Monitorujemy wdrażane przez Państwa systemy elektronicznej wymiany danych (EDI) służące między innymi do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z punktu widzenia spełnienia wprowadzonych w tym zakresie wymogów prawno-podatkowych. Jednocześnie, udzielamy porad związanych z e-fakturowaniem z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Państwa wątpliwości:
Czy do wyłącznie odbierania e-faktur konieczne jest posiadanie bezpiecznego e-podpisu i kwalifikowanego certyfikatu?
Czy dopuszczalna jest zmiana formatu e-faktury w trakcie jej przesyłania do systemu odbiorcy?
(np. w przypadku zmiany formatu w trakcie przesyłania e-faktur np. z ODETTE na EDIFACT)?
Czy można przechowywać e-fakturę w innym formacie niż została wystawiona i wysłana?
Czy jedna ze stron umowy EDI może utrzymywać całość infrastruktury służącej do e-fakturowania, w tym systemy służące zarówno do wystawiania, jak i archiwizowania e-faktur?
Jakie zdarzenia podatnicy powinni utożsamiać z momentami wystawienia i otrzymania e-faktury?
W jakich sytuacjach uzasadnione jest wystawianie papierowych faktur korygujących do e-faktur?
Jak w realiach systemu EDI rozwiązać kwestię wymagalności potwierdzeń odbioru faktury korygującej?
Jakie dane powinna zawierać e-faktura w kontekście polskiego prawa i VI Dyrektywy?
Jakie zapisy powinny się znaleźć w umowie EDI?
Jakie dane techniczne powinny zostać zawarte w załączniku technicznym do umowy EDI?
Czy oświadczenie dostawcy rozwiązań EDI wskazujące, iż dany system EDI spełnia wymogi Rozporządzania zwalnia podatników od obowiązku przygotowania i podpisania umowy EDI i załącznika technicznego?
Nasze odpowiedzi:
Zakres naszych usług związanych z fakturowaniem w formie elektronicznej obejmuje w szczególności:
- doradztwo w zakresie wskazanych powyżej wątpliwości;
- pomoc w przeprowadzeniu (przy pomocy specjalnie opracowanego kwestionariusza) wstępnej analizy używanego przez klienta systemu finansowo-księgowego, w celu sprawdzenia czy spełnia on wymogi w zakresie EDI;
- przeprowadzenie pełnego audytu wdrożonego systemu fakturowania elektronicznego w celu sprawdzenia jego zgodności z przepisami podatkowymi;
- ustalenie wymaganych procedur i pomoc w implementacji systemu spełniającego wymogi EDI;
- poimplementacyjna weryfikacja parametrów systemu pod kątem zgodności z wymaganiami formalnymi;
- przygotowanie wzoru umowy dotyczącej wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej;
- pomoc w opracowaniu wymaganej dokumentacji;
- zbadanie przepisów i praktyki obowiązującej w zakresie e-fakturowania w innych krajach (w przypadku wprowadzania wymiany danych elektronicznych z zagranicznymi kontrahentami);
- przygotowanie, złożenie i monitorowanie wniosku do US o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów dotyczących e-fakturowania (w szczególności w celu uzyskania potwierdzenia, że obrót fakturami elektronicznymi prowadzony za pomocą wskazanego we wniosku systemu elektronicznej wymiany danych jest zgodny z przepisami podatkowymi).
Państwa korzyści:
Głównymi korzyściami wynikającymi z zastosowania systemu EDI jest usprawnienie obiegu dokumentów i danych, redukcja kosztów (średni koszt faktury papierowej to 1-2 EUR, podczas gdy faktury elektronicznej to 0,20 EUR), eliminacja wielokrotnego, manualnego wprowadzania danych, zwiększenie dostępności danych na temat procesów biznesowych i administracyjnych.
