, kivételeket is kezelő, automatizált lépéseket tartalmazó kiegészítő modul, amely teljes támogatást tud nyújtani a számlajóváhagyási igényekre.
Egyéb, moduloktól független funkciók
- Elektronikus számlázás megvalósítását támogató funkciók, amelyek segítségével kialakítható a NAV XML,vagy más formátumú elektronikus számlák törvényi szabályozásnak megfelelő fogadása, és archiválás.
- A rendszer automatikusan minden NAV XML-ből, az emberi szem számára olvasható, egységes PDF számlaképet hoz létre, majd - igény esetén - ezt továbbítja az XML fájl mellett az ügyfelünk által megadott rendszer (pl. jóváhagyó rendszer) irányába.