Point de vue fiscal : L’Agence du revenu du Canada passe au courrier en ligne pour la correspondance d’entreprise ─ êtes-vous prêt ?

Numéro 2025-24F

En bref

Que s’est-il passé ?

L’Agence du revenu du Canada (ARC) passe au courrier en ligne pour la majorité des communications et de la correspondance d’entreprise le :

• 12 mai 2025, pour les nouveaux inscrits aux comptes d’entreprise et de programme de l’ARC à compter de cette date ;
• 16 juin 2025, pour les entreprises existantes qui sont déjà inscrites à Mon dossier d’entreprise de l’ARC ou qui ont autorisé un représentant à accéder à leur compte en ligne au moyen de Représenter un client.

Pourquoi est-ce pertinent ?

Ces changements sont particulièrement préoccupants pour les entreprises, y compris les propriétaires uniques, les associés d’une société de personnes et les sociétés, qui :

• soit ne sont pas inscrites à Mon dossier d’entreprise (mais ont un représentant autorisé qui utilise Représenter un client) ; 
• soit n’ont pas activé la réception des avis par courriel des documents de l’ARC.

Les communications ou avis importants de l’ARC, qui étaient auparavant envoyés par courrier postal, seront désormais transmis en ligne et pourraient passer inaperçus. Ces communications seront considérées comme ayant été reçues par l’entreprise, à moins d’une preuve du contraire. Les entreprises sont tenues d’examiner et de répondre aux avis de l’ARC transmis par courrier électronique dans Mon dossier d’entreprise. Le non-respect de cette obligation pourrait entraîner des conséquences négatives, telles que des paiements manqués, des pénalités et des intérêts accumulés, ainsi que de nouvelles cotisations en raison du non-respect de demandes urgentes.

Mesures à envisager

Les entreprises devraient :

• s’assurer qu’elles ont accès à Mon dossier d’entreprise et vérifier leurs adresses courriel et postale existantes, ainsi que leurs préférences d’avis dans le compte ;
• si elles désirent continuer à recevoir du courrier papier :
  • désactiver le courrier en ligne en mettant à jour leurs préférences pour le courrier papier dans Mon dossier d’entreprise ou remplir le formulaire RC681, « Demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise » ;
  • continuer à consulter leurs comptes de l’ARC dans Mon dossier d’entreprise afin de ne manquer aucune correspondance pendant le traitement des préférences pour le courrier papier.

En détail

Le passage de l’ARC au courrier en ligne

Le passage de l’ARC au courrier en ligne comme méthode par défaut pour la plupart des communications d’entreprise s’applique aux entreprises qui :

• sont soit inscrites à Mon dossier d’entreprise ;
• soit ont donné un accès en ligne à leur compte à un représentant autorisé.  

Les entreprises recevront la plupart des avis et autres documents de l’ARC, y compris les lettres d’examen de vérification, les demandes de renseignements, les lettres de proposition et les confirmations d’objection, dans le portail Mon dossier d’entreprise plutôt que par la poste, à compter du :

• 12 mai 2025, pour les nouveaux numéros d’entreprise et les nouvelles inscriptions aux comptes de programme (c.-à-d. TPS/TVH (RT), retenues sur la paie (RP), impôt sur le revenu des sociétés (RC), déclarations de renseignements (RZ)) ;
• 16 juin 2025, pour tous les comptes d’entreprise et comptes de programme connexes.  

Ce changement s’inscrit dans le cadre des efforts déployés par l’ARC pour améliorer ses services (p. ex. communication plus rapide, accès pratique, acheminement sécurisé du courrier) et tenir compte de l’environnement dans ses communications avec les entreprises.

Pour désactiver le courrier en ligne par défaut

Les entreprises peuvent désactiver le courrier en ligne par défaut et demander de continuer à recevoir leur correspondance par courrier papier. Cette demande ne peut être faite que par un particulier détenant l’autorité de signer, tel qu’un propriétaire, un directeur ou un représentant légal.

Les entreprises qui veulent recevoir du courrier papier doivent :

• soit faire la demande dans Mon dossier d’entreprise ;
• soit remplir le formulaire RC681, « Demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise » et l’envoyer par la poste à un centre fiscal de l’ARC.

Cette demande doit être renouvelée tous les deux ans.

Exceptions au courrier en ligne par défaut

Les entreprises existantes continueront de recevoir la correspondance de l’ARC par courrier papier si, à la fois, elles :

• ne sont pas inscrites à Mon dossier d’entreprise ;
• n’ont pas donné à un représentant autorisé accès à leur compte via Représenter un client.

