De nombreuses entreprises produisent des rapports sur leurs actions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) à l’aide d’outils et de processus datant d’une époque où l’information sur la durabilité faisait l’objet de moins d’attention.
Les équipes passent souvent de nombreuses heures à envoyer des centaines de demandes de données ESG dans toute l’entreprise.
Et, même lorsqu’elles obtiennent la bonne information à temps, elles doivent encore consolider les données, produire des indicateurs quantifiables et recalculer continuellement les résultats. Elles doivent par ailleurs prouver que l’entreprise possède les processus et contrôles suffisants pour assurer la précision de ces données.
Cet exercice annuel demande beaucoup de travail, les risques d’erreurs sont grands et les équipes ont peu de temps pour tirer des conclusions à partir de données qui deviennent vite obsolètes. Cette situation a persisté jusqu’ici parce que la publication de rapports ESG était largement facultative au Canada, mais cela est en train de changer.
Les investisseurs, clients, employés et autres parties prenantes attendent désormais des entreprises qu’elles publient une information complète, précise et fiable sur la durabilité et qu’elles quantifient leur performance et en fassent rapport à l’ensemble de leur personnel. Les nouvelles réglementations au Canada, aux États-Unis et ailleurs exigent la publication d’une information ESG conforme aux normes internationales, et certifiée.
Cela incite les équipes responsables des finances et de la conformité à revoir les processus, les contrôles et la gouvernance des données ESG de l’entreprise. Et ce qu’elles voient n’est pas toujours convaincant.
Une transformation vers des rapports ESG technologiques se divise en trois étapes importantes
Enjeux liés aux données
Alors qu’elles interviennent de plus en plus dans la préparation de l’information ESG de leur entreprise, les équipes des finances constatent souvent que cette information n’est pas à la hauteur des tests internes et qu’elle ne répond pas aux critères de la certification par une tierce partie souhaitée par les investisseurs et régulateurs. Dans certains cas, elles craignent même que les rapports ESG posent un risque financier ou réglementaire ou un risque pour la réputation.
Mais tout n’est pas dans la précision et l’efficacité de l’information publiée. Les critères ESG s’accompagnent d’une promesse : les entreprises performantes sur le plan de la durabilité sont également plus résilientes et affichent de meilleurs résultats financiers. Le vieil adage tient toujours : mesurer, c’est gérer. Les données ESG doivent être collectées, structurées et stockées de façon à permettre aux responsables des différents services d’accéder à une information utile et à jour afin d’améliorer leur propre performance.
Pour cela, les équipes ESG se voient proposer de nouvelles technologies par des vendeurs qui promettent de résoudre tous les enjeux.
Mais ajouter une plateforme sur des données non organisées et des processus inefficaces ne règle qu’une partie du problème.
Utiliser la technologie pour produire l’information ESG demande un examen de l’ensemble du processus, des données à la publication du rapport, de vérifier les possibilités des technologies déjà en place et de remédier aux manquements à l’aide de solutions ciblées afin de créer un écosystème complémentaire.
Par conséquent, la transformation efficace du processus d’information ESG exige une combinaison de procédés solides et de technologies avancées. Il est impératif d’évaluer et d’améliorer le processus sous-jacent avant d’implanter la nouvelle technologie afin d’en tirer tous les avantages et d’éviter les corrections et modifications coûteuses. Il faut envisager l’application des technologies à l’information ESG comme un cheminement. Nous recommandons trois étapes importantes dans la transformation de la gestion des données ESG et de la production des rapports.
Réimaginer la méthode de collecte des données
Concentrez-vous sur votre stratégie ESG et les résultats recherchés. Pensez aux critères ESG les plus importants pour votre entreprise. Quelle information devez-vous publier pour respecter la nouvelle réglementation et répondre aux besoins de vos parties prenantes internes et externes?
Projetez-vous sur le long terme. De nombreuses obligations d’information ne portent que sur les gaz à effet de serre. Mais les marchés pourraient évoluer et exiger de l’information sur la diversité, les cyberrisques ou la biodiversité. Parallèlement, des réglementations comme la Loi canadienne sur l’esclavage moderne pourraient imposer des obligations d’information sur les critères ESG dans la chaîne d’approvisionnement.
Examinez la provenance de vos données ESG. D’où viennent vos données et pourquoi sont-elles recueillies? Quels sont les systèmes sources? Y a-t-il des données qui ne sont pas systématiquement collectées? Et comment l’information est-elle organisée et transmise à la personne chargée de résumer le tout pour publication? Le flux des données comporte plusieurs étapes, et donc plusieurs risques d’erreurs, mais aussi plusieurs occasions d’automatiser et d’inclure des contrôles pour plus d’efficacité et d’efficience.
