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Cuando una compañía del sector automotriz decidió establecer un Centro de Distribución de Repuestos en Colombia, con el objetivo de consolidar su operación local y habilitar una futura expansión en Sudamérica, se enfrentó a un reto clave: poner en marcha una operación integral que funcionara de manera eficiente, transparente y con visibilidad en tiempo real, sin apoyarse en el ecosistema tecnológico corporativo existente.
El propósito era pasar de la idea de negocio, entendida como el plan para lanzar y estructurar una operación en un nuevo mercado, a una operación estable, confiable y escalable, capaz de sostener el crecimiento del negocio, cumplir con altos estándares de control y responder a las exigencias operativas y normativas.
El desafío: habilitar una operación integral desde cero
El proyecto exigía mucho más que abrir una operación logística. Era necesario habilitar de forma simultánea los frentes operativos, administrativos y financieros, asegurando información confiable en tiempo real y estándares de control acordes con una compañía vigilada por la Securities and Exchange Commission (SEC, por sus siglas en inglés).
Los principales retos se concentraban en cinco frentes clave:
Operar bajo un ERP diferente al utilizado por la corporación, lo que implicaba diseñar la operación local sin apoyarse en el sistema de información corporativo.
Gestionar múltiples unidades de negocio dentro de una sola razón social en Colombia, con requerimientos de información financiera separada y control independiente de resultados.
Integrar proveedores vinculados con sistemas distintos, cada uno con procesos y plataformas de información propias.
Articular la operación con un operador logístico tercerizado (4PL), clave para la ejecución diaria del negocio.
Garantizar visibilidad para clientes y áreas internas, incluyendo inventarios, precios, estado de pedidos, cartera y ventas, todo en tiempo real.
El éxito del modelo dependía de lograr un equilibrio fino entre agilidad operativa, robustez de control interno y capacidad de escalar sin fricción.
El enfoque: combinación de metodología, talento y tecnología
Para responder a este desafío, desde PwC Colombia diseñamos e implementamos un modelo de servicio integral, soportado en talento experimentado, prácticas de agilismo empresarial y herramientas tecnológicas orientadas al control, la trazabilidad y la escalabilidad.
El punto de partida fue un levantamiento detallado del modelo de negocio, entendiendo en profundidad los flujos operativos, financieros y de información. A partir de allí, se diseñaron procesos y controles alineados con los requerimientos de la SEC y la normatividad local, asegurando que la operación creciera sin sacrificar gobierno ni cumplimiento.
La implementación se desarrolló bajo prácticas ágiles, lo que permitió iteraciones rápidas, visibilidad permanente de avances y mejora continua durante la estabilización de la operación. El seguimiento y gobierno del servicio se soportó en la herramienta Gestión Integral BPO de PwC, garantizando estandarización, control y trazabilidad.
Tecnología como habilitador del control y la toma de decisiones
La solución se apoyó en un ecosistema tecnológico diseñado para responder a la complejidad del modelo:
ERP como soporte transaccional y contable‑financiero.
Inteligencia de negocios (Power BI) para la construcción de tableros de control y reportes sobre ventas, inventarios, cartera, pedidos y desempeño.
Big Data para integrar y consolidar información proveniente de múltiples fuentes: proveedores, logística, operación y finanzas.
Robotic Process Automation (RPA, por sus siglas en inglés) para automatizar tareas repetitivas, reducir errores operativos y mejorar tiempos de respuesta.
Un factor relevante de éxito fue la flexibilidad del cliente, que permitió adaptar procesos y explicar su modelo a nuevas fuentes de información y metodologías de trabajo, manteniendo una estructura sólida de control interno y habilitando el crecimiento proyectado.
Resultados: de la implementación al impacto en el negocio
La puesta en marcha del modelo permitió a la compañía acelerar su entrada y consolidación en el mercado colombiano, superando sus expectativas internas.
Entre los principales beneficios obtenidos destacan:
Crecimiento acelerado y mayor penetración de mercado, soportados en una operación estable y escalable.
Optimización de compras y abastecimiento, gracias a la integración efectiva entre las entidades proveedoras, el operador logístico y los procesos financieros.
Mayor control de cartera, con monitoreo permanente que redujo la exposición al riesgo con clientes fuera de política.
Planeación de compras basada en datos, utilizando información confiable sobre tendencias de venta y rotación de productos.
Soporte efectivo al equipo comercial, con disponibilidad de información actualizada sobre inventarios, pedidos y cartera.
Cumplimiento normativo local, incluyendo normas contables, tributarias y alertas para procesos aduaneros y cambiarios.
Reportería administrativa y financiera para casa matriz, facilitando la consolidación corporativa.
Este caso demuestra que la combinación correcta de talento experimentado, metodologías ágiles y herramientas tecnológicas, junto con una relación de trabajo basada en comunicación, interacción y flexibilidad, permite crear soluciones integrales y sostenibles.
Más allá de resolver los desafíos operativos inmediatos, el modelo que implementamos habilitó la productividad y el crecimiento estratégico de largo plazo, transformando una iniciativa de idea de negocio en una operación sólida, controlada y preparada para escalar.
En PwC Colombia ayudamos a empresas del sector público y privado
a optimizar procesos administrativos, financieros, contables y de nómina, asegurando la continuidad operativa.
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