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En un contexto de constantes cambios y celeridad, la necesidad de realizar una gestión pública transparente y con acceso a la información por parte de los grupos de interés de forma oportuna y con calidad, se hace cada vez más evidente.
Con el paso de los años, la normatividad en el sector público ha evolucionado, siendo cada día más exigente, y el Modelo Integrado de Gestión Pública - MIPG requiere que las entidades se enfoquen en su función misional y social. Esto implica reflexionar si lo primordial en una entidad es la carga administrativa y financiera o el cumplimiento normativo y el propósito para la cual fue creada.
Para ello, resulta clave analizar los beneficios del modelo de outsourcing y trasladar las actividades operativas a un tercero con experiencia en el manejo de grandes volúmenes de datos, que domine los procesos de cierre contable bajo los marcos normativos expedidos por la Contaduría General de la Nación, así como de la correspondiente vigencia, respaldados por tecnologías eficientes y oportunas. De esta manera, se asegura la generación de información confiable para la alta dirección, facilitando la toma de decisiones y el cumplimiento de sus proyectos prioritarios.
Imagina un cierre contable en el que únicamente envíes la información de tus operaciones, y un tercero se encargue de procesarla con tecnología de punta y metodologías probadas, siguiendo un cronograma acordado entre las partes. Además, puedes conocer con exactitud la fecha en la que contarás con tus estados financieros, la ejecución presupuestal y diferentes reportes primordiales, con datos y partidas depuradas y conciliadas, con las demás áreas que intervienen, de tal forma, que puedas enfocarte en las acciones que requieren atención inmediata.
Aún mejor, imagina un escenario donde tus datos financieros y contables estén organizados, y pases del dato a la acción mediante paneles de control que te permitan realizar análisis, tomar decisiones oportunas, predecir tendencias y ofrecer una rendición de cuentas transparente, donde los usuarios puedan acceder a la información pública de manera clara y confiable.
La creciente necesidad de generar impacto en la ciudadanía y estar preparados para la fiscalización de los entes de control, convierte la tercerización de las operaciones financieras, administrativas y de apoyo a la gestión en una excelente oportunidad para analizar e implementar en las entidades, lo que permite que estas se centren en el ciudadano y no en la carga operativa.
Las operaciones financieras bajo la modalidad de outsourcing en el sector público se han aplicado como una estrategia utilizada por diversas entidades y empresas, con resultados exitosos, mientras que otras organizaciones se encuentran en el proceso de descubrir y tener un mayor entendimiento de los beneficios que ofrece esta práctica frente a la dinámica y alta responsabilidad que implica la administración pública, puesto que las entidades, además del cumplimiento de la misión para la cual fueron creadas, deben atender los constantes requerimientos internos y externos, así como las demandas de la comunidad, que finalmente es la principal beneficiaria del buen servicio.
Contar con un externo experimentado, que asuma las operaciones financieras y contables, representa entre otros beneficios, un aspecto significativo, como es la continuidad en el servicio, toda vez que siempre hay un equipo de trabajo con experiencia en el sector y capacitado en el uso de herramientas tecnológicas, contribuyendo a fomentar la oportunidad y confianza en la ciudadanía y en la información emitida para los terceros interesados.
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Cada día, quienes lideran organizaciones enfrentan mayores exigencias y restricciones económicas, así como la necesidad de lograr eficiencia y resultados ágiles y positivos. En este contexto, tener un aliado que acompañe y se comprometa con el cumplimiento de los requerimientos se convierte en una ventaja clave para los objetivos establecidos.
Asimismo, la estrategia de outsourcing no implica pérdida de control; por el contrario, concentrar las operaciones financieras y administrativas en un solo frente facilita la supervisión y evita su dispersión. Además, reduce los esfuerzos en actividades de soporte y extensos desarrollos tecnológicos.
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De igual manera, en cuanto a la seguridad de la información, no representa mayor preocupación, siendo relevante en cualquier proceso de tercerización, por cuanto, al tercero especializado le corresponde implementar protocolos y controles avanzados y robustos de protección y cifrado de datos en tránsito y en reposo, controles de acceso basados en segregación de funciones, roles, monitoreos y auditorías periódicas. Además, se formalizan acuerdos de confidencialidad, planes de contingencia y políticas de seguridad que conllevan a la integridad y disponibilidad de la información, cumpliendo con estándares y normativas aplicables.
En cuanto al aspecto legal, frente a la celebración de contratos con actividades concretas, plazos y productos específicos, se estipulan las necesidades y la manera de satisfacerlas, al igual que los canales de comunicación, acuerdos de niveles de servicio entre las partes, que también contribuyen al éxito de la estrategia de tercerización.
