Parimad praktikad raamatupidamise sisekontrollis ja protsessides

^{Jaanuar 2021}

Palgaarvestuse protsess

Töötajate taustakontroll ja uue töötaja töölevõtmise kinnitamine vastavat õigust omava juhi poolt vähendavad võimalust, et tööle saaks asuda ebausaldusväärne isik. See, et palgaarvestust ja väljamakseid teevad erinevad isikud, tagab vastutuse lahususe. Palgaarvestuse aluseks peavad olema töötaja otsese juhi kinnitatud töötunnid, ka saadavad hüved peab kinnitama vastavat õigust omav isik. Töötajatele antavatele hüvedele on mõistlik rakendada automaatseid limiite (näiteks limiidid kütuse- ja krediitkaartidel).

Ostuprotsess

Ostuarvete või -tellimuste kinnitamiseks tasub kehtestada ametlik kord, ostude kinnitamise õiguseid omavate isikute arv peab olema fikseeritud ja võimalikult väike ning õigused summapõhiselt piiratud. See, et ostutellimust koostab üks ning seda kinnitab teine inimene, aitab tagada vastutuse lahusust.  Suuremate ostude puhul tasub kaaluda ka ametliku hankeprotseduuri läbi viimist. Kui ettevõte soovib hakata kasutama uusi tarnijaid, peavad olema korraldatud uute tarnijate aktsepteerimiseks vajalikud protseduurid. Kui tegemist ei ole väga keerulise või spetsiifilise kaubaga, on soovituslik kauba tellimine ja vastuvõtmine jätta erinevate isikute vastutuseks. Enne ostuarve raamatupidamises kajastamist peab selle kinnitama vastavat õigust omav isik, samuti võib selle siduda eelnevalt kinnitatud ostutellimusega ning enne ostuarve tasumist läbi viia kontroll, et see arve on kinnitatud (soovituslik kasutada ostuarvete digiteerimise ja kinnitamise automatiseerimise tarkvara). 

Müügiprotsess

Ennetamaks probleemseid kliente, tuleb läbi viia klientide tausta- ja maksevõime kontroll. Nimekiri klientidest, kellele on lubatud krediidimüüki teha, peab olema pideval jälgimisel ja kinnitatud. Kreeditarvete tegemisel on oluline rakendada kohustuste lahusust. Kreeditarve võib teha isik, kes ei teinud esialgset arvet ning kreeditarved kinnitab summapõhiselt määratud õigustega isik, samuti on kõrgema taseme juhil mõistlik kreeditarveid perioodiliselt üle vaadata. Vajalik on fikseeritud ja kinnitatud hinnakirjade olemasolu ning allahindluste tegemisel määratud piirangud ja nende rakendamise kord. Vigasid aitab tuvastada perioodiline allahindluste ja müügimarginaalide ülevaatamine ning juhi analüüs. Keeruliste tasuarvestusega arvete koostamisel on vajalik nelja silma printsiibi rakendamine ehk arve kinnitatakse enne kliendile esitamist. Kauba müügi puhul on oluline kliendile müüdud kauba saatedokumentide kogumine ja säilitamine – kauba aktsepteerimise kinnitus. Raamatupidamises on oluline kontroll, et kauba väljastamisel tehakse ka müügitulu kanne ja vastav nõue võetakse üles ning vastupidi kontroll, et arve väljastamisel tehakse kaubakulu kanne ja võetakse varu laost välja.

Varade ja kohustuste inventeerimine

Ettevõttes on vajalik rakendada kirjalik kord varade ja kohustuste inventeerimiseks (sh. vastutavad isikud, inventeerimise protseduuri kirjeldus). Sularaha(kassa), varude ja põhivarade inventeerimisel tuleb kaasata sõltumatud isikud, mis tagab vastutuse lahususe, seejuures tuleb lisaks olemasolule hinnata varude ja põhivarade kasutuskõlbulikkust. Nõudeid ostjate vastu ja kohustusi tarnijatele kontrollitakse perioodiliselt üle kinnituskirjadega. Lisakontrollina võib teostada ootamatuid (näit. töövälisel ajal) kontrolle, et veenduda ettevõtte varade (näit. masinad, seadmed) olemasolus. See maandab riski, et neid kasutatakse isikliku kasu saamise eesmärgil.

Perioodi lõpetamise/sulgemise protsess

Ülevaadet perioodi lõpetamise/sulgemise toimingute tegemiseks aitab hoida kontroll-leht, mis sisaldab loetelu vajalikest protseduuridest: pangasaldode, reskontrote, põhivara arvestuse, laosüsteemis saldode kokku viimine bilansiga, põhivara amortisatsiooniarvestus, varade allahindluse vajaduse analüüsi teostamine, põhivarade kasulike eluigade analüüs, kulude periodiseerimine, eraldiste kajastamine. Kontroll-lehel kinnitavad vastavad isikud toimingu läbiviimist oma allkirjaga ning juurde lisatakse ka alusdokumendid tõendamaks protseduuri teostamist. Manuaalsete pearaamatukannete tegemiseks tuleb sätestada ametlik juhend, mis määrab kannete tegemise ja kinnitamise õigused. Oluline on koostada perioodilisi juhtimisaruandeid finantstulemuste analüüsimiseks ning seal esinevate oodatud tulemustest erisuste uurimine. Lepingutest ja protokollidest registri hoidmine annab hea ülevaate ja vajadusel kiire ligipääsu olulisele infole. Kvaliteetseid tulemusi andev protsess on ka paika pandud kuupäevadega ning kokkuleppega, et pärast sulgemise kuupäeva enam kandeid ei tehta.

IT-süsteemid

Süsteemidesse ligipääs ja toimingute tegemine peab olema piiratud kasutajaõigustega, mis on kaitstud reeglite alusel sätestatud keerukusega paroolidega. Süsteemidesse tehtavatest toimingutest peavad jääma logid - hiljem on seeläbi võimalik tuvastada, kes tegi näiteks raamatupidamistarkvarasse kande või kinnitas ostuarve. Ettevõttest või ametkohalt lahkunud töötajate kohta peab personalispetsialist vastava info õigeaegselt IT-osakonda esitama. Oluline on aktiivsete kasutajaõiguste perioodiline ülevaatus, et tuvastada, kas töötajad, kellele on õigused antud, endiselt töötavad ettevõttes ja vastavad õigused on tulenevalt ametipositsioonist ja ülesannetest põhjendatud. Tarkvaras tehtavate funktsionaalsuste muudatused peaks tellima, testima ja kinnitama ka ettevõtte äripool.

Sisekorrareeglitest kinni pidamine

Sisekorrareeglid peaksid ettevõttes kirjeldatud ja fikseeritud olema (näit. ostuarvete kinnitamise kord) ja kontrolli, kas neist kinni peetakse, peaksid tegema teised isikud, näiteks siseaudiitor või juhtkond. Sisekorrareeglitest kinnipidamise kontrollimiseks läbiviidavad toimingud tuleb fikseerida taasesitatavas vormis (näit. süsteemisisene logi, kasutaja tuvastus, paberil kirjalik kinnitus). Olulisel kohal on töötajate pidev koolitamine ning täpsete ja selgete ametijuhendite olemasolu.

Meediakajastus:

•  Raamatupidaja.ee