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Por qué los CIO son clave para hacer que el modelo de trabajo híbrido funcione

Tarde o temprano, los profesionales empezarán su éxodo de vuelta a la oficina. Sin embargo, el modelo de trabajo del futuro no se parecerá mucho al de la época anterior a la pandemia. La mayoría de los ejecutivos de las empresas prevén funcionar con un modelo híbrido, en el que los empleados pasen parte de la semana en la oficina, y parte de la semana trabajando desde casa. El reparto variará dependiendo de la compañía, pero en la última encuesta de PwC sobre el teletrabajo, el 68% de los directivos dijo que creía que los profesionales debían pasar al menos tres días a la semana en la oficina para que la cultura de la empresa no acabara diluyéndose.

Aunque los líderes de las empresas pueden estar motivados ante la vuelta a la vida presencial, las dudas sobre la mejor forma de hacerlo siguen ahí. ¿Cómo hacer realidad la cultura corporativa cuando la mitad de la plantilla está en la oficina y la otra mitad en casa?

Y, sobre todo, ¿cuál es el papel del CIO en esta transición? La pandemia transformó muchas de las tecnologías que, aunque no estén a la vista, son fundamentales para ser productivo, colaborar y estar a salvo mientras se trabaja. Y ha hecho que aparezcan otras formas de trabajar y nuevas relaciones con proveedores que hay que gestionar. Todo esto supone hacer más compleja la organización tecnológica de las empresas.

Así que a medida que el concepto de oficina evolucione, también lo harán las herramientas tecnológicas que necesitaremos para trabajar todos los días. Y en última instancia, las miradas se posarán en el CIO de la empresa. Será a este o a esta profesional a quien se le pedirá que simplifique y haga más eficiente el entorno tecnológico. Su experiencia será vital cuando los líderes de las empresas se propongan actualizar la tecnología corporativa para que las interacciones de empleados y clientes sean fluidas en un entorno cada vez más fragmentado.

A medida que el concepto de oficina evolucione, también lo harán las herramientas tecnológicas que necesitaremos para trabajar todos los días, y en última instancia, las miradas se posarán en el CIO de la empresa

¿Cómo adaptar la estrategia digital a un modelo híbrido?

Los primeros días de la pandemia fueron testigos de un loco ir y venir de pedidos de ordenadores portátiles y de paladas de dinero invertido en un sinfín de plataformas de trabajo colaborativo. Muchas de estas herramientas resultaron ser redundantes entre sí, duplicando funciones e imponiendo más de una curva de aprendizaje a los empleados encargados de utilizarlas.

Hoy en día, muchas empresas están pagando dos o tres herramientas para atender las necesidades del trabajador en remoto y las del presencial cuando podrían utilizar solo una. ¿Cómo estandarizar y poner orden entre tanta plataforma y solución tecnológica? ¿Qué herramientas pueden facilitar y hacer más eficiente el modelo de trabajo híbrido? La buena noticia es que el CIO tiene, si quiere, distintas soluciones tecnológicas a su alcance. Estas son algunas de ellas:

– Suites de colaboración. Las suites de colaboración se están convirtiendo en las reinas del espacio de trabajo híbrido. Los profesionales de hoy en día se encuentran divididos entre media docena de sistemas de comunicación, desde llamadas y vídeollamadas, a mensajes de texto, pasando por el correo electrónico y una serie de sistemas de software que permiten mantener discusiones, organizar brainstormings o simplemente, chatear. Estos paquetes permiten racionalizar y estandarizar todo esto, consiguiendo que los de casa y los de la oficina trabajen en el mismo entorno y ayudan a evitar esa culturilla de “nosotros contra ellos” entre las personas que suelen estar en presencial y los que lo hacen a distancia.

Además, muchas de las suites de colaboración permiten a los empleados crear sus propias aplicaciones personalizadas que pueden utilizarse dentro del espacio de colaboración y compartirse con los compañeros de trabajo, y se integran con las herramientas de back office existentes para mejorar el flujo de trabajo.