Cela veut dire qu’une entreprise qui ne s’est jamais inscrite à Mon dossier d’entreprise, mais qui a donné à son conseiller l’autorisation d’accéder à son compte :

• en ligne via Représenter un client, passera au mode de communication par défaut en ligne ;
• hors ligne par téléphone, courrier, télécopieur ou en personne à l’aide du formulaire AUT-01 de l’ARC, « Autoriser l’accès hors ligne d’un représentant », ne passera pas au courrier en ligne.

Les organismes de bienfaisance et certaines entreprises non résidentes qui n’ont pas de propriétaire ou d’administrateur résident canadien, ou qui n’ont pas autorisé l’accès en ligne à un représentant, continueront également de recevoir leur correspondance en format papier.

Quels sont les effets de cette mesure sur les entreprises ?

Avec le passage de l’ARC à la correspondance en ligne, les entreprises qui ne consultent pas régulièrement Mon dossier d’entreprise et qui n’ont pas mis à jour leurs préférences d’avis dans leur profil risquent de manquer des communications importantes ou urgentes de l’ARC.

En vertu du paragraphe 244(14.2) de la Loi de l’impôt sur le revenu, tout avis électronique envoyé par l’ARC aux entreprises concernant un numéro d’entreprise ou une société de personnes est présumé avoir été reçu par celles-ci à la date à laquelle il est envoyé, à moins qu’elles n’aient opté pour la correspondance par la poste 30 jours auparavant.

Par conséquent, il incombe au contribuable de lire ses communications en ligne en temps opportun et de respecter les délais imposés par la Loi de l’impôt sur le revenu. Les entreprises doivent également savoir que leurs représentants autorisés ne reçoivent pas toutes les communications de l’ARC destinées à leurs clients et qu’ils ne surveillent pas nécessairement régulièrement leurs comptes de l’ARC. Les entreprises doivent prendre des mesures dès maintenant afin de ne manquer aucun document urgent de l’ARC. L’inaction pourrait entraîner diverses conséquences fiscales défavorables, notamment le non-paiement des acomptes provisionnels en temps opportun et le non-respect de la date limite pour déposer un avis d’opposition.  

Comment se préparer au changement

Pour se préparer au passage aux communications sans papier :

• Les entreprises qui ne disposent pas d’un compte Mon dossier d’entreprise, mais qui ont précédemment désigné un représentant autorisé pour leur compte, devraient à la fois :
  • s’inscrire à Mon dossier d’entreprise de l’ARC ;
  • activer les avis pour s’assurer de recevoir la correspondance de l’ARC ;
  • vérifier la liste des représentants autorisés du compte et supprimer ceux qui ne devraient plus être autorisés.

Les représentants autorisés pourront gérer les préférences d’avis et mettre à jour les adresses courriel du compte à l’aide de la fonction Représenter un client. L’entreprise passera automatiquement au courrier en ligne, sauf si une demande d’activation du courrier papier est faite par un signataire autorisé. Jusqu’à trois adresses courriel peuvent être ajoutées pour chaque compte du programme.

• Les entreprises qui sont inscrites à Mon dossier d’entreprise devraient à la fois :
  • s’assurer qu’elles peuvent se connecter à Mon dossier d’entreprise et consulter leur correspondance ;
  • activer ou mettre à jour les préférences d’avis, ainsi que les adresses courriel et postale dans la page de profil.
• Les entreprises non résidentes qui sont inscrites à Mon dossier d’entreprise ou qui ont autorisé l’accès en ligne à l’aide de Représenter un client doivent mettre à jour leurs adresses courriel et leurs préférences d’avis au moyen de :
  • soit Mon dossier d’entreprise ;
  • soit leur représentant autorisé ;

afin de s’assurer de ne manquer aucune communication de l’ARC.

• Les nouvelles entreprises dont les administrateurs ou dirigeants non résidents ne peuvent pas accéder à Mon dossier d’entreprise doivent en informer l’ARC lors de l’enregistrement du numéro d’entreprise ou du compte du programme.

À retenir

Avec la transition de l’ARC vers un format en ligne comme principale méthode de communication avec les contribuables exploitant une entreprise, il y a un risque que ces contribuables manquent certaines communications cruciales, ce qui pourrait avoir de graves conséquences. Il est essentiel que les entreprises soient conscientes de ces changements¹, déterminent s’ils les touchent, et s’assurent que les personnes appropriées reçoivent les communications de l’ARC afin d’éviter des oublis.

^{1. Pour d’autres ressources, voir les pages Web de l’ARC à www.canada.ca/fr/agence-revenu.html :
 - Courrier en ligne pour les entreprises
 - S’inscrire à un compte de l’ARC 
 - Se connecter à son compte de l’ARC
 - Avis par courriel de l’ARC – Entreprises
 - Accès aux renseignements fiscaux des sociétés (pour les directeurs non-résidents de sociétés canadiennes)}