2021. január 4-től a NAV Online Számla rendszer felé történő számlaadatszolgáltatási-kötelezettség már kiterjed szinte az összes olyan számlára, amely a magyar számlázási szabályok hatálya alá tartozik. Vagyis az Európai Unióban letelepedett adóalanyok, harmadik országbeli adóalanyok és nem adóalanyok (pl. magánszemélyek) részére kiállított számlák adatait is jelenteni kell az adóhatóság felé.
Tapasztalataink alapján az adóhatóság általánosan alkalmazott gyakorlata, hogy három különböző adatforrást – az eleve rendelkezésre álló Online Számla rendszer felé jelentett számlák adatait, a beküldött áfabevallásokban feltüntetett adatokat, valamint a társaságoktól bekért adatexport fájlban szereplő adatokat vizsgálja a különbségek feltárása céljából. Ennek a vizsgálatnak az eredménye lehet a kiindulópontja bármilyen későbbi, részletesebb NAV-ellenőrzésnek is.
Ezen felül NAV Online Számla rendszerében lévő adatok adják az alapját az előkészítés alatt lévő e-áfa rendszerének, azaz a kiajánlott áfabevallás szempontjából is kulcsfontosságú lesz a riportált adatok helyessége.
A fentiek miatt az adóhatóság részére jelentett adatok és a vállalatok számlázóprogramjában, vállalatirányítási rendszerében tárolt, vagy abból kinyert adatok konzisztenciájának ellenőrzése különösen fontos az online adatszolgáltatási rendszeren keresztül közölt adatok általános minőségének biztosításához.
A megfelelő ellenőrzés azért is szükséges, mert a számlaadatok online jelentéséhez használt informatikai megoldások nem végeznek, nem végezhetnek előzetes ellenőrzést az adatok helyességére vonatkozóan. Mielőtt az adatokat elküldenék az adóhatósághoz, bármely ilyen megszakítás sértené az online adatszolgáltatást érintő, azt a kulcsfontosságú (jogszabályi) kötelezettséget, hogy az adatokat haladéktalanul, automatikusan és emberi beavatkozás nélkül kell jelenteni.
A rekonsziliációs szolgáltatás segít felkészülni az adóellenőrzésekre
Az adóellenőrzések módszerei alapján a szolgáltatásunk keretében egy kifejezetten erre a célra fejleszett alkalmazást biztosítunk az ügyfeleink részére. Ez lehetővé teszi az online jelentett számlák, valamint a vállalatirányítási rendszerben, az adatexport fájlban, illetve az áfabevallásokban szerepeltetett kimenő, és bejővő számlák adatainak összehasonlítását, és az esetleges hibák feltárását.
- Reconsolution OUT - Kimenő számla rekonsziliációja
- Reconsolution IN - Bejövő számla rekonsziliációja
- Reconsolution FULL – Kimenő és bejövő számla rekonsziliációja
Reconsolution OUT - Kimenő számla rekonsziliációja
A kimenő számlák ellenőrzésére fejlesztett rekonsziliációs eszközünk képes az online jelentett számlaadatok, és vállalatirányítási rendszer adatbázisában lévő adatok, valamint opcionálisan az adatexport fájban szereplő számlaadatok automatizált, átfogó ellenőrzésére. Az eszköz összehasonlítja a vállalatirányítási rendszerben lévő kimenő tranzakciók adatait, és esetlegesen az adatexport fájl tartalmát a NAV Online Számla rendszer felé jelentett adatokkal, és képes kimutatni a hiányzó számlákat vagy a hibásan szereplő adatokat.
A megoldás működési elve, hogy egy előre meghatározott csv, vagy xls formátumú adatbetöltéssel, vagy API-kapcsolat révén közvetlenül átveszi a vállalatirányítási rendszerből kinyert kimenő számlák feladatait és opcionálisan az adatexport fájlt. Ezt követően a megoldás letölti a NAV Online Számla rendszeréből a számlákhoz tartozó NAV XML riportokat, és összehasonlítja azokat a vállalatirányítási rendszerből kapott adatokkal.
Az összehasonlítást a kezelőfelületen, illetve egy xlsx riport formájában adja vissza, kiemelve az esetleges számlaadat eltéréseket, és/vagy hiányzó elemeket.
Reconsolution IN - Bejövő számla rekonsziliációja
A bejövő számla rekonsziliációs eszközünk a beszállítók, vagy egyéb partnerek által jelentett számlaadatokat hasonlítja össze a társaság vállalatirányítási rendszerében lévő szállítói számlák adataival, illetve adott esetben a áfabevallásában feltüntetni tervezett bejövő számla adatokkal.
A megoldásba egy előre meghatározott csv, vagy xls formátumban való feltöltéssel, vagy API-kapcsolat révén, közvetlen átadással kerülnek be a vállalatirányítási rendszerből exportált bejövő számlák adatai. Ezt követően a megoldás letölti a NAV Online Számla rendszeréből a számlákhoz tartozó, a szállítók által jelentett NAV XML riportokat, és összehasonlítja azokat az ERP-ből kapott adatokkal.
Az összehasonlítást a kezelőfelületen, illetve egy xlsx riport formájában adja vissza, kiemelve az esetleges számlaadat eltéréseket, és/vagy hiányzó elemeke.
Reconsolution FULL – Kimenő és bejövő számla rekonsziliációja
Teljes körű rekonsziliációs megoldásunk a kimenő és a bejövő rekonsziliációs szolgáltatás ötvözésével komplex, és átfogó lehetőséget nyújt a társaságoknak számlázási folyamataik átláthatóvá, konzisztensé és teljes mértékben szabályszerűvé tételéhez.
