Zakres współpracy beneficjenta z doradcą kształtowany jest przez wiele czynników. Wśród nich wymienić należy potrzeby, umiejętności oraz zasoby beneficjenta, jak również złożoność projektu. W celu zwiększenia optymalizacji kosztów projektu i powodzenia jego realizacji, w wielu przypadkach kompleksowa pomoc doradcy może okazać się niezbędna. Zespół ds. Unii Europejskiej proponuje Państwu wsparcie w obszarach opisanych poniżej:
Doradztwo strategiczne
Doradztwo przy projekcie
Narzędzia wspierające proces podejmowania decyzji
Doradztwo ad hoc
Wdrożenie i zarządzanie projektem
Rozliczenie projektu
Audyt wydatków
Doradztwo strategiczne
Jednostki samorządowe, które realizują złożone inwestycje o dużej skali lub też planują w niedalekiej perspektywie skorzystanie z funduszy unijnych, powinny rozważyć możliwość zatrudnienia doradcy strategicznego, który będzie wspierał je podczas:
- planowania procesu ubiegania się o środki
- wyboru inwestycji do potencjalnego dofinansowania
- przygotowywania projektów i aplikacji
- realizacji projektów
Niewątpliwą zaletą współpracy z jednym doradcą jest posiadana przez niego dogłębna znajomość nie tylko samego projektu, ale też specyfiki beneficjenta i jego potrzeb. Doradca jest w stanie na bieżąco wyjaśniać ewentualne wątpliwości, zarządzać ryzykiem, szybko reagować w przypadku wystąpienia nieprawidłowości oraz rekomendować optymalne działania.
Doradztwo przy projekcie
Skorzystanie z pomocy doradcy może okazać się również przydatne w sytuacji, kiedy samorządy po raz pierwszy przygotowują lub realizują dany rodzaj inwestycji do dofinansowania lub też borykają się z kłopotami ze skompletowaniem zespołu projektowego, który w danym terminie mógłby poświęcić się w całości przygotowaniu realizacji projektu i samego wniosku. Doradca w takim wypadku może przejąć na siebie całość zadań niezbędnych do sporządzenia projektu oraz złożenia dokumentacji aplikacyjnej, czy też raportowania na każdym etapie realizacji projektu. Po stronie beneficjenta leży wówczas jedynie zdefiniowanie projektu, dostarczenie niektórych dokumentów i informacji, a także podpisanie dokumentacji. Wszystkie pozostałe działania, jak np. studium wykonalności, analizę kosztów i korzyści, czy też weryfikację aplikacji – kompleksów lub częściowo można przekazać doświadczonym ekspertom.
Narzędzia wspierające proces podejmowania decyzji
Wymogi funduszy strukturalnych w przypadku dużych inwestycji infrastrukturalnych często zobowiązują beneficjenta do składania znacznej ilości dokumentacji, w tym dość czasochłonnych i drogich w przygotowaniu dokumentów, takich jak studium wykonalności oraz analiza kosztów i korzyści. Konieczność przygotowania tych dokumentów – choć często traktowana jako przykry obowiązek – ma na celu mobilizację beneficjenta do rozważenia zasadności planowanej inwestycji oraz przyjętego rozwiązania technicznego. Wszystko po to, by uniknąć sytuacji, w której beneficjent decyduje się na inwestycje, za którymi nie stoją poważne przesłanki ekonomiczne, finansowe czy społeczne. Prawidłowo przygotowane studium wykonalności oraz analiza kosztów i korzyści daje osobom zaangażowanym w podejmowanie decyzji o alokacji ograniczonych środków samorządowych pełen obraz dostępnych opcji i możliwości. Tym samym, umożliwia im podjęcie decyzji przy pełnym oglądzie sytuacji. Dlatego warto poświęcić więcej czasu na odpowiednie przygotowanie wymienionych wyżej dokumentów oraz skorzystać z dostępnych narzędzi lub/i pomocy doradcy w ich profesjonalnym przygotowaniu.
Doradztwo ad hoc
Wybierając i przygotowując projekty, które mają uzyskać dofinansowanie, potencjalni beneficjenci często napotykają na wątpliwości i problemy związane z samym projektem lub też określeniem, czy inwestycja kwalifikuje się do dofinansowania, a także sposobami na zwiększenie szans uzyskania dofinansowania.
Pytania, które stawiają sobie beneficjenci, dotyczą najczęściej zasadniczych aspektów przygotowania oraz realizacji inwestycji:
- czy mój projekt kwalifikuje się do wsparcia?
- do którego programu powinienem aplikować?
- czy wszystkie koszty, które ponoszę, są kwalifikowane?
- w jaki sposób zapewnić sobie finansowanie wkładu własnego i finansowanie pomostowe?
