Kasulik: kuidas pidevalt muutuval ajal teha eelarvet, mida on võimalik ka järgida?

^{Märts 2021}

Mullu sai iga juht aru, et erakordse majanduslanguse tingimustes on lihtsam prognoosida kulusid kui tulusid ning eelarvestamine ei ole enam iial see, mis ta enne oli. Majanduses on näha K-kujulist taastumiskõverat, kus osadel sektoritel (näiteks tehnoloogia, e-kaubandus) läheb erakordselt hästi ning osadel (näiteks turism, meelelahutus) läheb erakordselt halvasti – seega tavapäraselt koostatud eelarve ei aita ei kedagi motiveerida ega ka mõistlikke juhtimisotsuseid langetada.

Eelarvest on kasu vaid siis, kui selles sisalduvad read on kooskõlas ettevõtte eesmärkide ja tegevustega, toimub pidev võrdlus tegelike tulemustega ning eelarvet korrigeeritakse vastavalt reaalsele olukorrale. Kiirelt muutuvas tervisekriisis, mis tõi endaga kaasa olulised muutused majanduskeskkonnas ja tarbijakäitumises, ei piisa kaks korda aastas strateegiapäevadel eelarvele otsa vaatamisest.

Aeg muudab nii mõndagi. Novembris tehtud eelarve, mil elu oli veel suhteliselt ilus, on märtsiks, mil pandeemia mõõtmed Eestis rekordeid püstitavad, suure tõenäosusega väga paljude jaoks liiga optimistlik. Praegu pole teada, milliseks kujuneb maailm mõne kuu pärast, kas ja kes saavad COVID-19 leviku kontrolli alla ning millal saame tagasi oma kauaigatsetud stabiilsuse. Keegi ei oska ennustada, millised piirangud ja millise majandussurutise peame üle elama, et sinnani jõuda.

Mida siis tuleks eelarve koostamisel ja selle jälgimisel tähele panna, et eelarvestamisest päriselt kasu saada?

Erineva konservatiivsusastmega eelarved

Ettevõtete osas, kelle tegevus on keskkonnas toimuvatest muutustest enam mõjutatud, on mõistlik koostada ühe eelarve asemel mitu erinevat stsenaariumipõhist eelarvet: näiteks optimistlik, konservatiivne ning kriisieelarve. Eeldades, et eelarve on mõtestatud (ehk on määratud eesmärgistatud tegevused ja on teada nende tegevuste hind), saab kriisis teha kiirelt läbimõeldud otsused ning hoida kokku kuludelt, mis ei ole ettevõtte tegevuse jätkamiseks kriitilised.

Õige hetke tabamine ja ümberlülitumise võimekus

Iseküsimus on, kas suudetakse tabada ära strateegiline hetk, mil on vaja ümber lülituda teisele eelarvele ja asuda näiteks kulusid kärpima. Seega tasub sisetunde kõrval mõelda ka konkreetsetele indikaatoritele, millest lähtuvalt ümberlülitumise otsus tuleneb.

Ka aja peale tuleb mõelda – kui ruttu on võimalik ettevõte ühelt eelarvelt teisele ümber lülitada, millise kiirusega ollakse võimelised konservatiivsele eelarvele minnes kulutusi kärpima, lepinguid üles ütlema ja läbi viima vajalikke kooskõlastusi. Või ka vastupidi – kui läheb eelarves kardetust tunduvalt paremini, siis millal taas avada töötajate koolituseelarved, teha täiendavat turunduskampaaniat või lansseerida uus toode?

Ellujäämisrežiim

Paljudel ei ole paraku isegi mitmest stsenaariumipõhisest eelarvest kasu. Teatud sektorid – näiteks turism või transport, kes piirangutest enim mõjutatud, on pidanud eelarvestamisest ja strateegilisest planeerimisest lahti ütlema ja kuludele iganädalaselt või lausa igapäevaselt otsa vaatama ehk tegelema puhtalt ellujäämisega, sest majanduskeskkond nõuab kiiret reageerimist. Igal juhul on vaja julgust ka tunnistada, et kaua tehtud eelarvedokumendist pole kasu ning tuleb muudmoodi toime tulla.

Julgus teha kannapöördeid

Vähetähtis pole ka paindlikkus ja julgus seatud plaanides fundamentaalseid muutusi teha – näiteks aastaste eesmärkide asendamine pikema perspektiiviga. Kas turistidest tühjaks jäänud pealinna hotellid oskasid aasta tagasi ette ennustada, et targem on hotell sulgeda, viia püsikulud miinimumini ning kasutada vaikelu interjööri kaasajastamiseks? Küllap mitte, aga paindlikkuse eest väärivad nad medalit.

Jooksvale prognoosimisele üleminek

Ühe tehingu nurjumine või järjekordne koroonast tingitud piirang võib tavapärase staatilise eelarve hetkega kehtetuks muuta. Jooksvast prognoosimisest on räägitud aastaid, kuid alles praegu on näha selle eelarveformaadi rakenduse jõulist kasvu.

Jooksev prognoosimine ei klammerdu majandusaasta külge vaid liigub valitud ajaperioodi jooksul üha edasi (nn rolling forecast). Jooksva prognoosimise toimimiseks tuleb hoolitseda selle eest, et vaade ja andmed oleksid kõigi asjaosaliste jaoks ühesugused ega oleks killustatud näiteks mitmesse Excelisse või aruandlussüsteemi.

Valepositiivsuse oht

Reisijavedu korraldava lennufirma ja e-kaubanduse platvormi olukord on hetkel diametraalselt erinev ehk on siiski ka valdkondi, mis pole koroonast niivõrd mõjutatud ja kus elu on kulgenud edasi suhteliselt muutumatuna või isegi kiires tõusujoones.

Tõenäoliselt tegi sellises valdkonnas toimetav ettevõte majanduses toimuva tõttu veidi konservatiivsema eelarve, mistõttu võib ka tegelik tulem olla positiivsem, eelarvest ees. Kas võib juhtuda, et sellised ettevõtted hakkavad nüüd tegema valesid juhtimisotsuseid, sest asjaolud on hetkel nende jaoks hästi? Või müügimehed lülituvad mõnusasse mugavustsooni, kuna seatud eesmärgid on ju täidetud?

Mis on eelarve mõte?

Lõppude lõpuks sõltub kõik ka sellest, milleks konkreetses ettevõttes eelarvet kõige enam on vaja ja kas sealt saadav info ka päriselt kellegi tegevust või otsuseid muudab. Kui sinu ettevõttes on igakuise eelarve võrdlus saanud lihtsalt “võtame teadmiseks” tüüpi koosolekuks, siis ehk on aeg ka sul oma eelarve koostamise põhimõte üle vaadata ja muutunud oludega kooskõlla viia.

Loe ka siit:

• Äripäev
• Raamatupidaja.ee