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Si lideras el área de compras, seguramente enfrentas una presión creciente: entregar al negocio los bienes y servicios que necesita, en el momento y lugar adecuados, con mayor eficiencia y a menor costo. Todo esto ocurre en un entorno cada vez más volátil, acelerado y expuesto a riesgos. Al mismo tiempo, compras ya no puede limitarse a ejecutar procesos: hoy tiene la oportunidad de convertirse en un socio estratégico que asesora al negocio, impulsa la innovación y contribuye al crecimiento.
Los agentes de IA pueden ayudar desde ahora. Al automatizar tareas manuales y generar análisis más rápidos y precisos, permiten reducir costos y riesgos tanto en compras como en toda la organización. Además, pueden convertir al área en un motor más fuerte de eficiencia, crecimiento e innovación. Bien implementados, pueden generar valor en cada etapa de la transformación.
Esto es lo que necesitas saber.
Dónde y cómo los agentes de IA generan valor rápidamente en el área de compras
El área de compras es un espacio ideal para que los agentes de IA generen valor rápidamente. La razón es simple: esta área suele contar con los datos que la IA necesita y con muchas tareas en las que esta tecnología puede aportar eficiencia, análisis y consistencia.
Datos no estructurados que la IA puede convertir en análisis útiles, actualizados y de alto valor.
Trabajo repetitivo basado en conocimiento que la IA puede ejecutar, mientras las personas revisan y validan los resultados.
Colaboración continua, tanto interna como externa, que la IA puede volver más fluida y sencilla.
Una base digital de compra integral, desde el abastecimiento hasta el pago, que permite que la IA empiece a operar con mayor rapidez.
De acuerdo con nuestra experiencia con clientes y con modelos rigurosos de procesos de compras, los agentes de IA podrían transformar muy pronto al menos el 75 % de las actividades del área. Muchas de ellas podrían pasar a ser impulsadas por agentes: la IA asumiría gran parte de la ejecución, mientras las personas se enfocarían en la toma de decisiones, la gestión de relaciones, la supervisión y la estrategia. En otros casos, personas y agentes trabajarían juntos en un modelo híbrido. Solo unas pocas tareas permanecerían completamente en manos humanas sin asistencia.
Esto podría traducirse en un aumento de productividad de al menos 30 %, e incluso de hasta 70 % en tareas lideradas por agentes. El impacto no sería solo una reducción de costos. Los agentes de IA también pueden acelerar la generación de hallazgos clave, liberar capacidad estratégica y ayudar a reducir la base de costos de la compañía, fortalecer la resiliencia e impulsar la innovación.
También permiten pasar de una estrategia de categorías revisada una vez al año a una estrategia viva, ágil y actualizada de forma permanente, basada en datos integrados y en investigación automatizada casi en tiempo real. Para lograrlo, primero será necesario repensar cómo operan los principales flujos de trabajo.
Cómo repensar el área de compras: recepción y gestión de solicitudes
En los procesos de recepción y gestión de solicitudes suele ocurrir lo mismo: los datos y procesos están dispersos en distintos sistemas, cada uno con reglas diferentes. A veces, ni siquiera es claro cuáles son esas reglas. Además, gran parte del trabajo sigue siendo manual y repetitivo. Los agentes de IA pueden automatizar parcialmente cerca del 80 % de estas tareas y, al mismo tiempo, aportar mayor consistencia entre sistemas. Por ejemplo, pueden:
Convertir la solicitud de un usuario del negocio en un requerimiento estructurado y evaluarlo frente a las políticas de compras y los niveles de aprobación.
Dirigir la solicitud al canal de compra adecuado y asignar un responsable de compras cuando sea necesario, según la categoría, el valor, la urgencia y la complejidad.
Revisar la lista de proveedores preferidos y el maestro de proveedores para reutilizar proveedores aprobados siempre que sea posible.
Consultar contratos existentes y catálogos de servicios para reutilizar acuerdos vigentes o activar un nuevo contrato cuando corresponda.
Verificar inventarios y alcances de servicio para evitar compras duplicadas o innecesarias.
Recopilar información de distintos sistemas para completar requisiciones y solicitudes de contrato, hacer seguimiento al estado de proveedores, ejecutar revisiones de riesgo e identificar información faltante o relevante para los interesados.
