A CLM (Contract Lifecycle Management) rendszer
Szerződéskezelés a mindennapokban
Mi az a CLM?
A vállalatok mindennapi jogi és adminisztratív folyamatai során a szerződések és kapcsolódó dokumentumok kezelése gyakran megnehezíti a hatékony működést és a megfelelés menedzselését. Sokak számára ismerős, amikor a szerződéstervezetek különböző verziói nem egy központi tárban, hanem munkatársak e-mailfiókjában találhatók meg, nehéz nyomon követni, hogy melyik verzió kinek a kezében járt, ki véleményezte, és hogy éppen aktuális-e. Emellett gyakori probléma az egységes szerződéssablonok hiánya vagy elavult verziók használata, valamint a szerződések teljesítésének nyomon követése és a kapcsolódó dokumentációk kezelése.
Egy hatékony Contract Lifecycle Management (CLM) rendszer bevezetése jelentősen megkönnyítheti a folyamatokat, csökkentve a kapcsolódó kockázatokat, növelve a működési hatékonyságot és az adatbiztonságot. A teljes digitalizációnak köszönhetően a vállalatok így időt és erőforrásokat takaríthatnak meg, amely által stratégiai előnyre tehetnek szert a hagyományos megközelítést alkalmazó versenytársakkal szemben.
A CLM előnyei
Hatékonyság
Támogatja a dokumentumok létrehozását, (akár párhuzamos) szerkesztését, jóváhagyását, véglegesítését, aláírását csökkentve ezzel az adminisztratív terheket és a manuális hibák lehetőségét. Mindezt egy letisztult, modern, felhasználóbarát weben és mobileszközre is optimalizált felületen keresztül.
Költségoptimalizálás és fenntarthatóság
Csökkenti a manualitást és segíti a teljesítmény visszamérését, a szakértő munkatársak erőforrásai más, nagyobb hozzáadott értékű feladatokra fordíthatók, a papír- és toner felhasználás szinte nullára redukálódhat.
Digitalizáció az átláthatóság jegyében
Integrálható verziókövetés, a strukturált könyvtárak biztosítják a dokumentumok könnyű hozzáférhetőségét, a minőségellenőrzést támogatja. Megszünteti a fizikai aktatároláshoz kötődő nehézségeket.
Kockázatcsökkentés
Sablonok, standard folyamatok, jogosultságkezelés, riasztások segítségével csökkenti a kockázatokat.
Bizalomerősítés
Az ügyfelek, partnerek és a belső érintettek számára növeli a működési átláthatóságot és lerövidíti a szerződéskötési folyamatot.
Megfelelőség
A szabályozói követelmények integrálhatók a rendszerbe, a változások könnyen átvezethetők, a folyamatba épített kontrollok segítik a megfelelést.
Mit kínál a PwC CLM?
A PwC CLM abból a felismerésből született, hogy bár minden vállalatnak nagyban hasonló szerződéselőkészítési, -véleményezési és jóváhagyási folyamatai vannak, a napi működésben jelentős eltérések lehetnek, amelyeket a nagy, dobozos rendszerek nem mindig tudnak kezelni. A PwC CLM az ügyfelek valós igényei alapján készült, és egyedi igényekhez igazítva testre szabható. A rendszer központi dokumentumtárat biztosít, ahol egy helyen elérhetők a szerződések és kapcsolódó dokumentumok, valamint a dokumentumtervezetek egyes verziói is. A beépített, akár AI támogatott keresőmotor lehetővé teszi a dokumentumok tartalmában való keresést.
A rendszer előre definiált folyamatok mentén támogatja a dokumentumok létrehozását, szerkesztését, jóváhagyását és aláírását, csökkentve az adminisztratív terheket és a manuális hibák lehetőségét. Igény esetén elektronikus aláírás lépése is integrálható a folyamatba.
A rendszert az ügyfeleink vállalati (felhős) környezetébe telepítjük, a PwC ügyféladatokat,- dokumentumokat nem tárol. Igény esetén szoftverkövetést, jogi és technikai támogatást biztosítunk.
A CLM-ben egyedi dashboardokat és riportolási funkciókat biztosítunk, melyek értékes információkat szolgáltatnak a vállalati tervezés és vezetői döntéshozatal során. A rendszer a dokumentumokhoz és adatokhoz való hozzáféréseket, valamint az e-mailes feladatkiosztásokat és határidő-értesítéseket szerepkör alapon kezeli.
A rendszer fejlett riportálási és dashboard funkciói átlátható képet biztosítanak a szerződéses folyamatokról, támogatva a tervezést és az adatvezérelt döntéshozatalt. A beépített AI képességek, például a „Chat with my documents”, az automatizált adatkinyerés, a dokumentumok intelligens feldolgozása és a szerződésverziók összevetése jelentős hatékonyságnövekedést eredményeznek az alapfunkciókon felül.
A CLM keretrendszerünk fő funkciói
Központosított, webes felületen és mobileszközre optimalizált rendszer, amely szerződésmintákat, sablonokat és véglegesített szerződéseket tárol, a vállalat belső szabályozásának megfelelő jogosultságkezeléssel és verziókövetéssel
Szerződéséletút nyomon követésének támogatása
A dokumentumok kidolgozásának, köröztetésének, jóváhagyásának támogatása, szerepkör alapú feladatkezelés, feladatok kiemelten sürgős jelölése, rendkívüli munkanapok kezelése
Keretszerződés, illetve eseti szerződés (megrendelés) viszonyának kezelése, a szerződés kapcsolódó dokumentumainak kezelése
Dokumentumok párhuzamos szerkesztésének lehetősége
Dokumentumverziók kezelése (a mentési logika kidolgozásához egyeztetés szükséges)
Partnertörzs kezelése, a partner formaváltásának, átalakulásának követése
Részletes szerződésűrlap, akár AI automatizált adatrögzítéssel
Keresés a dokumentumok tartalmában is beépített, AI támogatással (Chat wih my documents)
Szerződések felülvizsgálatának, módosításának, megszüntetésének támogatása
Helyettesítések kezelése
Riportgenerálási funkció
Online ajánlatkérés
