Sektor publiczny stosuje najczęściej tradycyjną rachunkowość kasową, co – w połączeniuz odpowiednimi systemami nadzoru nad dyscypliną budżetową – ma na celu umożliwienie sprawowania kontroli nad zgodnym z intencją decydentów wykorzystaniem środków publicznych. Taka zasada rachunkowości jest stosowana w związku z fundamentalną potrzebą wiarygodnego rejestrowania wpływów i wydatków mieszczących się w kompetencjach administracji publicznej. System ten różni się więc od modelu rachunkowości memoriałowej stosowanego w sektorze prywatnym. Niewątpliwie też kasowa metoda rachunkowości zapewnia jednostkom sektora publicznego odpowiednie narzędzia i procesy niezbędne do:
- ustalenia sytuacji finansowej (kasowej) jednostki na dowolny dzień
- prowadzenia wiarygodnej ewidencji wszystkich wpływów i wydatków oraz
- dostarczenia organom decyzyjnym skutecznych narzędzi sprawozdawczości budżetowej i narzędzi kontroli
Tendencja do przejścia na rachunkowość memoriałową w sektorze publicznym
W kontekście ściślejszego monitoringu budżetowego, rachunkowość kasowa – sama w sobie – wykazuje istotne ograniczenia. W związku z tym w wielu krajach pojawiła się idea wprowadzenia zasad rachunkowości memoriałowej, wraz z jej systemami i procesami.
Na tę zmianę wpływają trzy czynniki:
- opinia publiczna domaga się od jednostek samorządu terytorialnego przejrzystości informacji o wykorzystywaniu funduszy publicznych oraz lepszej jakości informacji finansowych, które pozwolą na przeanalizowanie, w jaki sposób jednostki sektora publicznego zarządzają środkami i jakie cele realizuje się, wydając te środki. Bardzo istotna jest także, w kontekście oceny zdolności kredytowej, możliwość przedstawiania finansów jednostki w sposób czytelny dla banków
- rachunkowość kasowa nie dostarcza właściwych i dostatecznych informacji umożliwiających aktywne zarządzanie oraz kontrolę nad zasobami według wszystkich rodzajów kosztów. Ograniczone zasoby oznaczają konieczność ściślejszej kontroli nad wydatkami, co wymaga wykazywania pełnego kosztu operacji, w tym kosztu zużycia aktywów w celu wykonania usług. Bardzo rzadko pełny koszt usługi wykonanej w danym okresie jest równy środkom pieniężnym wydanym w tym samym czasie
- zastosowanie ogólnie przyjętych metod i technik analizy finansowej i ekonomicznej w odniesieniu do jednostek sprawozdających w oparciu o informacje generowane przez rachunkowość kasową jest ograniczone lub wręcz niemożliwe. Tym samym, tak przydatne w ocenie wyników działalności analizy porównawcze, są znacznie utrudnione w odniesieniu do jednostek sektora publicznego. Jednostki te niejednokrotnie prowadzą działalność zbliżoną lub identyczną do podmiotu sektora prywatnego, lecz nie mogą być uwzględnione w tego typu analizach ze względu na odmienne zasady sprawozdawczości
Te trzy czynniki sprawiły, że dziewięć krajów europejskich objętych badaniem naukowym przeprowadzonym przez grupę Euro-CIGAR1 uruchomiło projekt reform zmierzających do stworzenia systemu rachunkowości memoriałowej. Również organizacje międzynarodowe, takie jak Komisja Europejska, OECD i NATO, podjęły działania w kierunku wdrożenia systemu rachunkowości memoriałowej.
Zgodnie z zasadami rachunkowości memoriałowej, wszystkie operacje wykazuje się w momencie ich zawarcia, bez względu na termin przepływu związanych z nimi środków pieniężnych. Wynik finansowy mierzy się na podstawie osiągniętych przychodów i środków wykorzystanych w danym okresie, a nie na podstawie otrzymanych lub wypłaconych środków pieniężnych. Ta metoda rachunkowości jest metodą bardziej kompleksową, ponieważ próbuje ocenić i wykazać, jak kierownictwo jednostki administrowało powierzonymi mu zasobami i określić wartość świadczeń, do których jednostka jest zobowiązana. Zgodnie z zasadami rachunkowości memoriałowej, model sprawozdawczy składa się w większości przypadków z bilansu (składniki: aktywa, zobowiązania, kapitał własny), rachunku zysku ekonomicznego lub rachunku wyników finansowych (składniki: przychody, koszty) oraz sprawozdania z przepływów pieniężnych (zestawienie wpływów gotówki i płatności gotówkowych w ciągu roku).
Pomimo faktu, że w sektorze prywatnym metoda memoriałowa jest stosowana już od bardzo dawna, przejęcie w całości zasad obowiązujących w firmach i zastosowanie ich w sposób bezpośredni w sektorze publicznym jest niemożliwe. Przejście jednostek sektora publicznego na metodę memoriałową wiąże się z szeregiem problemów charakterystycznych tylko dla tego sektora. Należy pamiętać, że w sektorze publicznym występują szczególne rodzaje aktywów i zobowiązań, których nie znajdziemy w sektorze prywatnym. Są to między innymi:
aktywa związane z dziedzictwem narodowym
aktywa militarne
- aktywa infrastrukturalne
- programy ubezpieczeń społecznych
Bardzo istotny, szczególnie z punktu widzenia analizy ekonomicznej, jest rodzaj zastosowanych metod wyceny poszczególnych składników majątku.
