Amendamente legislative în scopul digitalizării economiei

Pe scurt

Prin Legea nr. 175 din 11 noiembrie 2021 au fost aduse modificări unui număr de circa 30 de acte normative, în scopul facilitării interacțiunii prin metode digitale cu autoritățile. Modificările vor intra în vigoare la 10 ianuarie 2022.

În detaliu

Se exclud unele proceduri care impun vizita fizică la Agenția Servicii Publice (ASP) și se includ prevederi privind interacțiunea la distanță cu o serie de autorități 

Se permit depunerea și transmiterea documentelor la ASP în scopul înregistrării persoanelor juridice în unul dintre următoarele moduri:

• pe suport de hârtie la sediul autorității, sau
• prin poștă, prin scrisoare recomandată, sau 
• în formă electronică, cu semnarea documentelor electronice cu semnătura electronică avansată calificată.

În cazul prezentării documentelor pentru înregistrarea persoanei juridice în formă electronică sau prin poștă, solicitantul este obligat să verifice disponibilitatea denumirii persoanei juridice până la depunerea efectivă a documentelor. Verificarea și rezervarea denumirii se fac de către Agenția Servicii Publice contra cost, la cererea solicitantului, care poate fi transmisă inclusiv prin Internet. 

Documentele electronice se pot depune de către fondator sau reprezentantul împuternicit prin procură autentificată sau prin împuternicire de reprezentare creată în Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice.

Solicitantul poate trimite copiile documentelor necesare pe suport de hârtie scanate în format electronic pentru a fi anexate la cererea de înregistrare a persoanei juridice, cu aplicarea pe copii a semnăturii electronice avansate calificate.

Dacă obținerea unui aviz sau a unei aprobări prealabile din partea unei autorități este necesară pentru înregistrarea persoanei juridice, ASP verifică acest aspect prin schimbul de date în regim automatizat cu autoritatea vizată, iar solicitantul include în cererea de înregistrare o declarație pe propria răspundere confirmând că a obținut avizul sau aprobarea prealabilă.

Deciziile adoptate de ASP și informațiile din Registrul de stat al persoanelor juridice și al întreprinzătorilor individuali se eliberează, în toate cazurile, în format electronic, cu excepția cazurilor în care solicitantul cere sau legea impune eliberarea actului în original pe suport de hârtie.

Au fost excluse obligația administratorului persoanei juridice de a depune la ASP specimenul semnăturii sale, precum și obligația prezentării dovezii de achitare a taxei de înregistrare la înregistrarea persoanei juridice.

Următoarele au fost excluse din lista serviciilor prestate de ASP: redactarea, perfectarea actului de constituire - iniţial sau în formă actualizată - a persoanei juridice, a actului adiţional privind modificarea actului de constituire sau a hotărârii adunării generale a fondatorilor (asociaţilor), a deciziei asociatului unic.

Se permite înregistrarea drepturilor asupra bunurilor imobile prin depunerea cererii și a documentelor aferente pe suport de hârtie sau prin mijloace electronice sub formă de documente electronice.

La cerere, extrasul din registrul bunurilor imobile şi certificatul privind înscrierile în acest registru se eliberează sub formă de document electronic, pe suport de hârtie sau în ambele forme.

Prin modificările aduse Codului civil, Legii privind societățile cu răspundere limitată și Legii privind societățile pe acțiuni a fost exclusă cerința autentificării notariale a următoarelor documente:

• actul de constituire a societății, fiind suficientă aprobarea acestuia de către toți fondatorii;
• actul juridic de înstrăinare a părții sociale, care poate fi încheiat în formă scrisă de către părți;
• contractul de societate, în cazul constituirii societăților pe acțiuni, fiind suficientă semnarea acestuia de către toți fondatorii.

În Codul civil au mai fost făcute următoarele precizări:

• documentul electronic se consideră act juridic în formă scrisă;
• actul juridic scris se încheie în formă electronică dacă este semnat cu semnătura electronică avansată calificată a persoanei care încheie actul, dacă acordul părților sau legea nu prevede cerința de utilizare a unui alt tip de semnătură electronică.

