Nova pravila o evidencah delovnega časa

Evidenco o izrabi delovnega časa je potrebno voditi bolj podrobno

Po novem bodo delodajalci morali – poleg števila opravljenih ur dela – v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca vpisovati naslednje podatke:

• čas prihoda in odhoda na delo;
• obseg izrabe odmora med delovnim časom;
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa;
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Evidentiranje odmorov med delovnim časom

Novela zahteva, da se v evidenco delovnega časa vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora. Delodajalcem je prepuščen način beleženja tega podatka. Delodajalci bodo lahko vpisovali čas odhoda in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju (npr. 15 minut, 30 minut). Torej, ključno je zabeležiti, ali je delavec odmor koristil ali ne, in v kakšnem obsegu. Če se odmor koristi v več delih, se zabeleži več krajših odmorov.

Obveznost obveščanja delavcev

ZEPDSV-A po novem določa, da je potrebno zaposlene pisno obveščati o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec, in sicer do konca plačilnega dne. Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

Vodenje evidence za zunanje sodelavce

Novela dopolnjuje definicijo zunanjega sodelavca, za katerega je potrebno voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Z novelo se kot delavec šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen/-a v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.

Po novem je beleženje delovnega časa obvezno tudi za študente in zunanje sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe, če le-ti delo opravljajo v prostorih ali z opremo delodajalca oziroma po navodilih delodajalca.

Elektronsko vodenje evidence delovnega časa tudi po novem ni obvezno

Delodajalci lahko še vedno evidence vodijo ročno (npr. v Excelu, itd.) Obveznost elektronskega vodenja evidenc za obdobje dveh let pa lahko nastane v primeru, če je bila delodajalcu pravnomočno izrečena globa na podlagi posameznih določil Zakona o delovnih razmerjih oziroma Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

Globe in sankcije

Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. so nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR. Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca.

Pomembno je, da delodajalci evidence o izrabi delovnega časa vodijo ažurno, sproti, verodostojno in na način, da se za vsakega delavca beleži točen čas prihoda in odhoda z delovnega mesta ter izraba in obseg izrabe odmora. Priporočljivo je, da delodajalci sprejmejo Pravilnik o delovnem času, ki bo določal jasna pravila ter pravice in obveznosti glede izrabe delovnega časa. Kljub temu, da novela prinaša dodatna birokratska bremena, je novim zakonskim zahtevam potrebno zadostiti na način, da ne ovirajo organizacije in izvajanja delovnega procesa.