Šobrīd gan publiskajā, gan privātajā sektorā organizācijas saskaras ar nepieciešamību pielāgoties strauji mainīgai videi, tāpēc arvien aktīvāk tiek meklēti risinājumi, kā samazināt izmaksas un uzlabot darba rezultātus.
Publiskajā sektorā viens no centrālajiem izaugsmes virzieniem ir efektīvāka resursu izmantošana, birokrātijas un administratīvā sloga mazināšana, kā arī procesu vienkāršošana. Tie ir būtiski priekšnoteikumi, lai publiskā sektora organizācijas spētu elastīgi reaģēt uz sabiedrības un ekonomikas pārmaiņām un sniegtu iedzīvotājiem kvalitatīvus pakalpojumus.
Arī privātajā sektorā efektivitātes uzlabošana ir īpaši aktuāla. PwC Baltijas uzņēmēju aptauja 2025 atklāj, ka viens no lielākajiem izaicinājumiem uzņēmumu ilgtspējai ir pieaugošās produktu un pakalpojumu izmaksas. Tāpēc uzņēmēji kā prioritāti izvirza procesu un sistēmu automatizēšanu, darbinieku kvalifikācijas celšanu un tehnoloģiju investīcijas, lai samazinātu izmaksas un paaugstinātu produktivitāti.
Tas skaidri apliecina – organizāciju efektivitāte vairs nav tikai vēlams, bet gan kritiski nepieciešams priekšnoteikums efektīvai un mērķtiecīgai izaugsmei.
Efektivitātes atslēga – regulāra funkciju izvērtēšana
Bieži efektivitātes uzlabošana tiek saistīta ar procesu optimizāciju vai jaunu tehnoloģiju ieviešanu. Taču patiesībā efektīvas organizācijas pamatu veido stratēģiskie mērķi – tie nosaka, kāpēc organizācija pastāv un kādu vērtību tā vēlas radīt. No šiem mērķiem izriet galvenās funkcijas jeb būtiskākie darbības virzieni, kas nepieciešami, lai sasniegtu organizācijas mērķus. Tās var būt, piemēram, pamatdarbības funkcijas (piemēram, pakalpojumu sniegšana, produktu izstrāde vai projektu vadība) un atbalsta funkcijas (piemēram, finanšu pārvaldība, personāla vadība vai IT atbalsts) – atkarībā no organizācijas specifikas.
Funkciju izvērtējums palīdz saprast, kur organizācijā tiek radīta vērtība un kur – ne. Tas ļauj ieraudzīt ne tikai to, kas tiek darīts, bet arī kāpēc tas tiek darīts. Rezultātā iespējams pieņemt pārdomātus lēmumus – ko stiprināt, ko mainīt un no kā atteikties.
Lai izvērtējums būtu efektīvs, jāatbild uz trim galvenajiem jautājumiem:
- Kāpēc funkcija pastāv?
- Kādu vērtību tā rada?
- Cik daudz resursu tā prasa un vai tas ir pamatoti?
Ieteikumi organizācijas funkciju efektivitātes izvērtēšanai
Lai funkciju izvērtējums sniegtu reālu ieguvumu, svarīgi ir ne tikai apzināt, kas tiek darīts, bet arī saprast, kāpēc un kā tas ietekmē organizācijas kopējo rezultātu. Praktiski tas nozīmē pievērst uzmanību šādiem aspektiem:
Noskaidrojiet katras funkcijas ieguldījumu kopējā rezultātā. Vai konkrētā funkcija tiešām palīdz sasniegt organizācijas stratēģiskos mērķus? Kāds ir tās galvenais pienesums?
Identificējiet funkciju pārklāšanos vai dublēšanos. Vai līdzīgi uzdevumi vai atbildības tiek veikti vairākās struktūrās? Vai ir situācijas, kad vairāki darbinieki dara vienu un to pašu?
Atklājiet nelietderīgās, novecojušās vai minimālu rezultātu sniedzošās aktivitātes. Vai ir darbības, kas vairs nesniedz būtisku ieguldījumu? Vai kādi uzdevumi ir zaudējuši aktualitāti vai tiek veikti tikai pēc inerces – vienkārši tāpēc, ka “tā vienmēr ir darīts”?
Nosakiet, kur tiek tērēts nesamērīgi daudz laika. Vai kāds darbs prasa daudz vairāk pūļu nekā sniedz ieguvumu? Vai darbinieki bieži sūdzas par pārmērīgu laika patēriņu konkrētiem uzdevumiem?
