La tendencia en la gestión integral de la nómina, apalancada en procesos ágiles y automatizados

La tendencia en la gestión integral de la nómina, apalancada en procesos ágiles y automatizados
  • Insight
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  • Febrero 27, 2026
Liliana Ochoa

Liliana Ochoa

Socia Outsourcing, PwC Colombia

Angela Valenzuela

Angela Valenzuela

Directora Outsourcing, PwC Colombia

Angela  Romero

Angela Romero

Gerente de Outsourcing, PwC Colombia

Transformar la gestión de la nómina en un proceso ágil, automatizado y estratégico que genere valor para la organización.

La gestión integral de la nómina es un componente clave para el éxito de las organizaciones en el entorno empresarial actual, su relevancia va más allá de asegurar el pago al colaborador y contabilizar; también implica cumplir con una revisión adecuada y detallada de los procesos para que de forma integral se garantice el cumplimiento a la legislación laboral y tributaria aplicable a los pagos laborales para mitigar sanciones; y a su vez lograr la satisfacción y experiencia del trabajador frente a la gestión de la liquidación y pago de su nómina evitando los conflictos laborales que se puedan presentar por una gestión no adecuada.  

Es por ello qué cada vez la experiencia del servicio al colaborador, la tecnología y la excelencia operativa son clave en el desarrollo de las actividades diarias para lograr resultados de alta calidad en la gestión integral de nómina e impulsar los resultados estratégicos de la organización. En consecuencia, la tendencia de la gestión integral de la nómina debe estar soportada en procesos ágiles y automatizados, enfocados a mejorar la eficiencia, precisión, reducir errores, optimizar tiempos y recursos dentro de las áreas y en especial las de talento humano y finanzas.

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En el marco de esta tendencia, se contemplan algunos aspectos relevantes para trabajar junto con los líderes estratégicos que intervienen en esta gestión; ya que quizá son cambios hasta de cultura para lograr la implementación, adopción y el resultado esperado frente a:

Resulta fundamental contar con un software automatizado que permita procesar, calcular y generar informes de manera precisa y eficiente. Este sistema debe automatizar todos los subprocesos de la nómina e integrarse con el sistema contable. Adicionalmente, es clave incorporar tecnologías que sustituyan tareas repetitivas, como RPA (Robotic Process Automation), Alteryx e inteligencia artificial (IA), entre otras. Esto permite que el equipo enfoque sus esfuerzos en el monitoreo, el control de calidad y el análisis de los resultados, aportando valor a través de indicadores de gestión que faciliten la toma de decisiones oportunas.

El uso de metodologías ágiles como Scrum, Kanban o Lean permite aportar mayor flexibilidad a los procesos, facilitar la priorización de actividades y promover una retroalimentación constante. Estas metodologías ayudan a adaptarse rápidamente a los cambios derivados de nuevas leyes laborales y tributarias, así como a los requerimientos o necesidades específicas de la compañía. Además, favorecen una entrega de resultados más rápida y fortalecen la colaboración y la comunicación entre los equipos. Todo ello, bajo un enfoque de mejora continúa contribuyendo de manera integral a la eficiencia, calidad, satisfacción, productividad y reducción de costos de la compañía, entre otros beneficios.

Para mejorar hoy en día en la eficiencia y la productividad, las organizaciones requieren tener su información centralizada, integrada y con una disponibilidad de 24x7. Es por ello qué realizar integraciones entre los sistemas de nómina, recursos humanos, control de tiempos, beneficios y otras que sean requeridas por la Compañía y operación, beneficiará significativamente la toma de decisiones, los resultados de la empresa y el desempeño organizacional.

Los estándares de seguridad de la información, ciberseguridad, confidencialidad y protección de datos, entre otros, son fundamentales en la gestión integral de la nómina. Esto se debe a que en este proceso se manejan datos sensibles tanto de los colaboradores como de la compañía, y es obligatorio cumplir con las regulaciones normativas relacionadas con su tratamiento. Por ello, es necesario establecer medidas de seguridad mitigantes y controles robustos que protejan los accesos y garanticen la confidencialidad e integridad de la información.

No se trata únicamente de registrar novedades y generar un resultado final; es fundamental contar con un proceso claramente diseñado, acompañado de controles y con una metodología de trabajo que garantice la precisión de la información y el cumplimiento riguroso de los cálculos, tanto de los valores a pagar a los colaboradores como de las obligaciones de la empresa con terceros. La implementación de flujogramas, listas de verificación y controles eficaces son clave para mitigar posibles errores en los cálculos y evitar sanciones o intereses de mora por parte de las entidades que vigilan el correcto cumplimiento de los aportes y pagos.

De igual forma, existen unas obligaciones y compromisos periódicos que no se deben dejar pasar por alto como lo son: 

 Diario 

  • Velar por el cumplimiento de la jornada máxima legal de acuerdo con la ley (son 42 horas y se viene reduciendo progresivamente así; a 44 horas semanales en 2025 y 42 en 2026) y los topes de horas extras (máx. 2 diarias, 12 semanales). 