Utilizarea mijloacelor de comunicare electronică și a semnăturilor electronice de către autoritățile publice locale și centrale

Autoritățile publice locale și centrale sunt obligate să folosească mijloace de comunicare electronică, în măsura în care acestea sunt disponibile, la desfășurarea procedurii administrative, în procesul de comunicare cu persoanele și instituțiile vizate și la prestarea serviciilor publice.

Persoanelor cu funcție de autoritate sau demnitate publică și cele cu funcție publică de conducere sau de nivel superior li se va asigura deținerea și utilizarea semnăturii electronice avansate calificate.

Documentele și actele administrative cu caracter individual se emit în formă de document electronic. La cerere, se vor elibera exemplare pe suport de hârtie persoanei vizate în scop de arhivare, sau dacă legea o impune. 

Eliberarea electronică a actelor permisive pentru activitatea de întreprinzător

Actele permisive și duplicatele acestora se eliberează, în toate cazurile, în formă de document electronic, la adresa electronică a solicitantului sau prin intermediul serviciului guvernamental de notificări electronice.

Codul contravențional a fost completat cu sancțiuni aplicabile persoanelor cu funcție de răspundere din autorități și instituții publice, printre altele, pentru refuzul de a recepționa, înregistra, examina o adresare, cerere, petiție din cauza prezentării acesteia în formă de document electronic, precum și pentru omiterea utilizării sistemelor informaționale sau mijloacelor electronice sau pentru nerespectarea cerinței legale de a emite documente în formă electronică.

Semnătura electronică

Semnătura electronică considerată calificată conform legislației UE, creată în baza certificatului calificat al cheii publice eliberat de un prestator de încredere din UE, are aceeași valoare juridică ca și semnătura electronică avansată calificată creată în baza legislației locale.

Semnăturile electronice eliberate de către prestatori înregistrați în alte state vor avea valoare juridică similară semnăturii electronice avansate calificate create conform prevederilor legislației locale în virtutea legii sau în urma recunoașterii certificatului cheii publice.

Modificări ale legislației privind protecția datelor cu caracter personal

În Legea privind protecția datelor cu caracter personal, noțiunea „consimțământul subiectului de date cu caracter personal” a fost modificată și include posibilitatea acordării consimțământului pentru prelucrarea datelor personale printr-o declarație sau acțiune fără echivoc.

A fost inclusă noțiunea „creare de profiluri”, definită ca formă de prelucrare a datelor cu caracter personal, care constă în utilizarea datelor pentru a evalua anumite aspecte referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau stabili aspecte privind performanța la locul de muncă, situația economică, sănătatea, preferințele, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana respectivă și deplasările acesteia. 

Au fost excluse următoarele cerințe:

• notificarea de către operatori a Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal („Centrul”) privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
• înregistrarea operatorilor în registrul de evidenţă al operatorilor de date cu caracter personal (registrul urmează a fi lichidat de către Centru);
• autorizarea de către Centru a transmiterii transfrontaliere a datelor cu caracter personal.

În baza modificărilor, transmiterea transfrontalieră a datelor se face în baza principiului liberei circulații a datelor, către statele membre ale Spațiului Economic European și statele care asigură un nivel adecvat de protecție a datelor, lista acestora urmând a fi aprobată de Centru.

Transmiterea transfrontalieră a datelor către statele care nu asigură un nivel adecvat de protecție poate avea loc în anumite condiții prevăzute (de exemplu, cu consimțământul subiectului datelor, între companii din același grup, în anumite condiții, în temeiul contractului-standard pentru transmiterea transfrontalieră a datelor, elaborat și aprobat de Centru, încheiat de către operator).