Intégrez l’information ESG à vos autres processus. Les personnes qui détiennent les données ESG dans votre entreprise sont généralement très sollicitées et doivent souvent ajouter l’envoi de données ESG aux rapports qu’elles doivent déjà produire. Cela signifie que l’équipe ESG doit attendre l’information et ne peut imposer son calendrier à l’ensemble de l’entreprise. Intégrer la collecte de données ESG aux processus existants permet d’éviter les duplications et peut-être de produire une information de haute qualité qui répondra aux besoins des autres utilisateurs.
Pistes de réflexion
- Quelle information devez-vous publier? Qu’est-ce qui est significatif pour votre entreprise selon les normes qui vous servent de référence?
- Où se trouvent les données nécessaires à la production des indicateurs voulus dans votre entreprise?
- Quelles sont les étapes de la collecte de ces données? Sont-elles collectées dans un autre but?
- Certaines étapes peuvent-elles être automatisées?
- Existe-t-il un meilleur moyen de réunir et de structurer l’information?
Répondre aux questions ESG de vos parties prenantes
Pouvez-vous répondre aux questions ESG suivantes? Elles nécessitent une solide compréhension de la collecte de vos données. Cliquez sur chacune d'entre-elles pour découvrir par où commencer et voir les défis potentiels à considérer.
Provenance des données : Finances
Sources des données : Notes de frais, tierces parties et systèmes financiers
Raison : Obligations d’information sur les émissions de GES de scope 3
Enjeux d’extraction : Extraction manuelle des données à partir des notes de frais. Les estimations manuelles des émissions de scope 3 peuvent être erronées.
Provenance des données : Exploitation/ infrastructure
Sources des données: Factures d’électricité, tierces parties et systèmes d’approvisionnement
Raison : Obligations d’information sur les émissions de GES de scope 2
Enjeux d’extraction : Extraction manuelle des données à partir des factures.
Provenance des données : Ressources humaines
Sources des données: Sondages des employés et systèmes de gestion des ressources humaines
Raison : Acquisition et rétention des talents, performances et risque de réputation
Enjeux d’extraction: Mauvais alignement des données sur certains indicateurs importants pour l’entreprise.
Provenance des données : Approvisionnement
Sources des données: Sondages des fournisseurs et systèmes d’approvisionnement
Raison : Exigences d’information relatives à l’esclavage moderne
Enjeux d’extraction : Exige une analyse de la chaîne d’approvisionnement, la collecte et la compilation manuelles des données, avec des risques d’erreurs.
Provenance des données : Technologies de l’information
Sources des données : Réseau, nuage, ordinateurs, appareils mobiles et outils de sécurité de l’IdO
Raison : Bonne gouvernance, réduction des cyberrisques et meilleure résilience de la chaîne d’approvisionnement
Enjeux d’extraction : Mauvais alignement des données sur certains indicateurs importants pour l’entreprise.
Concevoir une architecture complète, des données aux rapports
Identifiez vos besoins technologiques. Vous constaterez probablement des possibilités d’amélioration lorsque vous analyserez vos processus. Peut-être que votre consommation annuelle d’énergie est calculée par un employé à partir d’une pile de factures d’électricité. Ou alors vous tirez des données d’un système de planification des ressources (ERP) sans savoir que celles-ci peuvent être transférées directement à votre système de génération de rapports.
Utilisez les plateformes existantes pour répondre aux besoins. Il serait judicieux d’explorer les possibilités des technologies déjà en place lorsque vous concevrez votre architecture. Cela pourrait réduire les coûts et résoudre certains problèmes de compatibilité. Pensez ensuite à des applications infonuagiques ad hoc pour combler les écarts, en évitant les logiciels sur mesure si cela est possible, afin de profiter des améliorations apportées par les fournisseurs.
Démocratisez vos données. L’évaluation de vos méthodes de collecte et de structuration des données est une part importante du processus. De nombreuses entreprises mettent directement en place des processus qui transfèrent les données de la source vers le système de rapport. Mais pour créer de la valeur, il faut réfléchir à la façon dont ces données peuvent servir d’autres objectifs. Une structure efficace facilite également la répartition par unité d’affaires ou région, ou selon d’autres critères, et permet à divers services de l’entreprise de recueillir des données ESG selon leurs besoins spécifiques, notamment les rapports internes, et d’améliorer leur performance.
Renforcez votre équipe ESG. Extraire les données de sources diverses internes et externes exige une excellente connaissance des processus d’affaires et un bon jugement en ce qui concerne les définitions et contrôles relatifs à l’information. Les entreprises les plus avancées à cet égard réunissent leurs équipes Finances et ESG et travaillent à l’intégration des données ESG dans leurs rapports financiers.
Pistes de réflexion
- Comprenez-vous vos processus actuels de collecte de données et de préparation de rapports?
- Comment pouvez-vous utiliser vos technologies existantes pour bâtir votre architecture?
