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Cada año se estima que entre 60 000 y 80 000 sociedades deben presentar información financiera ante las diferentes superintendencias del país. Además, están obligadas a reportar sus estados financieros de fin de año ante la cámara de comercio en la que se encuentren registradas, salvo aquellas que entregan esta información directamente a la Superintendencia de Sociedades.
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El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la elaboración de estados financieros en el plazo establecido, o sin cumplir las normas de información financiera aplicables a la entidad, puede generar sanciones económicas para la compañía, dificultar su participación en procesos licitatorios, afectar las relaciones con entidades financieras y ocasionar un impacto negativo en su reputación, entre otros efectos.
Entonces, ¿qué aspectos deben considerarse para la preparación de los estados financieros anuales, además de preparar las cifras que los componen?
La Ley 222 de 1995 establece que la asamblea para la aprobación de los estados financieros debe realizarse dentro de los primeros tres meses del año siguiente. Además, deben estar certificados por el representante legal y el contador público, y, cuando corresponda, dictaminados por el revisor fiscal.
La responsabilidad de preparar y certificar los estados financieros recae en el representante legal y el contador público, según lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222. Dicho artículo establece que la certificación consiste en declarar que las afirmaciones contenidas en los estados financieros han sido previamente verificadas conforme al reglamento y que se han tomado fielmente de los libros contables. A continuación, se presentan los aspectos esenciales que deben garantizarse para una adecuada preparación de los estados financieros.
1. Evaluar la hipótesis de negocio en marcha: factores clave para garantizar la continuidad empresarial
Como complemento a la responsabilidad en la preparación y certificación de los estados financieros, una de las principales evaluaciones que debe realizar la administración de la compañía corresponde a la hipótesis de negocio en marcha. Para ello, la administración debe analizar si existe algún riesgo que afecte la continuidad del negocio. Algunos de los factores a considerar en esta evaluación pueden incluir:
Flujo de caja proyectado de la sociedad, incluyendo estimaciones sobre el pago de obligaciones financieras, la facilidad para obtener la financiación requerida y el cumplimiento de las obligaciones recurrentes de la compañía.
Resultados obtenidos en periodos anteriores, profundizando el análisis si en los últimos dos años se han generado pérdidas. En este caso, es fundamental que la compañía evalúe las acciones que está implementando para mejorar sus resultados.
Situación patrimonial de la compañía; si esta es negativa, la administración debe definir, junto con los accionistas, alternativas que permitan subsanar la posición patrimonial.
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2. Ajustar la información financiera según las normas contables y NIIF
Además de la evaluación sobre la hipótesis de negocio en marcha, es importante considerar otros aspectos que permitan determinar posibles ajustes en la información financiera, entre los cuales se incluyen los siguientes:
Verificar que todas las transacciones de la compañía estén registradas, incluyendo no solo aquellas con proveedores o clientes respaldadas por facturas, sino también las derivadas de acuerdos contractuales, descuentos por volumen o condicionados, acuerdos con accionistas, reconocimiento de ingresos diferidos, activos por contratos y acuerdos con colaboradores, entre otros.
Conciliar la tasa efectiva del impuesto sobre la renta, según lo indicado en la NIC 12, párrafo 81, literal “c”. Esta conciliación permite al lector de los estados financieros identificar los factores que inciden en la generación del impuesto, facilitar la toma de decisiones para la planeación financiera y detectar inconsistencias en la determinación del impuesto corriente o diferido.
Evaluar la existencia de indicios de deterioro, conforme a la NIC 36, al cierre de cada ejercicio. Si el importe recuperable de los activos es inferior a su valor en libros, se debe ajustar para conceptos como propiedades, planta y equipo; inventarios; activos por derecho de uso; inversiones; activos mantenidos para la venta. Además, los activos intangibles con vida útil indefinida y la plusvalía deben evaluarse anualmente, incluso si no existen indicios de deterioro.
