Cuatro acciones para medir el ROI al implementar un ERP en la nube

Si bien la implementación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) en la nube brinda la oportunidad de transformar operaciones, consolidar información valiosa entre distintas áreas y generar eficiencias operativas, uno de los principales retos de los Chief Financial Officers (CFO) es la dificultad para visualizar el retorno de inversión (ROI) esperado.

El desequilibrio entre las expectativas y los resultados obtenidos puede originarse por una comprensión inadecuada de las mejoras que estos sistemas pueden proporcionar. Como director de finanzas, es fundamental tomar medidas para capturar con mayor precisión las mejoras tangibles e intangibles de estos sistemas. 

Reducción de la deuda técnica y de los procesos de negocio

La visualización del ROI en los sistemas ERP basados en la nube requiere un enfoque hacia dos elementos críticos: la deuda técnica y la deuda de procesos de negocio. Como líderes financieros, es importante reconocer que, más que consideraciones técnicas, estos factores son determinantes para el valor financiero que puede surgir de las transformaciones digitales.

1. Diseñar KPI alineados con objetivos a corto y largo plazo

a) La tecnología es una herramienta dentro de una solución integral. Un sistema ERP en la nube sin una estrategia clara difícilmente generará valor para el negocio. Una vez establecidos los objetivos específicos de impacto financiero o eficiencia, es importante definir indicadores clave de desempeño (KPI) para impulsar el progreso hacia estos.

b) Determinar acciones estratégicas, basadas en capacidades tecnológicas específicas, que ayuden a mejorar los KPI previamente definidos es el siguiente paso. El ejemplo a continuación muestra cómo un enfoque estratégico para la implementación de un ERP en la nube requiere partir de objetivos de negocio específicos y descender hacia las capacidades tecnológicas necesarias:

Objetivo: reducir el gasto indirecto total en el área de compras

2. Entregas de valor: crecimiento gradual, monitoreado y medible

Las “entregas de valor” es un concepto que se refiere a momentos concretos y definidos durante el proyecto de implementación donde se completan elementos funcionales que generan eficiencias medibles para la organización.

a) Los CFO pueden estructurar la implementación del ERP en la nube para generar valor desde etapas tempranas y de manera continua. Es recomendable analizar todas las posibles iniciativas dentro del proyecto y priorizar aquellas que pueden generar “entregas de valor” relacionadas con retornos en menor tiempo o con un mayor impacto, sin esperar a la finalización del proyecto. Por ejemplo, la automatización completa del proceso de conciliación bancaria o la integración de sistemas de planificación de demanda con inventarios.

b) Este enfoque permite que el proyecto pueda comenzar a "autofinanciarse" gradualmente, ya que los beneficios tempranos pueden ayudar a financiar las siguientes fases de implementación, reduciendo así la carga financiera total y mejorando el flujo de caja durante el proyecto.

Por ejemplo, la automatización de la conciliación bancaria transforma un proceso tradicionalmente manual y propenso a errores en uno más eficiente y preciso. La implementación de un ERP en la nube ayuda a eliminar la necesidad de revisiones humanas, reduciendo significativamente la posibilidad de errores. Otros beneficios de este proceso, que podrían traducirse en KPI son:

• Disminución del tiempo dedicado a la conciliación 

• Incremento en la velocidad del cierre contable

3. Considerar una visión holística

Los procesos del negocio suelen comenzar antes de que la información ingrese al ERP en la nube y continúan después de que sale de él. Para obtener un valor visible, una de las claves es que las organizaciones y sus CFO examinen el proceso completo de principio a fin (end-to-end), considerando los cambios en múltiples dimensiones y sin limitarse a la configuración técnica del sistema. Esta perspectiva holística incluye elementos como: 

• Políticas. Las reglas y directrices que rigen cómo opera la organización podrían necesitar una actualización para alinearse con las nuevas capacidades del ERP (p. ej., políticas de aprobación de gastos, políticas de gestión de inventario)
• Procesos. Con una transformación digital de este tipo, muchos procesos podrían requerir un rediseño para aprovechar la automatización y las mejores prácticas incorporadas en el sistema 
• Datos. La información que alimenta al sistema podría requerir una limpieza. Esto incluye: establecer estándares para la calidad de datos y determinar cómo se gestionarán los datos maestros en el nuevo sistema
• Gobernanza. Definir quién tiene autoridad sobre diferentes aspectos del sistema, cómo se gestionarán los cambios y se mantendrá el cumplimiento
• Modelo operativo. Revisar y repensar la estructura organizativa y los roles que sustentan los procesos. Esto incluye tanto personas como procesos y tecnología

4. Priorizar funcionalidad estándar vs. personalización

a) Los ERP basados en la nuble están diseñados para cubrir la mayoría de las operaciones empresariales comunes. Es recomendable evaluar críticamente la necesidad personalizar estos sistemas para mantener los procesos empresariales heredados, que suelen ser costosos, dificultan las actualizaciones y aportan poco o nulo valor significativo.

b) Un criterio claro para decidir cuándo personalizar se basa en que el proceso en cuestión proporcione una diferenciación competitiva para justificar el costo y la complejidad de la personalización. Calcular el retorno de inversión de cada personalización propuesta incluye tanto los costos iniciales como el impacto en mantenimiento y las actualizaciones futuras.

c) Este enfoque permitirá redirigir estratégicamente los recursos financieros hacia iniciativas de alto impacto, como capacidades analíticas avanzadas, automatización inteligente e innovaciones escalables, fortaleciendo la resiliencia financiera a largo plazo.

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