COVID-19: Regresando al lugar de trabajo

Con el regreso a las operaciones de actividades no esenciales, las empresas comienzan a establecer los procesos para la reapertura de sus organizaciones, fábricas, etc. Sin embargo, traer de vuelta a la gente a las oficinas y lugares de trabajo no será una tarea menor. Cada compañía es única y tendrá que tener consideraciones especiales.

Algunos tienen trabajadores con tareas que les permiten seguir laborando de forma remota, mientras otros tienen fábricas que necesitan activarse o puntos de venta, tiendas y otros espacios que requieren echar a andar nuevamente. En cualquier caso cada empresario enfrenta preocupaciones muy similares: dónde comenzar, cómo mantener protegidas a las personas, cuándo y cómo comunicarlo, y cuál es la forma correcta de avanzar.

El desafío es complejo, pero existe un marco en el cual basarse. Todo comienza planteándose las preguntas correctas.

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¿Cuáles son las principales inquietudes y cuestionamientos de las empresas ante la preparación al entorno de actividades?

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Estas son algunas medidas que tienes que considerar para elaborar una estrategia efectiva al regresar a las oficinas y lugares de trabajo.

¿Qué necesito considerar para traer de vuelta a la gente al lugar de trabajo?

Liderar con propósito para manejar las preocupaciones de los empleados

  • ¿El liderazgo de la empresa está preparado para esta transición y entrenado para liderar con empatía y dirección las inquietudes a medida que surgen, dejando ver en todo momento la importancia de poner a la gente primero?
  • ¿Podemos reutilizar nuestro equipo de gestión de crisis para convertirse en nuestro equipo de transición y regreso al trabajo?
  • ¿Estamos construyendo un plan coordinado que promueva el cumplimiento, eficiencia y empatía?
  • ¿Tenemos la información necesaria para facilitar la toma de decisiones rápida basada en datos?
  • ¿Hemos construido un enfoque de gestión del cambio para generar conciencia, comprensión, compromiso y adopción entre nuestra gente?
  • ¿Hemos desarrollado un plan de comunicación que considere tanto a los trabajadores que regresarán a la oficina como a los que permanecerán remotos?
  • ¿Tenemos un plan de capacitación en nuevos procesos, políticas y procedimientos operativos durante la transición y más allá?
  • ¿Hemos considerado nuestras fortalezas culturales lo suficiente como para tomarlas como base y punto de partida?
  • ¿Tenemos un plan de comunicaciones y relaciones públicas y externas que comparta los mensajes correctos a través de los canales correctos en el momento adecuado para clientes, proveedores, inversores y la comunidad en general?
  • ¿Cómo definiremos y mediremos el nivel de éxito en la transición considerando la seguridad de los empleados, el bienestar, el compromiso y la productividad?
  • ¿Tenemos planes para los informes de responsabilidad corporativa y cualquier otro requisito de divulgación relacionado?

Depende de ti propiciar un entorno saludable y seguro

  • ¿Hemos planeado protocolos de desinfección y limpieza regular más estricta?
  • ¿Tenemos pautas para el distanciamiento físico y uso de equipo de protección personal?
  • ¿Tenemos o podemos asegurar equipos de seguridad (como mascarillas) para uso de los empleados?
  • ¿Hemos identificado quien realmente necesita estar en sitio y cuándo?
  • ¿Qué métodos de verificación de salud usaremos teniendo en cuenta la privacidad y la política de la empresa?
  • ¿Podemos usar el rastreo de contactos para ayudar a reducir el riesgo para nuestra gente?
  • ¿Tenemos un plan para administrar y monitorear la seguridad alimentaria (p. ej., cafetería en el lugar, entrega de comida)?
  • ¿Necesitaremos personal o asesores médicos?
  • ¿Podemos contratarlos y movilizarlos cuando sea necesario?
  • ¿Tenemos algún plan de notificación para las personas en riesgo de contagio?
  • ¿Tenemos una política sobre pruebas de inmunidad o enfermedad?
  • ¿Podemos implementar un sistema para rastrear el correcto cumplimiento de las regulaciones sanitarias y directivas durante una cuarentena?
  • ¿Hemos desarrollado una política en torno a viajes de negocios y personales?
  • ¿Tenemos planes de contingencia en el caso de que haya un aumento significativo en casos de COVID-19 durante el período de regreso a la oficina?
  • ¿Tenemos un proceso de gestión de riesgos para cubrir el reingreso de los trabajadores y dar cuenta de cualquier riesgo nuevo?