Identificar indicios de cambios en el importe recuperable, que pueden incluir: cambios en el entorno o modelo de negocio con efectos adversos, variaciones en tasas de interés o rendimiento de inversiones, evidencia de obsolescencia o deterioro del activo, y cambios en el uso esperado del activo.
Comparar el valor en libros del inventario frente al valor neto de realización, calculado como el valor de venta menos los costos adicionales necesarios para su terminación y comercialización (ver concepto CTCP 2020-1134).
Determinar el deterioro de las cuentas por cobrar, conforme a la norma contable aplicable.
Los aspectos mencionados se fundamentan en el supuesto de que la administración de la compañía aplica niveles adecuados de aseguramiento sobre los procesos de control interno contable, con el fin de determinar correctamente los saldos de cada cuenta. Esto incluye, entre otros aspectos:
Confirmar saldos con terceros: bancos, clientes, proveedores, colaboradores, vinculados económicos, etc.
Preparar anexos contables.
Preparar conciliaciones y reconciliaciones.
Realizar tomas físicas de inventario, tanto de productos de la compañía como de propiedad, planta y equipo.
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Buenas prácticas para evitar errores en la preparación de estados financieros
Ahora bien, incluso cuando la información financiera sea correcta, pueden presentarse errores en la elaboración del documento en sí. Algunos aspectos que se deben considerar en el proceso operativo de preparación incluyen los siguientes:
Tomar los estados financieros preparados el año anterior y los papeles de trabajo que los respaldan, validar las agrupaciones de cuentas realizadas en ese periodo y replicarlas en el año actual. Esto permitirá disminuir el riesgo de generar variaciones sin sustento en las transacciones de la compañía.
Tomar el balance de comprobación del año actual, incorporar las agrupaciones previamente definidas y, si los estados financieros se presentan en miles o millones de pesos, efectuar el redondeo asegurando que la ecuación contable se mantenga. Realizar los ajustes en las subcuentas correspondientes, previo análisis a nivel agrupado de cuentas.
Recopilar la información adicional requerida, incluyendo el detalle de transacciones en cuentas patrimoniales, movimientos acumulados de propiedades, planta y equipo, activos por derecho de uso (incluyendo el pasivo), movimientos del deterioro de activos y detalle de transacciones con vinculados.
Asegurar la correcta clasificación de los movimientos para que su representación sea adecuada en cada estado financiero.
Clasificar y revelar las restricciones que puedan existir sobre los activos.
Revisar las secciones de revelaciones exigidas por cada norma de información financiera, considerando los componentes incluidos en los estados financieros, para garantizar el cumplimiento normativo, sin revelar información confidencial.
Asegurar la concordancia entre los diferentes estados financieros y sus notas, verificando conceptos como impuesto sobre la renta, depreciaciones, amortizaciones, deterioro, utilidad/pérdida en venta de propiedades, planta y equipo, valor neto de realización, diferencia en cambio no realizada, entre otros.
Asegurar el entendimiento y correcta aplicación de los conceptos de moneda extranjera, moneda de presentación y moneda funcional cuando la información financiera se derive de una moneda funcional distinta al peso, con el fin de realizar las depuraciones adecuadas en el estado de flujo de efectivo y la presentación correcta de los demás estados financieros.
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La presentación de los estados financieros está claramente regulada por la normatividad colombiana, tanto en las fechas en que deben ser aprobados como en las normas aplicables para su preparación, atendiendo las necesidades de los diferentes usuarios de la información financiera. El incumplimiento en los plazos o en la aplicación de las normas genera riesgos para la compañía y su administración, los cuales pueden mitigarse mediante la implementación de controles y procedimientos claramente definidos.
Es fundamental realizar una planeación adecuada del proceso de emisión de los estados financieros, que incluya tanto las actividades internas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo, como la coordinación con terceros —por ejemplo, auditores cuando sea requerido y accionistas— para definir los tiempos apropiados y la información necesaria que asegure la culminación exitosa del proceso.
En PwC Colombia ayudamos a empresas del sector público y privado
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