- co zrobić, jeśli na etapie realizacji konieczne jest dokonanie zmiany zakresu inwestycji?
Często rozwiązanie niektórych z powyższych zagadnień wymaga przeprowadzenia skomplikowanej analizy oraz zapoznania się z doświadczeniami europejskimi w danym obszarze lub też posiłkowania się ekspertyzą specjalistów z różnych dziedzin. Profesjonalny doradca dysponuje odpowiednią wiedza i doświadczeniem w tym zakresie.
Wdrożenie i zarządzanie projektem
Poprawna, kompleksowa realizacja projektu, obejmująca wypełnienie zobowiązał umownych, zapewnia wypłatę zadeklarowanego dofinansowania.
Jeżeli jednak w trakcie podjętych już działał pojawią się nawet drobne błędy lub nieprawidłowości o charakterze finansowym lub/i proceduralnym, w konsekwencji kwota dofinansowania może nie być wypłacona lub zostać obniżona, za otrzymane wcześniej zaliczki lub płatności okresowe będzie trzeba zwrócić wraz z odsetkami. Jedną z możliwości zmniejszenia ryzyka wystąpienia nieprawidłowości jest powołanie Jednostki Wdrażającej Projekt (ang. Project Implementing Unit). Dzięki temu, instytucje wdrażające projekt, prócz wspomniane minimalizacji ryzyka, odnoszą szereg dodatkowych korzyści.
Wśród nich wymienić należy:
- zgromadzenie odpowiedniej wiedzy, doświadczenia i kompetencji w jednym miejscu
- powierzenie odpowiedzialności i zadał konkretnym osobom
- zapewnienie funkcjonowania zgodnego z procedurami
- koordynację działał i ułatwiony przepływ informacji
- motywację zespołu
By prawidłowo wdrożyć projekt, należy wziąć pod uwagę podstawowe „czynniki sukcesu”. Najważniejszym są Ludzie – osoby świadome swojej roli w Jednostce Wdrażającej Projekt, znające zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz rozumiejące cele i efekty pracy zespołu.
Metodyczne rozłożenie zadał podczas wdrażania projektu zapewnia drugi „czynnik sukcesu”, czyli odpowiednie Procedury. Jednostka Wdrażająca Projekt musi stworzyć i stosować odpowiednie procedury postępowania i kontroli, które umożliwią jej optymalne działanie. Ustalenie specjalnych procedur jest w niektórych wypadkach wymogiem instytucji zarządzającej i ma na celu zapewnienie, iż czynności konieczne dla realizacji projektu będą wykonywane prawidłowo i w odpowiednim terminie, co zapobiegnie występowaniu nieprawidłowości. Niektóre z tych procedur beneficjenci znajdą w oficjalnych dokumentach dotyczących programu, w tym w Podręczniku beneficjenta, jednak większość szczegółowych procedur powinna być opracowana wewnętrznie dla konkretnej jednostki, przy uwzględnieniu lokalnej specyfiki projektu i realiów organizacji beneficjenta.
Wspomniane wyżej procedury powinny w szczególności obejmować następujące obszary:
- prowadzenie rachunkowości projektu i kwalifikowania wydatków
- monitoring realizacji projektu, raportowanie i wnioskowanie o płatność
- organizacja przetargów i podpisywanie kontraktów
- dokonywanie płatności na rzecz wykonawców
- wnioskowanie o płatności zaliczkowe
- promocja i informacja o realizacji inwestycji współfinansowanych ze środków f funduszy strukturalnych
- archiwizacja dokumentów i postępowanie w razie kontroli
- postępowanie w przypadku wykrycia nieprawidłowości
- relacje pomiędzy jednostką a innymi działami organizacji beneficjenta
W zależności od wielkości jednostki oraz złożoności projektu (np. w związku z różnymi źródłami finansowania), część z tych procedur może mieć ograniczone zastosowanie. Stopień ich szczegółowości będę sformalizowania będzie też zależny od sposobu działania jednostek.
Rozliczenie projektu
Rozliczenie stanowi ukoronowanie wysiłków poniesionych przy składaniu aplikacji i realizacji projektu. Warunkiem koniecznym otrzymania zwrotu poniesionych nakładów jest rozliczenie projektu po jego zakończeniu oraz złożenie wniosku o jego refundację. Nieodpowiednie podejście do realizacji tej fazy projektu może stworzyć określone problemy.