Au fost incluse următoarele cerințe pentru operatorii de date:

• să evalueze impactul operațiunilor de prelucrare asupra datelor cu caracter personal, dacă prelucrarea poate genera un risc sporit pentru drepturile și libertățile persoanei;
• să solicite, după caz, avizul, în formă scrisă, electronică sau prin mijloace electronice, din partea subiectului de date privind prelucrarea preconizată, fără ca acest lucru să aducă atingere intereselor comerciale sau publice, ori securității prelucrării;
• să consulte Centrul înainte de prelucrarea datelor, dacă în urma evaluării impactului operațiunilor de prelucrare apar indicii că ar putea fi generat un risc sporit, iar operatorul consideră că riscul nu poate fi atenuat prin mijloace rezonabile tehnologice și de cost.

A fost inclusă obligația de a desemna o persoană responsabilă cu protecția datelor, în următoarele cazuri:

• procesarea se face de către o autoritate sau instituție publică, cu excepția instanțelor care exercită funcții jurisdicționale;
• activitățile principale ale operatorului de date constau în prelucrări de date care, prin natura, domeniul de aplicare sau/și scopurile lor, necesită monitorizare periodică și sistematică a subiecților de date pe scară largă;
• activitățile principale ale operatorului de date constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date.

Legea stabilește cerințe privind calitățile profesionale, modul de numire și activitate, sarcinile, regulile de independență și subordonare și evitarea conflictului de interese, aplicabile persoanei responsabile cu protecția datelor.

Operatorul de date publică și comunică Centrului datele de contact ale persoanei responsabile cu protecția datelor.

Interacțiunea la distanță în relațiile de muncă

Codul muncii a fost completat cu următoarele două noțiuni noi:

•  „formă scrisă”, prin care se înțelege informațiile (certificat, document, contract ș.a.) expuse cu litere, cifre, semne grafice, pe suport de hârtie sau în format electronic; înscris olograf pe suport de hârtie; informațiile transmise prin fax ori prin alte mijloace de comunicație, inclusivprin mijloace electronice, care permit citirea informației.
• „Confirmarea recepționării / înștiințării”, potrivit căreia confirmarea recepționării sau înștiințării unui document, act sau fapt ce vizează relațiile de muncă poate fi efectuată prin mai multe modalități, inclusiv prin poștă electronică.

Proiectul contractului individual de muncă sau  scrisoarea oficială prin care angajatorul este obligat să informeze salariatul, înainte de angajare, despre condiţiile de activitate în funcţia propusă poate fi semnat(ă) de angajator inclusiv cu semnătura electronică.

Contractul individual de muncă și acordurile suplimentare la acesta pot fi încheiate și semnate de către angajator și salariat inclusiv prin utilizarea semnăturii electronice avansate calificate.

O serie de acte, documente sau fapte ce țin de relațiile de muncă, inclusiv regulamentul intern al unităţii, ordinele de transfer la o altă muncă, de suspendare și reluare a activității de muncă, de încetare a contractului individual de muncă, de atragere la muncă suplimentară, de sancționare ș.a. pot fi aduse la cunoştinţa salariaţilor, sub semnătură sau prin altă modalitate care permite confirmarea recepționării sau înștiințării de către angajator.

Codul administrativ prevede posibilitatea reprezentării în procedura administrativă prin procură semnată olograf sau cu semnătură electronică, ori prin împuternicire de reprezentare în baza semnăturii electronice create în Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice.

Totodată, acest act normativ stabilește reguli cu privire la notificarea prin mijloace electronice de comunicație.

[Sursa: Legea nr. 175 din 11 noiembrie 2021 pentru modificarea unor acte normative, publicată în Monitorul Oficial nr. 302-306 din 10 decembrie 2021]

De reținut

Modificările legislative în scopul digitalizării economiei au fost aprobate pentru facilitarea dezvoltării economice și a procesului de digitalizare și pentru a soluționa impedimentele în interacțiunea cu autoritățile, în conformitate cu legislația și standardele Uniunii Europene.

Aceste modificări vor intra în vigoare la data de 10 ianuarie 2022.

Citește aici varianta în engleză