- Quelles solutions technologiques du commerce sont les mieux adaptées à vos besoins?
- Avez-vous pensé à utiliser l’architecture des données ESG pour la gestion interne des performances ou d’autres objectifs, au-delà de l’information à publier?
Votre écosystème technologique d’information ESG
Sources des données
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Compilation des données
(appuyez sur l'image)
Structuration des données
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Rapports internes et externes
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Fixer des priorités pour l’implantation de solutions ESG
Revisitez votre stratégie ESG. Avant d’investir dans de nouvelles technologies, il est bon de déterminer la valeur ajoutée de l’information ESG pour l’entreprise et de savoir comment la technologie permettra cette création de valeur. Par exemple, une entreprise qui vise la décarbonation voudra avoir des tableaux et rapports qui montrent l’impact des initiatives de réduction des émissions ainsi que la valeur ajoutée qu’elles apportent par les diminutions de coûts ou la réalisation des objectifs de financement verts.
Revoyez vos obligations d’information. Bien connaître vos obligations vous aidera à mieux planifier l’implantation des technologies et l’automatisation des processus manuels. Par exemple, une entreprise qui a besoin de données en temps réel sur ses émissions de carbone pourrait utiliser une API permettant d’extraire les données de consommation énergétique directement des compteurs du fournisseur, ou les émissions liées aux voyages d’affaires directement de son système ERP. Inversement, un simple système d’interrogation pourrait suffire si les données ne sont requises que trimestriellement ou annuellement. Par ailleurs, si un technicien peut facilement implanter ces logiciels, il est bon de faire appel à un fournisseur qui formera vos employés de façon qu’ils soient en mesure de modifier eux-mêmes le système si les besoins en information ESG changent.
Planifiez l’implantation. Les priorités que vous fixerez selon les possibilités de création de valeur et selon les obligations d’information ESG définiront votre plan d’implantation et l’étude d’opportunité correspondante. Il est important de vérifier si certaines transformations technologiques sont déjà en cours ou le seront bientôt, afin de les intégrer à votre système de rapport ESG. Vérifiez également s’il existe des solutions aux problèmes immédiats, ou des technologies faciles à installer qui pourraient ensuite être étendues et adaptées à d’autres systèmes.
Aidez vos employés à voir les enjeux ESG à travers une lunette stratégique. Le perfectionnement n’est pas limité aux capacités techniques. Une fois les tâches manuelles automatisées, vos employés auront le temps de mieux réfléchir à l’organisation des données. Plutôt que de se contenter de sortir des chiffres pour la conformité, ils pourront se poser des questions stratégiques et en poser à d’autres. Ils pourront interpréter les données, en tirer des enseignements sur la situation de l’entreprise et mieux aider leurs collègues à comprendre leur performance ESG.
Pistes de réflexion
- En quoi les investissements en technologies ESG créeront-ils de la valeur pour l’entreprise?
- Comment échelonner les investissements en technologie?
- En quoi les obligations d’information de l’entreprise auront-elles une incidence sur l’implantation et l’exploitation du système d’information?
- Les employés ont-ils les compétences techniques nécessaires à une exploitation efficace du système d’information ESG?
- Le système d’information ESG est-il intégré au système de gestion des risques de l’entreprise afin de prévoir l’avenir?
L’implantation de votre technologie d’information ESG, étape par étape
Bâtir la confiance et créer de la valeur par une information ESG propulsée par la technologie
Certaines entreprises ont largement tiré profit de leur investissement dans les technologies de production de rapports ESG. Elles publient plus rapidement une information plus précise, grâce à des flux de travaux automatisés qui produisent des indicateurs standardisés à partir de données traçables et vérifiables. Elles peuvent ainsi respecter leurs obligations et trouver des possibilités d’amélioration des processus.
Celles dont les ambitions sont plus grandes réalisent des avantages supplémentaires de l’exercice. Elles utilisent l’information tirée des données sur la durabilité pour transformer leurs processus de façon à mieux répondre aux attentes des parties prenantes et ainsi créer de la valeur et réduire les risques liés aux enjeux ESG. Cela leur permet d’assurer leur financement et d’abaisser le coût du capital, et aussi d’attirer des clients et employés qui veulent s’associer à des entreprises qui partagent leurs valeurs. Moderniser l’infrastructure de la production de rapports permet également aux entreprises de profiter des technologies de nouvelle génération qui arrivent sur le marché, telles que la modélisation des risques climatiques ou d’autres outils d’analyse prédictive.
La technologie permet d’obtenir les données de haute qualité nécessaires à l’amélioration des performances de l’entreprise en matière de durabilité. Cela, à son tour, renforce la confiance et fait des enjeux ESG une source de valeur.
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Associé, Développement durable et changements climatiques, PwC Canada
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Leader nationale, Plateformes, et associée, Stratégie ESG, PwC Canada
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