Es pertinente resaltar que el outsourcing no se limita a ejecutar tareas, sino que aporta valor estratégico al ofrecer nuevas perspectivas y modelos, como la identificación de alertas tempranas que requieren acciones inmediatas, la implementación de formas innovadoras para organizar procesos con un enfoque integrado de gestión, el control oportuno de los datos y el acceso ágil a los mismos.
Desde una perspectiva técnica, el análisis del reconocimiento de los hechos económicos de manera integrada y conciliada entre contabilidad y presupuesto requiere establecer acuerdos de cierre mensual por proceso dentro de la cadena de valor. Esto implica una correcta planeación del ciclo contable que incorpore tecnologías, y que permita los análisis para la emisión, y presentación de los estados financieros ante la alta dirección y las Juntas Directivas.
Contar con informes financieros de calidad y en tiempo oportuno, genera ventajas significativas para las entidades públicas y sus gestores, dado que:
1. Perspectiva del Modelo Integrado de Gestión Pública
Fortalece dimensiones como:
- Direccionamiento estratégico y planeación, gestión con valores orientada a resultados.
- Información y comunicación, impulsando la política de Control Interno (CIN) mediante:
- Cumplimiento del control interno contable.
- Detalle de los datos contables y presupuestales por unidad en la cadena de valor y su respectivo seguimiento.
- Conciliación periódica y revisión de saldos entre las diferentes áreas y procesos.
- Identificación de información necesaria para la operación de la entidad.
- Gestión Presupuestal (GPR):
- Análisis histórico por rubros de gasto.
- Control de costos de operación misional.
- Detección de variaciones negativas en las proyecciones.
- Control de cuentas por pagar.
- Gestión documental y Gestión estadística (Ges):
- Centralización de datos e indicadores para la toma de decisiones.
- Consolidación de bases presupuestales y contables.
- Control de calidad de los registros.
Esto contribuye al desarrollo de otras políticas como seguimiento, evaluación, transparencia y fortalecimiento organizacional, mejorando el Índice de Desempeño Institucional (IDI).
2. Perspectiva del Índice de Transparencia y Acceso a la Información Pública
En el marco de la Ley 1712 de 2014, tener esta información:
- Fortalece el cumplimiento de los niveles de presupuesto e informes con la periodicidad exigida.
- Garantiza la publicación del Presupuesto General de ingresos, gastos e inversión.
- Asegura la presentación periódica de la ejecución presupuestal y los estados financieros.
- Impacta positivamente la rendición de cuentas y la participación ciudadana.
Así, este enfoque no solo transforma la visión de los administradores, sino que también impulsa la adopción de las mejores prácticas en la emisión de información, tales como:
- Definición de fuentes de información con ciclos cerrados.
- Elaboración de cronograma de cierre contable mensual, con insumos y productos.
- Conciliación y aclaración de partidas entre las áreas de contabilidad y presupuesto.
- Verificación de los datos necesarios para la revelación en los Estados Financieros de acuerdo con los Marcos Normativos.
- Generación de información para publicación de acuerdo con la Ley de Transparencia.
- Incorporación de eficiencias a través de la implementación de tecnologías.
- Implementación de aplicativos que controlen el proceso de recepción de insumos para su procesamiento y la emisión de Estados Financieros.
Estas prácticas plantean interrogantes sobre la necesidad de gestionar el cambio e incorporar nuevas tecnologías que faciliten la administración pública e indican cómo las entidades deben enfrentar retos transversales relacionados con sus políticas, aspectos financieros y contables, que exigen información fidedigna y generada en el menor tiempo posible.
En conclusión, es claro que buscar apoyo mediante la tercerización en los procesos de cierre contable, presupuestal y de gestión, constituye un aspecto crucial, no solo para mejorar los indicadores institucionales (IDI e ITA), sino también para fortalecer la rendición de cuentas y la atención a los entes de control, exigiendo el monitoreo de la alta dirección con el fin de reflejar la efectividad de la administración pública.
Es esencial que todos los actores involucrados adopten medidas orientadas a la gestión del cambio, la innovación tecnológica, la cultura de priorizar el servicio al ciudadano y el cumplimiento de la función institucional, sin destinar sus recursos y esfuerzos únicamente al cumplimiento de reportes y obligaciones financieras.
En este sentido, el camino del outsourcing financiero y administrativo no sólo desafía las prácticas actuales, sino que también abre la puerta a una era de oportunidades, integrando experiencia, tecnología y modelos de gestión operativa implementados con éxito.
En PwC Colombia ayudamos a empresas del sector público y privado a optimizar procesos administrativos, financieros, contables y de nómina, asegurando la continuidad operativa.
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