Gyakorlati tanácsok a NAV XML e-számlázásra való áttéréshez

Közel egy év telt el azóta, hogy elindult a NAV Online Számla 3.0 rendszere, és így az adózóknak az új 3.0 xsd séma alapján kell jelenteniük számláikat. Mivel a riportált XML fájl az új rendszerben e-számláként is alkalmazható, egyre több vállalkozás tér át e megoldásra B2B relációban, hiszen ezáltal úgy számlázhatnak, hogy egyúttal a riportálásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségüknek is eleget tesznek. Az adóhatóság nagyban megkönnyíti azon adózók dolgát, akik e-számlázást szeretnének alkalmazni, hiszen csak annyi a feladatuk, hogy az adatszolgáltatás során jelezzék a számla formátumát, azaz, hogy elektronikus számláról van szó, jelöljék, hogy az adatszolgáltatás egyben e-számlának is minősül, valamint el kell látniuk a megfelelő hash-kódokkal.

A NAV XML alapú e-számlázás alkalmazására vonatkozó legfontosabb jogszabályi követelmény – a számlázásra vonatkozó általános szabályokon és a megőrzésre vonatkozó szabályokon túl – a számlabefogadó beleegyezése. Ennek kapcsán azonban további tartalmi vagy formai feltételeket a jogszabályok nem határoznak meg. Összhangban az adóhatóság álláspontjával, a PwC szakértői csapatának véleménye szerint is célszerű azonban a feleknek az XML e-számlák alkalmazásáról írásbeli megállapodást kötniük, amelyben rögzítenek minden olyan feltételt, amit az üzleti együttműködésük alapján lényegesnek tartanak.

Célszerű továbbá abban is megállapodni, hogy a számla mikor tekinthető befogadottnak és hogyan lehet azt visszautasítani. Amennyiben ugyanis a társaság partnere üzleti szempontból helytelenül, azaz nem a megállapodásnak megfelelően állította ki a számlát, annak technikai érvénytelenítésére sem a jogszabályok, sem az Online Számla rendszer működése nem biztosít lehetőséget. Ebben az esetben a társaságnak – például szintén a megállapodásban meghatározott módon, vagy annak hiányában más úton – jeleznie kell partnere felé, hogy visszautasítja a számlát, és ezt követően a partnerének – sztornó számla kiállítása után – új NAV XML e-számlát kell kiállítania.

A társaságok közötti NAV XML alapú e-számlázásról, illetve annak részleteiről való megállapodás megkötése tehát a visszakövethetőség érdekében is javasolt, hiszen számos olyan kérdés merülhet fel, amelyek előzetes és írásbeli tisztázása nagyban megkönnyítheti az új számlázási forma hatékony alkalmazását.

Amennyiben vállalata a közeljövőben NAV XML alapú vagy más formátumú e-számlázásra tervez átállni, vagy a témával kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, akár a tanácsadás, akár a konkrét technológiai megvalósítás szempontjából, forduljon hozzánk bizalommal.

Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, kérjük, vegye fel a kapcsolatot kollégánkkal.