Radzimy więc zwrócić baczną uwagę na dopełnienie wymogów formalnych, czyli:
- wypełnienie odpowiedniego formularza prawidłowymi informacjami, dotyczącymi w szczególności:
- wydatków kwalifikowanych w podziale na kategorie interwencji
- źródeł finansowania
- udokumentowanie faktycznie poniesionych wydatków poprzez dołączenie kopii odpowiednio opisanych i zapłaconych faktur
- wykazanie we wniosku wszelkich przychodów uzyskanych w projekcie lub z operacji finansowych w ramach funduszy
- zawarcie we wniosku o refundację tylko kosztów kwalifikowanych, zgodnie z zapisami umowy o przyznanie dofinansowania i wniosku aplikacyjnego
Wydatki powinny być dokonywane zgodnie z celami pomocy oraz zgodnie z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego.
Jest to wymóg, o którym trzeba pamiętać podczas realizacji projektu, natomiast na etapie jego rozliczenia trzeba zadbać, by beneficjent był w stanie udowodnić zgodność sposobu ponoszenia wydatków z odpowiednimi przepisami.
Oprócz wypełnienia powyższych wymogów formalnych, należy zwracać uwagę na drobne elementy, które mogą wydawać się błahe, ale jak pokazuje praktyka – mają duży wpływ na poprawność realizacji projektu.
Ich pominięcie nie spowoduje prawdopodobnie odrzucenia wniosku, ale może oznaczać konieczność uzupełnień i poprawek, co przedłuży czas weryfikacji wniosku i – co z tym związane – opóźni rozliczenie projektu i wypłatę dofinansowania.
Warto zatem pamiętać o takich elementach, jak:
- podpisy odpowiednich/upoważnionych osób
- poświadczenie dokumentów za zgodność z oryginałem
- wykluczenie błędów rachunkowych
- przygotowanie dokumentu w sposób czytelny i przejrzysty dla użytkownika
Do wniosku o płatność końcową załączany jest raport z realizacji projektu oraz kopia dokumentu potwierdzającego odbiór prac/dostarczenie usług.
Po przygotowaniu wniosku pozostaje złożyć go do instytucji pośredniczącej, gdzie weryfikuje się go pod względem formalnym i merytorycznym, z kolei sam projekt poddawany jest wizycie kontrolnej. Po pozytywnym przejściu procesu weryfikacji następuje refundacja wnioskowanych wydatków.
Mówiąc o rozliczeniu projektu i wniosku o płatność końcową, warto wspomnieć o możliwości wnioskowania o refundację częściową w trakcie realizacji projektu. Wprawdzie powoduje to dodatkowe obciążenie zespołu realizującego projekt (należy składać wnioski, do których zastosowanie mają wszystkie opisane wymogi formalne), ale znacznie poprawia płynność finansową projektu/beneficjenta. Jeśli istnieje taka możliwość, należy zastanowić się nad planem przepływów finansowych dla projektu, ważąc koszty i korzyści wynikające z aplikowania o płatności okresowe.
Etap przygotowania aplikacji, która określa ramy działania beneficjenta, takie jak zakres projektu, koszty kwalifikowane, sposób ponoszenia kosztów, harmonogram itd., ma wpływ na szybkie i bezproblemowe rozliczenie projektu. Należy zwrócić szczególną uwagę na etap jego realizacji, podczas którego beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania procedur i gromadzenia dokumentacji potwierdzających jego działanie.
W przypadku gdy choć jeden z opisanych powyżej elementów powoduje niepewność, należy, naszym zdaniem, rozważyć konieczność zaangażowania doradcy.
Audyt wydatków
Obok kontroli przeprowadzanej przez różnorodne instytucje krajowe i unijne związane z systemem wdrażania funduszy strukturalnych, niektóre projekty podlegać będą obowiązkowej kontroli prowadzonej przez audytora zewnętrznego.
Celem audytu finansowego, przeprowadzanego przez niezależnego audytora zewnętrznego, jest potwierdzenie, że poniesione przez beneficjenta wydatki są dopuszczalne (kwalifikowane) we wszystkich istotnych aspektach oraz że zostały poniesione i wykazane zgodnie z przepisami prawa unijnego, krajowego oraz właściwych umów.
Wyboru audytora dokonuje beneficjent, dlatego najistotniejszym elementem jest pełna niezależność i jakość usług audytowych. Na fakt ten zwraca uwagę Ministerstwo Gospodarki i Pracy, pisząc w „Poradniku dla beneficjentów korzystających ze wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego”, iż „beneficjent powinien zapewnić odpowiednią jakość audytu poprzez zlecenie usługi jednostkom zatrudniającym osoby o odpowiednich umiejętnościach w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych”.
Wybór odpowiedniego audytora pozwoli na nadanie wynikom audytu należytej rangi, a także – w przypadku zidentyfikowanianieprawidłowości – umożliwi ich sprawniejsze wyeliminowanie, dzięki możliwości skorzystania przez beneficjenta z najlepszej praktyki związanej z systemami księgowości i procedurami kontrolnymi.
