Gondolt mindenre a COVID-19 járvány kapcsán?

Checklist a főbb teendőkről:

Válságkezelés

Hozzon létre válságkezelési munkacsoportot, amely gyors döntéseket képes hozni
Létesítsen azonnal minden munkavállalót közvetlenül elérő kommunikációs csatornát
Tekintse át a meglévő irányelveket, eljárásokat és reagálási terveket
Határozza meg a kritikus pontokat vagy súlyossági szinteket, amelyek esetén a megfelelő szervezeti tervek hatályba lépnek
Azonosítsa az érintett kritikus üzleti funkciókat és készítsen helyreállítási tervet
Határozza meg és értékelje a szervezet kitettségi szintjét és léptesse életbe a megfelelő reagálási terveket (pl. kritikus beszerzések, tevékenységek magas kockázatú országokban/országokkal)
Definiáljon pontos eszkalációs láncot, egyszerű szabályokkal, egyértlemű jelentési útvonalakkal, melyek fenttartása, és rendelkezésre állása biztosítható.
Győződjön meg róla, hogy minden releváns információ egy helyen és áttekinthetően rendszerezve legyen elérhető a megalapozott és konzisztens döntések érdekében.
Agilis és gyorsreagálású kommunikációra van szükség, amely magában foglalja a közösségi média kezelését is
Gondoljon a válság utáni időkre is! Határozza meg, hogy a válság időszakát milyen képességek fejlesztésére szeretné használni és gyűjtse a kialakuló jó gyakorlatokat!

Technológia, adat, telekommunikáció

Győződjön meg arról, hogy az informatikai vezető a válságkezelő munkacsoport szerves része
Prioritásként kezelje a stabil informatikai infrastruktúra rendelkezésre állását, amely támogatja a biztonságos távoli munkavégzést és a felmerülő potenciális igényeket (például sokszereplős konferencia-beszélgetések / videokonferenciák)
Hozzon létre protokollokat és költségterveket a munkavégzés helyszínén kívül felmerülő hardver és a szoftver igények teljesítésére
Biztosítsa az érintettek előírásainak megfelelően az üzleti problémák és a teljesítménymutatók láthatóságát (pl. kormányzati jelentéstételi követelmények)
Fontolja meg az alternatív, technológiával támogatott megoldások használatát az üzleti folytonosság támogatása érdekében, különös tekintettel az offline tevékenységet folytató vállalatokra, mint a kiskereskedelem és a fogyasztóipar szereplői
Bizonyosodjon meg róla, hogy a hirtelen bevezetett kerülő vagy alternatív megoldások nem rontják-e a biztonság egyéb szempontjait, mint az adatok hitelessége, bizalmassága vagy éppen megfelelő rendelkezésre állása.

Munkatársak

Jelöljön ki kapcsolattartót vagy felelős személyt az alkalmazottak kérdéseinek megválaszolására
Vizsgálja meg, hogy mely intézkedésekkel lehet a munkatársak etikus viselkedését fenntartani vagy javítani
Kerüljenek önkéntes karanténba, azok az alkalmazottak, akik magas kockázatú országokban jártak vagy kapcsolatba léptek olyanokkal, akik ilyen országokban jártak, vagy tüneteket mutatnak
Dolgozzon ki kontakt kutatási eljárásokat, hogy azonosíthatóak legyenek azok az emberek, akik kapcsolatba kerültek vélhetően fertőzött vagy fertőzött alkalmazottakkal
Ellenőrizze az alkalmazottak biztosítási fedezetét COVID-19-cel kapcsolatos megbetegedések esetére
Hívja fel az alkalmazottak figyelmét a COVID-19 veszélyeire, adjon tájékoztatást a vírusról
Készítsen belső kommunikációs tervet a COVID-19-re vonatkozóan a félelem és a pánik kezelésére (pl. hogy mit, mikor és hogyan kell kommunikálni a munkatársak felé)
Vegye figyelembe a külföldi munkavállalókra vonatkozó speciális szabályokat

