Situācijas apraksts
Ikmēneša perioda slēgšanas darbības uzņēmumā ierasti tiek veiktas līdz nākamā mēneša 20. datumam un atsevišķi labojumi iespējam arī pēc šī termiņa. Tas notiek tāpēc, ka datu ievadē un apstrādē ir iesaistīti cilvēki no dažādām nodaļām un grāmatvedības nodaļas darbiniekiem datu apstrādei ir jāiegulda ilgs manuāls darbs.
Ienākošie un izejošie rēķini parasti tiek apstiprināti ar atbildīgā departamenta vadītāja parakstu un vēlāk aiznesti uz grāmatvedības nodaļu. Manuālā datu un rēķinu apstrāde mēdz radīt problēmas gan finanšu datu precizitātei, gan laicīgumam. Tāpat dažādas atskaites tiek veidotas izmantojot datus no dažādām sistēmām un prasa šo datu manuālu koriģēšanu, formatēšanu un pārnešanu uz grāmatvedības sistēmu.
Lai identificētu iespējamos automatizācijas risinājumus, kas ļautu ātrāk iegūt precīzu informāciju par uzņēmuma finanšu rezultātiem un samazinātu informācijas manuālai apstrādei nepieciešamos resursus, mūsu klients vēlējās pārskatīt esošos grāmatvedības procesus uzņēmumā un nepieciešamības gadījumā tos modernizēt.
Mērķis
Izvērtēt uzņēmuma esošos grāmatvedības procesus, lai identificētu trūkumus un izveidotu plānu to efektivizēšanai un automatizācijai, ņemot vērā risinājumu salāgojamību ar esošo grāmatvedības programmu.
Uzdevumi
- Grāmatvedības procesu analīze un iespējamu uzlabojumu identificēšana
- Vienota datu ievades un apstrādes procesa izstrāde
- Procesu un aktivitāšu automatizācijas risinājumu ieviešana
- Perioda slēgšanas aktivitāšu efektivizācija
Mūsu risinājums
- Analizējot esošos grāmatvedības procesus un veicot intervijas ar iesaistījām pusēm, tika identificētas aktivitātes, kurās iesaistīts manuāls darbs vai tās pārklājas. Tika pārskatīti dati, kas nepieciešami aktivitāšu veikšanā un perioda slēgšanā veicamo uzdevumu grafiks.
- Veicot analīzi tika noteiktas aktivitātes, kuru ieviešana sniegt būtiskākos ieguvumus uzņēmumam, novērtējot tos salīdzinājumā ar nepieciešamajiem resursiem to ieviešanā.
- Tika izstrādāts vienots datu ievades un apstrādes modelis, ko tālāk iespējams izmantot aktivitāšu automatizācijā.
- Tika izstrādāti automatizēti risinājumi darbībām, kuru apstrādei līdz šim tika patērēts visvairāk manuālu darbibu, piemēram debitoru un kreditoru moduļa slēgšanas darbības, grupas uzņēmumu atlikumu un darījumu salīdzināšana, rēķinu apstrādes un apstiprināšanas plūsmas automatizācija.
- Perioda slēgšanas grafika optimizācija un finanšu rezultātu vizualizācijas rīku pilnveide.
Rezultāts
Projekta uzdevums bija efektivizēt grāmatvedības procesus uzņēmumā, lai padarītu ātrāk pieejamu precīzu finanšu informāciju, ietaupītu uzņēmuma resursus perioda slēgšanas procedūrās un atvieglotu aktuālajā informācijā balstītu finanšu lēmumu pieņemšanu. Procesu automatizācija novērš “cilvēcisko kļūdu” iespēju un ļauj novirzīt resursus attīstībai. Finanšu informācijas vizualizācijas rīki ir ērti izmantojami finanšu rezultātu analīzei un palīdz turpmāku lēmumu pieņemšanā.
Kontakti
Ieva Grabe
PwC kapitāla tirgus un grāmatvedības konsultāciju nodaļas vadītāja, PwC Latvia
Tel: +371 67094400
