Prípadová štúdia
Ako realizovať digitálnu transformáciu v telekomunikačnej spoločnosti
Čo sme dosiahli
Navrhli sme riešenie pre digitálnu transformáciu prostredníctvom výmeny ERP systému, čo povedie k identifikácii a automatizácii neefektívnych procesov.
Výsledkom digitálnej transformácie by mala byť:
Efektívnosť procesov, čo vedie k zníženiu manuálnej práce a zvýšeniu automatizácie.
Zúženie výberu vhodného dodávateľa na základe splnenia požiadaviek, skúseností, referencií a ceny.
Optimalizácia nákladov a zlepšenie používateľskej skúsenosti.
Cieľ projektu
Cieľom spoločného projektu „Milkyway“ bolo realizovať digitálnu transformáciu na „zelenej lúke“ (greenfield), súvisiacu s výmenou a vylepšením systému plánovania podnikových zdrojov (ERP). Tieto systémy pomáhajú zefektívniť základné podnikové procesy naprieč všetkými oblasťami spoločnosti. Takáto výmena bola nutná z dôvodu ukončenia podpory existujúceho systému ERP.
V rámci transformácie chcela spoločnosť identifikovať potenciálne zlepšenia a optimalizácie v interných procesoch, následkom čoho by mali byť zabezpečené efektívnejšie digitálne operácie s lepším zákazníckym servisom.
Ako celý proces prebiehal?
Projekt digitálnej transformácie prebiehal v troch fázach:
Prvá fáza – Analýza vyspelosti procesov
Cieľom prvej fázy bolo zmapovať interné procesy v systéme ERP a pridružených systémoch s cieľom identifikovať procesy:
- bez pridanej hodnoty, ktoré je možné eliminovať,
- ktoré nie sú efektívne nastavené a je možné ich redizajnovať, zlúčiť a pod.,
- ktoré sú manuálne/papierové a je možné ich automatizovať,
- ktoré v organizácii chýbajú.
Náš prístup:
Zorganizovali sme 16 skupinových workshopov s vlastníkmi procesov s cieľom zmapovať procesy a identifikovať neefektívnosti. Na základe nadobudnutých poznatkov z workshopov sme vykonali analýzu.
Hodnotenie vyspelosti procesov prebiehalo v rámci 4 oblastí:
- 1. Financie
- 2. Podpora a prevádzka
- 3. Odberatelia a
- 4. Dodávatelia
Vykonaná analýza potvrdila a vyčíslila problémy, ktoré boli vnímané vedením spoločnosti. Celkovo sme identifikovali 116 neefektívnych procesov, z ktorých až 90 % zahŕňalo manuálnu agendu.
Medzi zistené nedostatky patrili zastarané systémy, nadmerné množstvo papierových procesov, nízka integrácia platforiem, ako aj roztrieštenosť zdrojov dát.
Jedným z navrhovaných PwC riešení ako sa vymaniť z nízkej digitalizácie a automatizácie v procesoch je zmena existujúcej IT architektúry, vrátane konsolidácie, výmeny a zavedenia nových systémov.
Ďalšie navrhované riešenie je zavedenie procesného orchestrátora, ktorý umožňuje aplikovať automatizované a orchestrované procesy.
Zameraním sa na digitalizáciu, automatizáciu a integráciu systémov, navrhované zmeny majú za cieľ zlepšiť efektivitu procesov, znížiť náklady a zlepšiť užívateľskú skúsenosť.
Druhá fáza – Príprava RFI (Request For Information) dokumentácie
Cieľom druhej fázy bolo navrhnúť ideálne riešenie pre spoločnosť, ktoré by zlepšilo efektívnosť jej prevádzky. Toto riešenie má slúžiť ako základ pre vytvorenie Žiadosti o informácie (RFI – Request for information) na nový systém plánovania podnikových zdrojov (ERP).
Náš prístup:
V tejto fáze sme pripravovali dokumenty potrebné na vytvorenie Žiadosti o informácie pre nový ERP systém, ktorý pomôže zlepšiť fungovanie spoločnosti. Táto príprava zahŕňala:
- Zhrnutie funkčných požiadaviek: Určili sme, čoho musí byť nový systém schopný, aby podporoval obchodné procesy a fungovanie spoločnosti.
- Nefunkčné požiadavky: Zohľadnili sme technické požiadavky, potreby integrácie s inými systémami a bezpečnostné aspekty IT.
Príprava príloh pre dodávateľov: Vytvorili sme dokumenty určené pre dodávateľov, aby nám poskytli potrebné informácie o svojich riešeniach.
Tieto dokumenty sme potom poslali možným dodávateľom ERP systémov, aby sme získali ich ponuky. Súčasťou dokumentácie bol aj priestor, kde sa dodávatelia mohli pýtať na naše požiadavky. Aby sme im pomohli a lepšie vysvetlili naše potreby, zorganizovali sme aj workshop s našimi odborníkmi na rôzne oblasti, ako sú financie, IT, HR a logistika.
Tretia fáza – Vyhodnotenie RFI
V tomto období sme analyzovali prijaté ponuky od dodávateľov s cieľom porovnať uchádzačov a pomôcť tak spoločnosti pri výbere správneho dodávateľa. Spolu bolo analyzovaných 12 ponúk od dodávateľov.
Hodnotené boli:
- splnenie funkčných a nefunkčných požiadaviek jednotlivých riešení,
- ľudské zdroje dodávateľa vrátane ich skúseností na ERP projektoch a splnenie požiadaviek na tím,
- referencie dodávateľa, v rámci ktorého bola analyzovaná početnosť v súvislosti s dĺžkou projektu s prihliadnutím na konkrétny sektor,
- predložená cena ponúkaného ERP systému vrátane jednotlivých položiek a funkcionalít, akými sú podpora prevádzky či cena za licencie.
Kontaktujte nás
