Dynamiser l’entreprise par la transformation de la fonction fiscale

Introduction

Établie en Alberta, TransAlta Corp. a connu une croissance importante en devenant l’une des plus grandes entreprises d’électricité canadiennes, qui possède des actifs dans tout le pays ainsi qu’aux États-Unis et en Australie. Elle continue à prendre de l’expansion par voie de fusions et d’acquisitions au Canada et à l’étranger. Alors quand son service Fiscalité a voulu automatiser ses rapports financiers, l’entreprise avait besoin d’une solution souple qui pourrait suivre l’évolution de ses activités.

Défi

Avant sa transformation, le service Fiscalité utilisait principalement des feuilles de calcul, ce qui obligeait les employés à utiliser des processus manuels pour produire la charge d’impôt trimestrielle. Cette petite équipe passait beaucoup de temps à exécuter des tâches répétitives, comme couper-coller des données, et avait donc du mal à respecter ses échéances.

Les échéances des déclarations fiscales étant de plus en plus serrées, il fallait effectuer le travail plus vite et les risques d’erreurs étaient nombreux. Kris Galay a donc décidé de faire des changements quand il a pris la tête du service Fiscalité de TransAlta. Il voulait automatiser les activités de conformité fiscale pour que son équipe de comptables professionnels agréés chevronnés ait plus de temps à consacrer à l’analyse et à des projets à valeur ajoutée.

Approche

Kris a été aidé par le fait que TransAlta avait déjà instauré une culture de changement et d’innovation et qu’il existait un bureau responsable de la transformation pour tous les secteurs de l’entreprise. L’initiative Project Greenlight permet de recueillir des idées des employés sur le terrain, notamment leurs propositions pour gagner du temps et améliorer l’efficacité, de la conception jusqu’à l’exécution.

Soutenu par cette culture du changement qui provenait de la haute direction, Kris a décidé de s’adresser au bureau de la transformation pour automatiser certaines tâches en fiscalité. Il savait que PwC offrait une solution qui était compatible avec les logiciels existants de l’entreprise, ce qui signifiait que TransAlta n’aurait pas à acheter un nouveau programme ni une licence annuelle. La solution étant fondée sur Microsoft Excel, l’équipe Fiscalité pourrait l’adapter à ses besoins, plutôt que de faire appel à un consultant tiers chaque fois qu’elle voudrait apporter un changement. De plus, la plateforme de données fiscales de PwC avait l’avantage d’héberger toutes les données fiscales historiques dans une même base de données, ce qui allait permettre à TransAlta de produire des données analytiques utiles à partir d’un logiciel de visualisation présentant les tendances et les mouvements des soldes d’impôts au fil du temps.

Le succès de la transformation s’explique aussi par le fait que Kris a pu embaucher de nouveaux employés, notamment Lydia Giles, conseillère fiscale qui devait diriger le projet avec l’équipe PwC. Kris savait que sans l’adhésion de l’équipe, le projet de transformation ne pourrait pas réussir. En recrutant de nouveaux employés, il a pu convaincre l’équipe des avantages qu’elle aurait à se consacrer à des activités à valeur ajoutée. Il a aussi étudié la possibilité d’améliorer les processus, car il savait que la technologie à elle seule ne suffirait pas pour réaliser toute la transformation. Ainsi, pour tirer le maximum de la technologie et de l’automatisation, il fallait régler le problème du manque d’efficacité qui nuisait à l’équipe.

Impact

Comme les membres de l’équipe Fiscalité gagnent beaucoup de temps grâce à l’automatisation, ils peuvent respecter plus facilement les échéances serrées des déclarations. En cours de route, ils ont pu identifier d’autres possibilités de gain de temps. Par exemple, ils produisent au moins 60 déclarations de revenus canadiennes par an, ce qui nécessite beaucoup de tâches manuelles. Maintenant que certaines tâches sont automatisées, ils ont non seulement réussi à diminuer le nombre d’heures nécessaires à la production des déclarations, mais également à confier une partie des tâches aux débutants.

L’équipe dispose maintenant de plus de temps pour analyser les déclarations de revenus avant de les soumettre aux directeurs pour approbation, ce qui en améliore la qualité. Les employés peuvent effectuer les activités de conformité plus rapidement, leur laissant ainsi plus de temps pour effectuer des tâches à valeur ajoutée. Par ailleurs, le succès du projet de transformation a suscité l’intérêt d’autres secteurs de l’entreprise.

Les avantages de l’automatisation de la fonction fiscale vont bien au-delà de l’amélioration de l’efficacité et de la qualité que TransAlta a pu constater. Le plus important peut‑être est que l’équipe Fiscalité est ravie des changements. Selon Kris, non seulement cela permet d’améliorer le flux de travail, mais aussi de recruter et de retenir les employés, en leur offrant des tâches plus complexes et plus gratifiantes. Car même si la technologie est à la base de la transformation, ce sont les employés de TransAlta qui font sa réussite.

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