  • Mantener contratos de trabajo escritos, claros y actualizados y su otrosí que lleguen a requerirse por adiciones o modificaciones contractuales.  

  • Realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social de forma oportuna. Así mismo, tener presente los requisitos en la contratación de personal extranjero.

  • Reporte de extranjeros tanto de visitantes como nuevos colaboradores ante el SIRE y RUTEC.

  • Reportar a los sistemas de seguridad social y parafiscal (PILA) y a la DIAN (nómina electrónica) cualquier novedad (ingresos, retiros, ausentismos, y demás que apliquen según la norma vigente. 

  • Mantener publicado el Reglamente Interno de Trabajo y socializar las modificaciones a toda la organización cada vez que se presente (CST art. 119, 120). 

Mensual 

  • Liquidar, provisionar y pagar los aportes mensuales de la seguridad social y parafiscal a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). 

  • Determinar mensualmente la correcta provisión de las prestaciones sociales (prima, cesantías e intereses). 

  • Provisionar y gestionar el pago de las vacaciones anuales, las cuales corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año laborado.  

  • Generar y transmitir el comprobante de nómina electrónica mensual a la DIAN. 

  • Practicar retención en la fuente según tabla vigente definida por el Estatuto Tributario y presentar ante la DIAN. 

  • Realizar los pagos a terceros derivados de la liquidación de la nómina como embargos judiciales, libranzas, aportes a cooperativas, fondo de empleados, voluntarios, AFC, cuotas sindicales, deudas con la empresa, etc. 

  • Cada vez que suceda un accidente de trabajo el colaborador debe notificar a su jefe inmediato y el Empleador debe reportarlo a la ARL que está afiliada la empresa y empleado a través de los formatos vigentes.  

Semestral 

  • Liquidación y pago de la prima legal de servicios en junio (fecha máxima de pago 30) y diciembre (fecha máxima de pago 20). 

 

  • Cálculo semestral de la retención en la fuente en junio y diciembre para definir el porcentaje de retención fijo de retención que se aplicará durante los siguientes seis meses, de acuerdo con el artículo 383 del Estatuto Tributario. 

Anual 

  • Ajuste de los parámetros legales como el Salario Mínimo Legal Vigente (SMMLV), salarios mínimos integrales, auxilio legal de transporte según acuerdos o lo decretado por el gobierno anualmente, UVT, topes mínimos y máximos de IBC para los aportes a la seguridad social y cuotas de aprendizaje SENA.

  • Actualización de tarifas de aportes a la seguridad social, mínimos legales y retención en la fuente.  

  • Pago de los intereses a las cesantías anuales a más tardar 31 de enero de cada año, o en la fecha del retiro del trabajador. 

  • Consignación de las cesantías anuales al Fondo de Cesantía a más tardar 14 de febrero de cada año, o en la fecha del retiro del trabajador.

  • Generación de los certificados de ingresos y retenciones de acuerdo con el formato 220 definido por la DIAN, el cual debe ser entregado al colaborador a más tardar el 31 de marzo de cada año. 

  • Generación de la información exógena derivada de la nómina en los formatos 1001, 1009, 2276 según resolución vigente que defina la DIAN y fechas de presentación.  

  • Registro y actualización de las bases de datos anual (Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); entidad encargada de supervisar y administrar la información sensible. 

  • Actualización de información ante el SENA para la resolución para aprendices, según aplique, en marzo y septiembre de cada año.

  • Entregar la dotación al menos 3 veces al año (30 abril, 31 agosto, 20 diciembre), para los colaboradores que su remuneración sea hasta de 2 SMLMV y que tenga mínimo 3 meses al servicio de la empresa.

Es importante trabajar de manera adecuada con los datos disponibles en las organizaciones, garantizando siempre la confidencialidad de la información y la protección de los datos sensibles. Esto permite generar resultados oportunos y de valor para las distintas áreas, mediante tableros de gestión con indicadores clave del proceso. De esta forma, los líderes pueden tomar decisiones a tiempo y contribuir de manera efectiva al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

Contar con herramientas de gestión que faciliten la interacción entre el colaborador y las áreas de Recursos Humanos y Nómina es cada vez más importante en el entorno actual. La información se requiere de forma ágil y oportuna, por lo que disponer de portales o plataformas de autoservicio permite al colaborador consultar, recibir y suministrar información de manera sencilla. Esto no solo agiliza los procesos, sino que también contribuye al logro de resultados y fortalece la confianza entre los colaboradores y la organización.

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De acuerdo con lo anterior, la nómina, como proceso integral, está evolucionando hacia una digitalización cada vez más completa. Esta transformación se apoya en procesos ágiles y automatizados que permiten una gestión más dinámica, eficiente, inteligente e integrada, generando valor estratégico para la organización. De esta manera, la nómina deja de ser únicamente una función administrativa de las áreas de Recursos Humanos y Finanzas para convertirse en un proceso clave que contribuye a los objetivos estratégicos del negocio.

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