– Análisis de la productividad. El análisis de la productividad es útil para poner el foco sobre las áreas en las que las empresas deberían rediseñar los procesos de trabajo. Por ejemplo, tener reuniones seis horas seguidas no es una buena idea, ya sea en la oficina o en casa, y una agenda demasiado apretada no deja tiempo a los empleados para hacer su trabajo real. Las herramientas de productividad pueden (en conjunto, ya que los datos personales son anónimos) ayudar a identificar patrones que estén afectando a la productividad y al bienestar de los empleados.

– Herramientas creativas. Las herramientas creativas están facilitando que los equipos trabajen juntos, estén o no en la misma sala. Las pizarras colaborativas ya han sido aprovechadas con éxito por equipos que trabajan desde casa, y muchas de estas herramientas pueden integrarse bien con las soluciones de brainstorming en persona.

– Tecnologías de inmersión. Las tecnologías de inmersión están cambiando las reglas del juego en lo que respecta a la colaboración. En lugar de subir a una docena de personas a un avión para que se reúnan de forma presencial, la realidad virtual está permitiendo que estos profesionales se encuentren en un espacio de trabajo en 3D sin importar dónde estén realmente. Los eventos virtuales reúnen a asistentes y ponentes que pueden compartir presentaciones y vídeos en múltiples pantallas dentro del entorno virtual e interactuar de forma muy parecida a como lo harían en una conferencia. Las capacidades de la VR han evolucionado rápidamente en el último año.

– Oficinas inteligentes. Las tecnologías implementadas en la propia oficina física están emergiendo como una nueva categoría de gran atractivo en el sector inmobiliario. La importancia actual de la seguridad está impulsando nuevos enfoques, como las superficies sin contacto, que incluyen puertas automáticas y ascensores sin botones.

También están naciendo apps para ayudar a empleados y visitantes a encontrar dónde sentarse o hacia dónde ir, y herramientas que vigilan el cumplimiento de las directrices de distanciamiento social. Si se instalan sensores que controlan el movimiento (agregado y anónimo) de las personas que entran, salen y se mueven por la oficina, por ejemplo, se puede construir una imagen detallada de cómo se utiliza el espacio. Otras herramientas dependen de los móviles de los empleados, como las aplicaciones para rastrear los contactos.

Una auditoría tecnológica puede ayudarte a identificar qué sistemas de los que ya tienes contratado pueden ayudarte a cubrir estas necesidades y evitar un gasto excesivo. La vuelta al trabajo está siendo mucho más lenta de lo que la mayoría de la gente esperaba, así que tienes tiempo para pensar en estas cuestiones antes de tomar una gran decisión sobre una plataforma tecnológica, pero el tiempo apremia.

Al pensar en tu modelo de trabajo híbrido, acuérdate de tener en cuenta la cultura de tu empresa, y cómo han reaccionado tus equipos a las herramientas de trabajo en remoto hasta la fecha. A medida que más y más profesionales vuelvan a la oficina, será esencial prestar una atención muy estrecha a la gestión de los cambios que van a producirse. Incluso después de un año de trabajo remoto, los modelos híbridos son nuevos para la mayoría de las empresas. Para que las herramientas sean realmente efectivas, los cambios culturales y de comportamiento también tienen que estar presentes. Los CIO deben trabajar para involucrar a los empleados en este proceso, utilizando las experiencias vividas a lo largo del último año para generar ideas sobre cómo mejorar los procesos de trabajo híbridos con el tiempo. Una cultura de innovación puede prosperar en cualquier tipo de entorno laboral, pero no surgirá de la noche a la mañana. Más bien es un proceso a largo plazo que resulta de un esfuerzo continuo y sostenido.

 

Por Armando Martínez-Polo, Socio responsable de Consultoría Tecnológica, en PwC España | Junio 2021

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