La gestione dell’informativa interna

Dal Consiglio di Amministrazione alle strutture operative

La gestione dell’informativa e della documentazione operativa ha assunto per le istituzioni finanziarie italiane un livello di complessità e onerosità difficilmente sostenibile. Le cause sono molteplici, dalla proliferazione di adempimenti normativi alle frequenti riorganizzazioni ed integrazioni, dalle sempre maggiori esigenze di controllo e gestione dei rischi allo sviluppo di nuovi servizi, prodotti e canali.

Gli elementi chiave

In base alla nostra esperienza riteniamo che le problematiche evidenziate nella gestione dell’informativa interna debbano essere affrontate con un approccio dedicato per ciascuna istituzione finanziaria, fondato su alcuni specifici elementi essenziali:

Finalità chiave dell’informativa
Identificazione degli utenti e delle responsabilità
Iter approvativo snello
Struttura flessibile dell’informativa

Finalità chiave dell’informativa

Tutte le finalità cui l’informativa deve rispondere (linee strategiche, processi operativi, conformità a requisiti specifici, etc.) sono definite in via preliminare, adeguando la relativa documentazione con un approccio flessibile ed evitando la duplicazione dei contenuti.

Identificazione degli utenti e delle responsabilità

L’informativa viene strutturata sulla base degli utenti destinatari (strutture centrali, rete, funzioni di controllo, etc.) e attribuendo una responsabilità univoca di predisposizione e aggiornamento.

Iter approvativo snello

Una identificazione chiara relativamente a finalità, utenti e responsabili dell’informativa si combina con un iter di approvazione della documentazione agile. La documentazione può quindi essere approvata ed aggiornata tempestivamente, mantenendo un allineamento con il modello operativo in vigore e le normative esterne. E’ auspicabile per tutti gli operatori un ricorso sempre più ampio alle opportunità digitali.

Struttura flessibile dell’informativa

La struttura dell’informativa è definita in base a contenuti, finalità e utenti e non incanalata in uno schema rigido e complesso. La «gerarchia delle fonti» è semplificata e, fatti salvi specifici requisiti normativi, si persegue la completezza dell’informativa con il minor numero possibile di documenti. In tal modo anche la consultazione e l’aggiornamento risultano più agevoli.

Chi sono gli utenti della normativa interna?

Dal nostro studio risulta fondamentale porre una particolare attenzione agli utenti finali che andranno a consultare la documentazione interna prodotta, poiché al profilo di ciascuno di essi corrisponderà uno specifico obiettivo di fruizione dei contenuti e di conseguenza un diverso taglio informativo necessario. Il focus sull’argomento oggetto dell’informativa in linea con gli obiettivi degli stakeholder non deve però comportare una duplicazione di informazioni in più documenti.