Електронний документообіг: час для змін настав

Ваш бізнес зіткнувся з проблемами організації робочого процесу і документообігу під час пандемії? Або ви хотіли би спростити документообіг і зменшити витрати часу? Рекомендуємо розглянути можливість переходу на електронний документообіг (ЕДО) та використання цифрового підпису.

ЕДО - це сукупність процесів та інструментів створення, обробки та обміну документацією (електронними документами), які дозволяють суттєво спростити та оптимізувати рутинні робочі процеси всередині будь-якої компанії. 

Ви можете оцінити їхні очевидні переваги як під час роботи у дистанційному форматі, так і в звичайному офісному режимі.

Важливі моменти щодо впровадження ЕДО:

1. Наразі використання електронної форми документів прямо дозволяється законодавством України. Електронні документи визнаються державними органами як валідні і приймаються як докази судами.

2. Вже зараз податкові органи мають право вимагати надання документів під час перевірки у електронній формі від великих платників податків.

3. Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ, якщо він містить обов'язкові реквізити, встановлені для аналогічного паперового документа, тому при його формуванні були дотримані обов'язкові умови, визначені чинним законодавством.

4. Головною умовою чинності електронного документа є електронний підпис, накладанням якого завершується створення електронного документа.

5. Процедура впровадження ЕДО на сьогоднішній день законодавством України не визначена. З метою успішної імплементації ЕДО компаніям рекомендується здійснити певні кроки, про які ми готові розповісти.

6. Наразі перехід на ЕДО можливий лише з тими контрагентами, які є резидентами України та використовують або готові використовувати електронні підписи, видані сертифікованими в Україні надавачами електронних довірчих послуг. Ми слідкуємо за розвитком ситуації щодо цього питання.

Уявіть, що завдяки впровадженню ЕДО процес підписання договору триває 30 секунд, обмін документами здійснюється миттєво, а офіс більше не переповнений стосами рахунків та актів виконаних робіт, тому що все доступно онлайн у будь-який час та у будь-якому місці. Мабуть, ви вже неодноразово замислювалися про такі можливості, правда?

Експерти PwC в Україні готові допомогти з консультуванням не тільки щодо юридичних та податкових аспектів впровадження ЕДО, але й щодо технічних питань, а саме: із впровадженням сучасних цифрових рішень, проведенням аналізу готовності ІТ рішень компанії до відповідних змін та варіантів впровадження нових систем чи адаптації уже наявних, можливості інтеграції обраного рішення з обліковими системами компанії, з урахуванням найкращих світових практик та особливостей наявної IT-інфраструктури компанії. 

Ми також підкажемо, які процеси та документи буде безпечно та доцільно перевести в онлайн-режим саме вашій компанії, і у який спосіб та з використанням яких цифрових рішень це буде найбільш ефективно.

Ми маємо успішний досвід консультування щодо всіх юридичних, податкових та технічних аспектів впровадження електронного документообігу, і з радістю поділимося нашою експертизою та досвідом із вами і відповімо на ваші запитання. Серед наших клієнтів, які вже розпочали цей процес, великі українські та міжнародні компанії, які, зокрема, ведуть бізнес у сферах FMCG та IT.

Звертайтеся!