Alternatív munkarend

Fontolja meg a megosztott működést (hely vagy műszak tekintetében) és mozgósítsa tartalék telephelyeit a megosztott dolgozók befogadására, hogy a dolgozók kisebb létszámmal, megosztott módon dolgozhassanak
Engedélyezze az otthoni munkavégzést, lássa el az alkalmazottakat az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközökkel (pl. laptopok, VPN-hozzáférés)
Határozottan javasolja alkalmazottainak, hogy korlátozzák a személyes találkozókat az ügyfelekkel és a beszállítókkal, használják ehelyett a távoli kommunikációs eszközöket
Gondoskodjon róla, hogy munkavállalói jól ismerjék és kezeljék a távoli munkavégzéssel járó kockázatokat, felismerjék az átverési kísérleteket
Biztosítsa, hogy az adatok biztonsága a távoli munkavégzés során továbbra is fennálljon (végpont védelem, hozzáférés kezelés)
Mérlegelje esetleges további ellenőrzési lépések bevezetését olyan folyamatokba, ahol korábban a személyes kapcsolaton vagy jelenléten alapuló bizalom játszott szerepet

Pénzügyek, likviditás, biztosítás

Tekintse át üzleti tervét és frissítse főbb teljesítménymutatóit, melyek ezáltal reális alapot nyújtanak a szükséges intézkedések kritikus értékeléséhez
Nézze át aktuális cash flow helyzetét és pontosan, rendszeresen (naponta) jelezze előre a készpénzmennyiséget, így mérsékelve a csökkenő értékesítések okozta, valamint a személyek és áruk mozgásának korlátozásából fakadó várható hiányokat. Készítsen átfogó cash flow tervet 2020.06.30-ig
Vegye figyelembe az ellátási láncban bekövetkező változások működő tőkére gyakorolt hatását
Kritikusan értékelje adófizetési kötelezettségeket a cash flow terv függvényében, és amennyiben szükséges alkalmazza az adóelőleg csökkentésre, vagy fizetési könnyítésre vonatkozó lehetőségeket, mérlegelve ennek hosszú távú cash flow hatását
Proaktívan tárgyaljon a hitelezőkkel és más érintettekkel, elkerülve ezáltal a meglepetéseket illetve lehetővé téve a fizetések átütemezését vagy alternatív finanszírozási források bevonását
Kezelje prioritásként a biztosítási szerződések felülvizsgálatát, mérje fel az üzletmenet megszakítása esetén érvényes lehetséges visszatérítéseket, valamint tisztázza a biztosítási fedezetet, amint a helyzet kialakul
Mérlegelje, hogy üzlete jogosult-e pénzügyi támogatásra a kormány által nemrégiben bejelentett gazdaságélénkítő csomag részeként
Becsülje fel az üzleti terjeszkedés vagy konszolidáció lehetséges késedelmének, valamint a következő körös finanszírozás hatásait

Érintettek

Folytasson aktív párbeszédet a beszállítókkal és a fogyasztókkal a szolgáltatás nyújtásával kapcsolatban fellépő lehetséges elakadásokról, kihívásokról
Tájékoztassa a részvényeseket/befektetőket, beszállítókat és fogyasztókat a koronavírus okozta félelem kezelése, valamint az érintettek bizalmának fenntartása érdekében kidolgozott választervről és tevékenységekről
Működjön együtt a helyi hatóságokkal vagy szervekkel, koordinált választervek és készültségi tervek kidolgozása érdekében

Ellátási lánc

Azonosítsa be kritikus első és második szintű beszállítóit (különösen az egyetlen beszállítót használók esetében), és ellenőrizze, hogy rendelkeznek-e székhellyel magas kockázatú országban, valamint győződjön meg a kritikus beszállítók készen állásáról
Határozza meg a jelenlegi készletmennyiséget és készítsen készenléti tervet készlethiány esetére
Azonosítson be tartalék vagy alternatív szállítókat, ha az elsődleges szállítója nem áll rendelkezésre
Ellenőrizze, hogy a szerződéses feltételek nem sérülnek-e a szolgáltatási szintű megállapodások (SLA) esetén és mérje fel az egyéb üzleti vállalkozásra gyakorolt hatásokat
Tekintse át a biztosítási feltételeket annak érdekében, hogy fedezetet biztosítanak-e a szállítói késedelmekkel kapcsolatos esetekben

Létesítmény-üzemeltetés

Rendszeresen fertőtlenítse a közös használatú tereket (pl. lift nyomógombok, ajtókilincsek)
Biztosítson a fertőzés elleni védekezést szolgáló eszközöket, úgymint kézmosó/ kézfertőtlenítő és arcmaszkok
Figyelje és kövesse nyomon a létesítménybe látogatókat (pl. testhőmérséklet-mérés, jártak-e külföldön)
Legyen kész reagálási terv a munkatársak evakuálására és a fertőzött terület fertőtlenítésére megerősített koronavírus fertőzés esetére