Monitorear y reportar el avance del proceso, así como notificar a responsables y aprobadores cuando una actividad se detenga.
En este flujo, los agentes aplican la política de compras para guiar a las personas a través de un proceso más claro y conforme. Muchas tareas operativas quedan invisibles para el usuario, pero las personas siguen teniendo el control: revisan y aprueban los resultados de la IA y toman las decisiones de mayor valor o riesgo.
Con hasta cuatro quintas partes de las tareas anteriores automatizadas, el trabajo puede completarse con mayor rapidez, mejor calidad y más capacidad disponible para actividades estratégicas.
Repensar el área de compras: abastecimiento estratégico
¿Demasiadas tareas repetitivas, poca información confiable y poco tiempo para pensar estratégicamente? Si el abastecimiento enfrenta estos retos, los agentes de IA pueden marcar la diferencia. Una herramienta de recepción de solicitudes puede procesar automáticamente la solicitud del usuario del negocio y activar agentes especializados de abastecimiento para apoyar el proceso.
Recopilar información sobre gasto histórico, referencias de precios y desempeño de proveedores.
Identificar factores que afectan el costo y los tiempos de entrega dentro de las especificaciones.
Evaluar riesgos de concentración en proveedores o mercados.
Analizar el mercado para identificar tendencias de precios y posibles nuevos proveedores.
Generar investigaciones y análisis de escenarios sobre proveedores específicos.
Preparar y distribuir solicitudes de información, propuestas o cotizaciones, así como recopilar las respuestas de los proveedores.
Ofrecer recomendaciones basadas en datos para definir estrategias de negociación.
Notificar decisiones a los interesados y almacenar la información para análisis futuros.
En conjunto, estos agentes pueden liderar hasta el 25 % de las actividades actuales y apoyar a las personas en otro 70 %. Este nivel de asistencia puede reducir los tiempos del ciclo de abastecimiento en 50 % o más, dando a los equipos el tiempo y la información que necesitan para construir hojas de ruta de creación de valor y tomar mejores decisiones estratégicas. Por ejemplo, pueden definir prioridades, evaluar compensaciones, decidir cuántas fuentes de suministro se requieren o determinar si una compra debe ser puntual o parte de una relación de largo plazo. El resultado puede ser una reducción de costos para el área y contratos más sólidos, menos riesgosos y más eficientes para la compañía.
Repensar el área de compras: gestión del ciclo de vida de contratos y renovaciones
La gestión del ciclo de vida de contratos ofrece grandes oportunidades para automatizar procesos y generar valor estratégico con agentes de IA. Las soluciones empresariales en este campo son cada vez más maduras y ya pueden aportar beneficios en el corto plazo. Por ejemplo, los agentes de contratación pueden:
Notificar al responsable del contrato y al usuario del negocio cuando un contrato está próximo a vencer.
Evaluar la criticidad del proveedor, negociaciones previas, cambios en alcance o plazo y datos de múltiples sistemas para priorizar las renovaciones.
Identificar términos desactualizados para que el responsable del contrato los revise.
Facilitar interacciones rápidas, trazables y ordenadas con los proveedores.
Analizar información sobre criticidad y desempeño del proveedor, estrategia de categoría y contexto geopolítico para apoyar la redacción y negociación de contratos con cláusulas de riesgo más equilibradas.
Revisar los cambios propuestos por proveedores y sugerir lenguaje alternativo, así como estrategias de negociación basadas en datos.
Almacenar nuevos contratos y extraer información clave para análisis posteriores.
Monitorear de forma continua el desempeño de proveedores, el cumplimiento contractual, las tendencias de gasto y los indicadores de riesgo, y recomendar acciones correctivas cuando sea necesario.
Esta combinación de actividades automatizadas y mejoradas con IA puede acelerar los ciclos de contratación, reducir contratos no conformes, fortalecer las cláusulas de riesgo y mejorar el seguimiento de los términos acordados. Además, al liberar tiempo y entregar mejor información, la IA permite que los responsables de contratos colaboren más estratégicamente con los proveedores y construyan relaciones que generen valor para ambas partes. Ese impacto puede contribuir directamente al crecimiento y la rentabilidad de la compañía.
