Business Continuity Planning Organizer

Descripción general del BCPOrganizar

• Administrar la información que compone los Planes de Contingencia y de soporte (Planes, equipos, datos de proveedores, etc.).
  
  Permite mantener toda la información centralizada y accesible desde cualquier ubicación de la empresa.
  
• Apoyar en la tarea de mantenimiento de los Planes ofreciendo las siguientes funciones:
  
  
  • Brindar la capacidad de forzar la revisión de los documentos por parte de su responsable en el momento que se estime oportuno.
    
    
  • Resolver en forma automática la comunicación de los cambios sugeridos a los interesados y controlar que se obtenga la aprobación de parte de los mismos en tiempo.
    
    
  • Administrar las distintas versiones de cada uno de los planes.
    
    
  • Generar agendas para revisión y prueba de los planes.
  
  Permite mantener el control de las modificaciones que se realicen en los Planes mediante la solicitud automática de las aprobaciones correspondientes.
  
  Apoya la planificación de las pruebas de los Planes facilitando la generación y comunicación de agendas.
  
  
• Controlar el acceso de los usuarios a los Planes y restante información administrada por la aplicación, mediante la utilización de una identificación de usuario (ID) y contraseña. Los permisos con los que cuente cada usuario dependerán del rol que se le haya asignado (un usuario tendrá un rol por cada equipo al que pertenezca).
  
  Permite un control en el acceso a la información potencialmente confidencial administrada por la herramienta (Planes y demás información de soporte)
  
  
• Imprimir / consultar en cualquier momento cualquier Plan siempre y cuando se cuente con los permisos adecuados. La herramienta es un repositorio centralizado y controlado de la información asociada a todos los Planes que administra.
  
  Esto puede resultar de sumo interés para coordinar el flujo de información entre equipos que están trabajando geográficamente dispersos, obtener impresiones en una oficina de un Plan asignado a un equipo que está en otra, etc.
  
  
• Permitir realizar funciones de monitoreo a partir de los logs de actividades a aquellos usuarios que cuenten con el perfil adecuado. Es posible también mantener pistas de auditoría sobre las principales funciones desarrolladas con la herramienta, sobre todo en aquellas vinculadas al mantenimiento de los Planes.
  
  Como en el caso anterior esta funcionalidad es muy útil para poder instrumentar el monitoreo y control de la tarea de mantenimiento de Planes cuyos equipos responsables se encuentran geográficamente dispersos.

• Está disponible en tres idiomas (español, portugués e inglés) para facilitar su utilización en diferentes geografías.
  

Organización y Formato

La herramienta permite mantener múltiples Planes, los cuales se compondrán básicamente de procedimientos, documentados en un formato específico que ha sido diseñado tratando de facilitar su lectura en caso de contingencia, su mantenimiento y posibilidad de ser utilizados como hoja de ruta en las instancias de pruebas.

Adicionalmente se podrán manejar múltiples documentos, en cualquier formato, a modo de anexos.

• Objetivos
• Recursos requeridos
• Consejos
• Tareas que lo componen

La organización de los Planes a partir de procedimientos con objetivos concretos, busca evitar que el plan se transforme en una secuencia de tareas encadenadas, que le impida al equipo entender claramente cuales son las acciones que debe ejecutar y su motivo. Indicando explícitamente el objetivo de cada procedimiento, el equipo cuenta con la información necesaria para cumplir con su meta, incluso en el caso que falle alguna de las tareas previstas.

La inclusión de Recursos requeridos y Consejos, apunta a facilitar la tarea del equipo.

Equipos

BCPOrganizer puede administrar la cantidad de equipos respuesta que se desee, y cada uno de estos podrá estar integrado por la cantidad de personas que se defina necesaria, quienes tendrán un rol asignado, el cual se corresponderá con un conjunto de derechos y autorizaciones específicas.

Esto permite administrar la información de los Equipos de respuesta y demás personas, internas a la organización o no, que puedan estar vinculadas a alguna de las tareas referenciadas en los Planes.