Precizējiet lomas un atbildības. Vai katram uzdevumam ir skaidrs atbildīgais? Vai nav situāciju, kad nav zināms, kurš par ko atbild?
Izvērtējiet sadarbību starp dažādām struktūrvienībām. Vai sadarbības rezultātā tiek sasniegti kopīgie mērķi, vai arī rodas pārpratumi un kavēšanās? Vai kopīgie projekti norit raiti, vai arī regulāri rodas šķēršļi tieši sadarbības vai informācijas apmaiņas dēļ?
Lielākie efektivitātes zagļi
Ikdienā palīdzot organizācijām uzlabot sniegumu, esam novērojuši, ka neatkarīgi no nozares un organizācijas lielumu, sasniegt labākus rezultātus kavē līdzīgi izaicinājumi. Mūsu pieredzē visbiežāk tie ir šādi “efektivitātes zagļi”:
Nepietiekami skaidri definēti sasniedzamie rezultāti. Ja nav skaidri nodefinēts, kāds tieši rezultāts tiek sagaidīts no konkrētās struktūras un katra darbinieka, pastāv risks, ka laiks un resursi tiek veltīti uzdevumu izpildei, kas nav būtiski un nepalīdz sasniegt organizācijas stratēģiskos mērķus.
Neskaidrs atbildību sadalījums. Ja pārāk daudz cilvēku ir iesaistīti vienā procesā jeb “visi ir atbildīgi” vai, tieši pretēji, neviens neuzņemas atbildību, var rasties izaicinājumi sasniegt cerēto rezultātu. Šādās situācijās uzdevumi tiek atlikti, rodas pārpratumi un nav skaidrs, pie kā vērsties, tāpēc pastāv risks, ka svarīgi jautājumi paliek neatrisināti.
Liels apjoms manuāli veicamu uzdevumu. Ja ikdienā joprojām daudz laika tiek veltīts tādiem uzdevumiem kā datu un informācijas kopēšana starp dažādām datnēm un informācijas sistēmām, manuāla atskaišu sagatavošana vai dokumentu apstiprināšana, tas ne tikai aizņem darbinieku laiku, bet arī palielina kļūdu risku. Rezultātā kvalificēti speciālisti spiesti veikt zemas pievienotās vērtības uzdevumus, nevis izmantot savu potenciālu sarežģītāku un organizācijai nozīmīgāku uzdevumu izpildei.
Nepietiekama zināšanu pārnese. Ja organizācijā nav iedibināti procesi un rīki, kā dalīties ar zināšanām un labo praksi starp struktūrvienībām un darbiniekiem, vērtīga pieredze un idejas mēdz palikt neizmantotas. Attīstot zināšanu pārneses kultūru, organizācija var izvairīties no “riteņa izgudrošanas no jauna”, kā arī pilnvērtīgi izmantot jau iedibinātās labās prakses un tās nodot gan citām struktūrvienībām, gan arī jaunajiem darbiniekiem.
Nepietiekami iedzīvināta prakse domāt par iekšējās efektivitātes uzlabošanu un inovācijām. Ja organizācijā nav mērķtiecīgi izveidota vide, kur regulāri tiek meklēti jauni risinājumi un uzlabojumi, ikdienas darbs var kļūt vienveidīgs – tiek darīts tā, kā ierasts, un netiek izmantotas iespējas vienkāršot, pilnveidot vai automatizēt procesus. Svarīgi ir veicināt atvērtību pārmaiņām, mudināt darbiniekus dalīties ar idejām un ieviest vidi inovāciju radīšanai attiecībā uz organizācijas efektivitātes uzlabošanu.
Strukturēta pieeja organizācijas efektivitātei
Efektivitāte sākas ar skaidrību – par mērķiem, funkcijām un atbildībām. Organizācijas, kas regulāri izvērtē savas funkcijas un laika patēriņu, spēj samazināt lieku darbu un fokusēties uz to, kas patiešām rada vērtību. To stiprina skaidri definēti mērķrādītāji (KPI), kvalitatīvi dati un sistemātiski pārskatīšanas cikli, kā arī organizācijas vadības iesaiste un kultūra, kas atbalsta pārmaiņas. Līdztekus iekšējiem uzlabojumiem vērtīgu ieguldījumu var dot arī neatkarīgs, pieredzējis padomdevējs – ārējs skats palīdz identificēt "aklās zonas", salīdzināt esošo pieeju ar nozares labo praksi un strukturēt pārmaiņu ceļa karti. Šāds ietvars rada priekšnoteikumus mērķtiecīgai izaugsmei un konkurētspējai mainīgā vidē.
Kontakti
