Retos actuales de la función de Compliance
Hoy en día, todas las partes interesadas de una organización (accionistas, proveedores, clientes, reguladores) esperan que su función de cumplimiento la proteja adecuadamente. Cualquier brecha en cumplimiento podría tener consecuencias críticas, como daños a la reputación, multas, sanciones penales, pérdida de confianza, pérdida de relaciones comerciales y, en última instancia, podría impactar negativamente en su crecimiento y la rentabilidad.
Las organizaciones tienen la sensación de estar en un mundo de sobre-regulaciones que cada vez hace que sea más difícil asegurar el cumplimiento de todas las nuevas exigencias. En la Encuesta Global Anual de CEOs número 25, desarrollada por PwC, los CEOs a nivel mundial mostraron una clara preocupación por la sobre-regulación: el 36% de los máximos ejecutivos de los diferentes sectores indicaron que, dentro del marco de riesgos y amenazas de crecimiento, el exceso de regulaciones ocupaba el primer lugar.
Este escenario se complica aún más ya que no solo debemos tener en cuenta los requerimientos de los entes reguladores tradicionales, sino que ahora en el ámbito empresarial nos vamos a encontrar con requerimientos y solicitudes especiales de nuestros clientes y proveedores que solicitarán para darle continuidad a la relación que mostremos cumplimiento de ciertas normativas.
¿Cómo identificar correctamente todas las normativas y obligaciones regulatorias? ¿Cómo ser eficiente en el uso de los recursos disponibles para cumplir las tareas delegadas? ¿Cómo responder ante un posible incumplimiento? Estas son algunas de las preguntas que no siempre tienen una respuesta rápida y práctica desde la función de Compliance. Es momento de que la función de Compliance adopte una estrategia ágil que le permita adaptarse rápidamente a las cambiantes expectativas de regulaciones. En algunos casos, esto significa tener la agilidad necesaria, anticiparse y prepárese a enfrentar a los riesgos actuales:
- Evolución de las competencias requeridas para una función óptima de Compliance:
Si tomamos como referencia la definición de la función de Compliance aportada por el Comité de Basilea: ¨Una función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones, es decir, el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras o pérdidas de reputación por fallos de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas práctica”. Nos damos cuenta que las competencias y habilidades necesarias para el cumplimiento de la función moderna de Compliance abarca desde conceptos tradicionales de regulaciones como Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo, FATCA, normativas y regulaciones financieras hasta marcos de Normativas de Protección y Privacidad de Datos , Protección al medio ambiente (ESG) como requisitos de emisiones netas de carbono cero, lo cual sobrepasa por mucho los requerimientos iniciales de conocimiento del Derecho Penal o Legal.
Este reto debe tomarlo en consideración el Oficial de Compliance, quien debe asumir el liderazgo necesario para fomentar la diversidad de conocimiento dentro de su equipo de trabajo o bien la habilidad de trabajar en equipo con otras áreas de la organización para poder obtener este conocimiento. En otros países fuera de nuestra región los líderes de Compliance se han organizado para formar Asociaciones auspiciadas por las mismas empresas con el objetivo de tener la posibilidad de tener acceso a todo un completo portafolio de entrenamientos y certificaciones especializadas. Este resumen de cualidades describe las exigencias de una posición de alta complejidad y gran responsabilidad en las organizaciones.
- Cuidar la marca y la reputación en un mundo integrado a redes sociales
Recientes estudios muestran que hemos alcanzado los 2.2 billones de usuarios registrados en las redes sociales y casi 3.1 billones de usuarios activos en internet, es decir casi la mitad de la población mundial. Este hecho sin lugar a duda ha sido identificado por las empresas quienes hace algunos años mantenían una página web con contenido estático y tal vez un correo electrónico como punto de contacto y que ahora han generado iniciativas de transformación digital, cambiando sus estrategias tradicionales e incursionando en el universo de las redes sociales.
Sin lugar a dudas, una estrategia atractiva para avanzar, pero también un foco de atención por las situaciones que las redes sociales pudieran exponer, como riesgos a nuestra reputación y daños a nuestra marca, así como a posibles incumplimientos a temas como privacidad de datos, en materia de protección al consumidor y al usuario.
En ese sentido es importante que las organizaciones avancen en implementar un Programa de Social Media Compliance que incluya las normas y reglas que deben cumplirse para proteger la reputación online de una organización y cumplir con la legislación en comunicación y protección de datos del consumidor.
En algunos sectores y países hay regulaciones específicas sobre publicidad y ofertas de productos que deben tomarse en consideración y que muchas veces los colaboradores de una empresa no están tan conscientes de estas regulaciones y a la hora de interactuar en las redes sociales se pudieran incumplir. Esto no solo aplica al contenido sino también en el tono de comunicación de los mensajes y en todas las interacciones en las distintas redes sociales. En ese sentido un programa de divulgación y concientización, impulsado por Compliance, de las normas y reglas a seguir es importante.
Igualmente es necesario que el Programa de Social Media Compliance incluya la implementación de un sistema de monitoreo de las comunicaciones en internet y redes sociales y contar con mecanismos de respuesta y de gestión de crisis adecuados.
- Obtener la inversión necesaria para cumplir su objetivo
Existe un enfoque muy general en las organizaciones a tener un enfoque de Compliance muy reactivo y de cumplir los mínimos requisitos legales, es decir que se tiene la visión que el cumplimiento es un costo necesario al hacer negocios. En ese sentido la función de Compliance tiene el reto de mostrar que el cumplimiento genera una posición de valor estratégico, generando ventajas competitivas significativas, reducción de costes y de asegurar la resiliencia de la organización. Invertir en temas de Compliance es un tema de supervivencia empresarial por lo que no tenerlo en cuenta podría resultar en pago de multas hasta la disolución de la organización.
- Mostrar un enfoque proactivo con el uso de tecnologías
La función de Compliance puede generar una ventaja competitiva con la aplicación de las tecnologías predictivas y proactivas donde se puede conseguir una mejor visibilidad del panorama de riesgos no solo en la mitigación de riesgos sino en dar luz a nuevas oportunidades de negocio con más confianza.
En general, la disponibilidad de datos y el uso de la tecnología están haciendo que la prevención, detección y corrección en tiempo real de las infracciones del cumplimiento sea un proyecto más realista.
En junio del año pasado el Departamento de Justicia de EE. UU emitió una guía sobre cómo evaluar los programas de Compliance corporativo la cual tenía un enfoque claro: Los programas de Compliance debían utilizar tecnología sólida y análisis de datos para evaluar sus propias acciones y las de cualquier tercero con el que se haga negocios.
Esta iniciativa generó la oportunidad de visualizar cómo las últimas herramientas y tecnologías podrían permitir una eficaz y eficiente defensa contra eventos imprevistos: el uso de data analytics para revisar transacciones inusuales en las operaciones, la aplicación de herramientas de inteligencia artificial para prevenir fraudes, la revisión de contratos en formato digital para buscar cláusulas de posibles incumplimientos y la incorporación de robótica (RPAs) para tareas repetitivas es un ejemplo de todas estas oportunidades para Compliance. (Strategy+business - Meet modern compliance: using AI and data to manage business risk better by Kim David Greenwood, Sean Torcast, and Matt Kral, 2021)
Luis Alberto Valdez, BAS Manager, PwC Guatemala & Maria Cejas, Assurance Partner and BAS Leader at PwC, PwC El Salvador | Noviembre, 2021
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