Un dossier unique pour chaque personne : Comment une bonne approche de transformation des systèmes d’information clinique peut améliorer les soins de santé pour tous

Les organismes de soin de santé du Canada ont investi massivement dans les systèmes d’information clinique (SIC) dans les dernières années afin de réaliser une vision : celle d’avoir un dossier médical unique pour chaque personne, facilement accessible dans l’ensemble du système. Ces investissements constitueront une fondation pour de multiples améliorations potentielles dans les années à venir. Ils sont surtout essentiels à la réalisation du Quintuple objectif en matière de soins de santé : améliorer la santé de la population, améliorer l’expérience des patients et celle des fournisseurs, réduire le coût des soins et favoriser l’équité en santé.

Cependant, si les avantages sont indéniables, l’implantation d’un SIC ne va pas sans défi, notamment de par les coûts, le risque de non-adhésion des utilisateurs et les perturbations dans l’organisation et la prestation des services. Mais il y a des solutions. Nous avons pu en explorer certaines dans le cadre de notre travail auprès de plusieurs organismes dans toute l’Amérique du Nord et également dans un échange avec deux directeurs des systèmes d’information du domaine de la santé qui mènent actuellement certains des projets de transformation les plus ambitieux au Canada. Voici quatre de ces solutions.

1. Assurer l’adhésion de tous 

L’implantation d’un SIC a moins à voir avec la technologie qu’avec le changement de méthode dans la prestation des services. Cela signifie qu’il faut obtenir l’adhésion du personnel clinique et aussi celle des patients. La tâche peut être ardue sans les éléments suivants :

• une gestion du changement à chacune des étapes;
• un appui concret de la direction et un alignement sur les objectifs stratégiques;
• une bonne collaboration entre les différentes parties prenantes qui doivent s’engager à travailler collectivement de la planification à la réalisation;
• une participation active des utilisateurs aux décisions importantes. 

2. Gérer les coûts et le financement

L'implantation d’un SIC est un projet considérable qui exige des ressources financières et humaines importantes. Certains organismes y consacrent des centaines de millions de dollars (le chiffre varie selon le nombre de sites et les fonctionnalités). Alors que la plupart reconnaissent l’économie de coûts induite par l’élimination de systèmes multiples et différents, le financement initial d’un SIC pleinement fonctionnel reste très élevé. Voici quelques solutions :

• Si vous êtes un centre hospitalier de petite ou moyenne taille, pensez au partenariat avec d’autres centres pour partager les frais d’implantation initiaux et les frais opérationnels récurrents par la suite. Certains organismes de l’Ontario l’on fait avec succès.
• Assurez-vous que le projet s’intègre bien dans le plan stratégique à long terme de l’organisme.
• Explorez les méthodes de financement moins traditionnelles. À titre d’exemple, l’un des organismes avec lesquels nous avons échangé a combiné le financement gouvernemental avec une part du budget opérationnel en mettant le programme en priorité et en retardant d’autres initiatives.

3. Offrir une bonne expérience au patient

L’expérience du patient est la clé du succès de l’implantation d’un SIC, particulièrement lorsque le système existant traite les gens comme de nouveaux patients chaque fois qu’ils y accèdent, ce qui arrive bien souvent. Il faut aussi s’assurer que la qualité des soins et la sécurité des patients sont au centre du projet de transformation. Voici quelques solutions :

• Créez un comité conseil composé de patients et de représentants de patients pour connaître leur point de vue, remettre le statu quo en question et les faire participer à la conception de la solution.
• Faites de l’expérience du patient, de sa sécurité et de la qualité des soins les moteurs de la transformation et des décisions.
• Pensez aux fonctionnalités libre-service qui permettent aux patients d’accéder à leurs données, de communiquer avec leurs médecins et de remplir les questionnaires et sondages pré- et post-opératoires.

4. Concrétiser les avantages

Les organismes de santé ont hâte de bénéficier des avantages de leur SIC, notamment une meilleure satisfaction des patients, moins d’erreurs grâce à l’utilisation des codes à barres pour administrer les médicaments et des gains de temps grâce aux outils de soutien à la prise de décisions. Malheureusement, la plupart pensent à ces avantages à la fin, lorsqu’il est très difficile de les mesurer faute de point de référence. C’est pourquoi il est important de penser aux avantages dès le début afin qu’ils guident toutes les décisions critiques. Voici comment :

• Pensez aux avantages quantitatifs et qualitatifs, et aux moyens de les mesurer, dès la conception du projet et, par la suite, à chaque mise à niveau ou amélioration. Ils serviront d’indicateur de la valeur du projet.
• Assurez-vous que les parties prenantes, comme le personnel clinique, reconnaissent clairement les avantages pour les patients et pour elles-mêmes. Ceci est très important, car de nombreux organismes ont pu ainsi maintenir le fonctionnement des systèmes existants pour le personnel.
• Les avantages opérationnels doivent être reconnus et promus par la direction, y compris par les responsables cliniques.

Optimiser les résultats

Ce ne sont là que quelques-uns des éléments à prendre en considération dans l’implantation d’un nouveau système d’information clinique. Pour optimiser les résultats, il est également important de tenir compte d’autres éléments tels que les suivants :

• Interopérabilité, intégration et consolidation : quel que soit le système, il devra un jour ou l’autre être intégré au vaste écosystème des soins de santé. Il faudra donc réfléchir à la confidentialité et à la sécurité dans le partage des données.
• Amélioration des infrastructures : il est important de ne pas sous-estimer les améliorations globales des infrastructures qui seront nécessaires au bon fonctionnement du SIC. Elles peuvent représenter un surcoût de 30 % qui, s’il n’est pas prévu au départ, pourrait épuiser le budget de contingence.
• Gouvernance et budget d’exploitation TI : lancer un projet de SIC n’est que le début du cheminement vers un meilleur système de soins de santé. Il faut également mettre en place le budget d’exploitation nécessaire à son évolution constante afin d’assurer le maintien d’un système bien géré, sécuritaire et hautement performant qui conservera toujours ses avantages cliniques et organisationnels.

Un cadre de gestion complet pour la transformation des soins de santé

Notre travail auprès de plusieurs organismes qui ont dû gérer des projets de transformation complexes nous a permis de constater les avantages considérables d’une transformation des systèmes d’information clinique. Il nous a également permis de mettre au point un cadre de gestion de la transformation et des risques, qui recouvre l’ensemble du cycle d’un projet d’implantation de SIC et permet d’optimiser les résultats.

Notre expérience auprès de plusieurs organismes universitaires et gouvernementaux de soins de santé qui ont utilisé ce cadre de gestion a montré comment une bonne approche de l’implantation d’un SIC peut contribuer à la réalisation du Quintuple objectif. N’hésitez pas à nous contacter pour explorer les possibilités pour votre organisme.