Reinvertir la nueva capacidad: el área de compras como motor de estrategia e innovación
A medida que los agentes de IA automatizan gran parte del trabajo operativo en compras, los equipos pueden contar con más tiempo e información para crear valor. Hay cuatro áreas con especial potencial:
Cómo empezar: seis acciones que puedes tomar hoy
El valor transformador de los agentes de IA depende de un nuevo modelo operativo para el área de compras. Sin embargo, no es necesario hacerlo todo de una vez: puedes avanzar por etapas y generar valor en cada paso.
- Identifica dónde puedes iniciar la creación de valor
- Actualiza tu tecnología con una visión estratégica
- Fortalece el compromiso y genera entusiasmo
- Implementa un nuevo modelo operativo
- Haz de la confianza un diferenciador
- Sigue mejorando y escalando
Identifica dónde puedes iniciar la creación de valor
Para lograr una victoria rápida y significativa que financie los siguientes pasos, elige los primeros flujos de trabajo considerando dos factores: la capacidad de la IA para cerrar brechas de alto valor que otras tecnologías no resuelven y la calidad de los datos disponibles. El camino al valor será más corto si los datos ya son confiables, cumplen con las normas y cuentan con una base de conocimiento clara, aunque la IA también puede ayudar a mejorar la calidad de esos datos.
Actualiza tu tecnología con una visión estratégica
Aunque ya cuentes con sistemas de compra integral digitalizados, desde el abastecimiento hasta el pago, la IA probablemente requerirá una arquitectura digital más sólida: modelos de datos maestros armonizados, canales de información escalables e interoperabilidad entre sistemas. Con un enfoque gradual y estratégico, puedes modernizar la tecnología paso a paso, usando la propia IA para acelerar el proceso y controlar costos.
Fortalece el compromiso y genera entusiasmo
Como ocurre con otras tecnologías transformadoras, la IA funciona mejor cuando las personas entienden su valor y se sienten motivadas a usarla. Esta tecnología puede eliminar tareas rutinarias, abrir espacio para trabajo más creativo y estratégico, y mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Para lograr adopción, es clave ofrecer incentivos, acompañamiento y seguridad psicológica.
Implementa un nuevo modelo operativo
Cuando los primeros proyectos ya estén generando valor y tu equipo esté comprometido, será momento de rediseñar roles, responsabilidades, flujos de trabajo y rutas de capacitación. Las personas deberán depender menos del ensayo y error, y más de simulaciones y datos. Al tener menos tareas repetitivas, podrán enfocarse en el pensamiento creativo y estratégico.
Haz de la confianza un diferenciador
Además de la supervisión humana que debe estar presente en cada flujo de trabajo con agentes, necesitarás un marco sólido de IA responsable. Este marco debe ayudar a gestionar riesgos y, al mismo tiempo, acelerar la creación de valor al fortalecer la confianza de los grupos de interés y reducir la necesidad de pausas costosas o reprocesos.
Sigue mejorando y escalando
Con casos de éxito, indicadores específicos de IA y las herramientas que los propios agentes de IA pueden ofrecer, mide el valor que estás creando e identifica oportunidades para hacerlo mejor. Como la arquitectura que impulsa a los agentes puede reutilizarse, puedes escalar con rapidez y de forma costo-eficiente.
Los agentes de IA pueden ayudarte a responder a las principales prioridades del director ejecutivo
A medida que los agentes de IA te ayudan a reducir costos, apoyar mejor al negocio e impulsar la innovación empresarial, también pueden ayudarte a responder a una de las principales prioridades de tu director ejecutivo: la reinvención. En la 29ª Encuesta Global de Presidentes de PwC, el 42 % de los directores ejecutivos afirma haber ingresado a nuevos sectores en los últimos cinco años. En los últimos doce meses, el 30 % reporta nuevos ingresos provenientes de la IA y el 66 % señala preocupaciones relacionadas con la confianza de los grupos de interés en al menos un área de las operaciones del negocio.
Nuevos sectores, nuevas tecnologías y nuevos riesgos exigen un nuevo rol para el área de compras: uno con abastecimiento y gestión de riesgos más ágiles, mayor transparencia y más hallazgos clave para orientar al negocio. Los agentes de IA pueden ofrecer eso y mucho más. Es momento de empezar hoy.
Este artículo se basa en el artículo original “How AI agents are transforming procurement: What CPOs should know”, elaborado por PwC US. La traducción y adaptación fueron realizadas por PwC Colombia.
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