Kaip užtikrinti darbo našumą nepažeidžiant darbuotojų teisės į privatumą?

Pasaulinės verslo konsultacijų bendrovės „PwC“ apklausos* rodo, kad dauguma apklaustų vadovų ir darbuotojų tikisi, kad hibridinis darbo pobūdis, kai dalį laiko komanda dirba nuotoliniu būdu, o dalį biure – kaip nauja realybė pradės formuotis ir įsitvirtins jau antrąjį šių metų ketvirtį.

Be abejo, tai priklausys ir nuo vakcinavimo tempų ir kaip seksis valdyti pandemijos sukeltus iššūkius, tačiau jau dabar ne vienam darbdaviui kyla klausimų, kaip užtikrinti darbo efektyvumą, kaip tinkamai organizuoti procesus ir įsitikinti, kad darbuotojas darbo metu išties atlieka darbo funkcijas, o ne užsiima asmeniniais reikalais. Ar galima sekti darbuotojo susirašinėjimų turinį, atlikti virtualų stebėjimą ar tikrinti lankomas interneto svetaines? Į kokius klausimus darbdavys turi atsakyti prieš numatydamas darbuotojų, dirbančių kitoje, nei darbo vietoje, stebėjimo ir kontrolės priemones?

Pirmiausiai, reiktų kelti klausimą, ar darbuotojai žino, kaip dirbti iš namų? Ar tinkamai parengti vidiniai bendrovės dokumentai ir ar darbuotojai supažindinti su jais? Tai dažnai yra esminis saugaus ir efektyvaus nuotolinio darbo organizavimo komponentas.

Antra, ar darbdavys turi pagrindą ir tikslą stebėti darbuotojus? Svarbu atkreipti dėmesį, kad nuotolinis darbas savaime nėra pagrindas stebėti darbuotojus. Asmens duomenų apsaugą reglamentuojantys teisės aktai numato, kad bet kokiam duomenų naudojimui (duomenų tvarkymo veiksmams) reikalingas teisėtas pagrindas ir tikslas. Stebėjimas neturėtų būti pagrįstas darbuotojo sutikimu dėl darbuotojo ir darbdavio galios disbalanso.

Taip pat svarbu, ar būdamas darbdaviu atlikote poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir pasirinkote tinkamas priemones? Nes remiantis Bendrojo duomenų apsaugos reglamento nuostatomis, nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų stebėjimas patenka į kategorijas situacijų, kuomet būtina atlikti privalomąjį poveikio duomenų apsaugai vertinimą. Nuolatinis darbuotojų monitoringas neturėtų būti vykdomas – darbuotojus reikėtų stebėti tik esant aiškiai apibrėžtoms aplinkybėms ar grėsmėms darbdavio interesams. Taip pat ypač svarbu užtikrinti tinkamas organizacines ir technines apsaugos priemones, kad stebėjimas būtų proporcingas ir būtų minimizuota bet kokių pažeidimų rizika.

Galiausiai, ar tinkamai supažindinote ir informavote darbuotojus ir jų atstovus, kad juos stebite?

Jeigu į visus aukščiau numatytus klausimus atsakėte „taip“ ir nusprendėte organizuoti darbuotojų stebėjimą, būtina užtikrinti visų reikalingų vidinių dokumentų parengimą bei visų taikomų duomenų tvarkymo operacijų dokumentavimą. Darbuotojai su šiomis tvarkomis ir taisyklėmis privalo būti tinkamai supažindinti – šio fakto įrodymo našta ginčo atveju tenka darbdaviui. Verta nepamiršti pranešti ir konsultuotis su darbuotojų atstovais vadovaujantis Darbo kodekso nuostatomis – šių procesų ignoravimas ar netinkamas įgyvendinimas gali lemti darbuotojų stebėsenos pripažinimą neteisėtu.

* https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html