Necesitas un plan para impulsar las operaciones y satisfacer las demandas cambiantes

  • ¿Hemos desarrollado un programa para cada día y cada semana según las previsiones de volumen, regulaciones locales y nuevos horarios de producción?
  • ¿Hemos establecido horarios de operación por sitio (p.ej. para plantas de fabricación, tiendas, centros de contacto)?
  • ¿Podemos identificar qué empleados son esenciales por rol, ubicación y demanda, así como personas o puestos que puede permanecer en suspensión o continuar trabajando de forma remota?
  • ¿Hemos invertido adecuadamente en las herramientas e infraestructura que permitirá una colaboración virtual segura para aquellos que todavía estén trabajando de forma remota (software, redes, acceso, gestión o detección de amenazas y respuesta)?
  • ¿Cómo vamos a separar a los equipos en turnos de trabajo para minimizar el riesgo de infección?
  • ¿Podemos desarrollar y mantener horarios a nivel empleado para el regreso al trabajo?
  • ¿Tenemos un equipo de gestión de incidentes, herramientas suficientes y procesos establecidos y listos para operar?
  • ¿Podemos satisfacer los cambios en la demanda de nuestros clientes basados ​​en las operaciones y plan de programación que hemos desarrollado?
  • ¿Estamos preparados para satisfacer las necesidades de los clientes y comunicarse con ellos abiertamente sobre qué pueden esperar?
  • ¿Hemos considerado qué controles serán monitoreados para la efectividad operativa?

Necesitas entender las nuevas situaciones que la gente enfrenta

  • ¿Cómo responderemos a las limitaciones y nivel de confort de los empleados, incluidos los problemas de salud y el cuidado infantil, entre otros?
  • ¿Hemos formado una política para empleados que no se siente cómodos regresando al lugar de trabajo físico?
  • ¿Necesitaremos ofrecer transporte alternativo y seguro hacia nuestros sitios de trabajo para aquellos que dependen del transporte público?
  • ¿Necesitamos cambiar las políticas y expectativas de productividad para permitir una limpieza más frecuente de los sitios de trabajo, equipo y descansos para lavarse las manos u otros protocolos de higiene?
  • ¿Tenemos un plan para acelerar las implementaciones de trabajo virtual para aquellos empleados que pudieran seguir trabajando a distancia?
  • ¿Hemos establecido planes y políticas para adaptarnos a nuevas condiciones, así como nuevos beneficios en torno a la salud y el bienestar?
  • ¿Tenemos un plan y políticas empáticas para abordar la salud mental y emocional y los niveles de estrés de los empleados cuando empiecen a regresar al lugar de trabajo?
  • ¿Hemos identificado y planeado los cambios requeridos en la gestión y entrega de beneficios para trabajadores que permanecen remotos por un período más largo?

De vuelta a la “nueva normalidad”

Actualmente, las empresas tienen más información y han detectado las áreas que están siendo más afectadas por la situación económica que ha generado la expansión del COVID-19. Asimismo, están empezando a tener un panorama más claro a mediano y largo plazos para poder llevar a cabo las acciones necesarias para regresar a la “nueva normalidad”, a medida que la situación lo permita.

Al preguntar a los CFO sobre su transición a la normalidad, casi dos tercios (64%) de los participantes mexicanos respondió que planea hacer el trabajo remoto una opción permanente para los roles que así lo permitan, y 60% señaló que planea tomar las medidas pertinentes para acelerar su proceso de automatización, lo que muestra la importancia de la transformación tecnológica en el futuro inmediato.

Aspectos relevantes

Los pormenores de la vuelta a la nueva normalidad aún están por definirse, y serán diferentes para cada industria y organización. Sin embargo, se espera que los negocios sean diferentes tras afrontar esta crisis sanitaria. Específicamente, en materia laboral surgirán nuevas medidas para proteger la salud y bienestar de los empleados en el lugar de trabajo, así como estrategias para impulsar la productividad, independientemente si trabajan desde las instalaciones de la empresa o de manera remota. 

Los resultados de la encuesta muestran una importante tendencia a que el Home Office se convierta en algo permanente para los puestos que así lo permitan. Asimismo, la automatización y las nuevas formas de trabajo formarían parte de esta nueva normalidad que están construyendo las empresas para el futuro próximo.


¿Cuál de las siguientes acciones o medidas está planeando implementar tu compañía una vez que empiece la transición de vuelta al espacio de trabajo?

EUA
México
Hacer el trabajo remoto una opción permanente para los roles que así lo permitan
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Acelerar la automatización y las nuevas formas de trabajo
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Cambiar las medidas y requerimientos de seguridad en el espacio de trabajo (e.g., uso de máscaras, ofrecer pruebas a los trabajadores)
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Evaluar nuevas herramientas para apoyar el seguimiento de la ubicación de la fuerza laboral y el rastreo de contactos
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Reconfigurar los sitios de trabajo para promover el distanciamiento físico
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Reducir la huella inmobiliaria (por ejemplo, apertura parcial de oficinas, puntos de venta)
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Cambiar turnos y/o alternar equipos para reducir la exposición
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Fuente: CFO Pulse Survey COVID-19 México
8 de abril, 2020; base México: 45, EUA: 305

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Ponte en contacto

Carlos Zegarra

Carlos Zegarra

Socio Líder de Management Consulting, PwC México

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Claudia Lorena Zarco

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Directora People & Organization, PwC México

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