In Polen ansässige Unternehmen können ihre Konten nach den vereinfachten Grundsätzen hauptsächlich auf Grundlage von Steuerbestimmungen führen, z.B. in Form eines Steuereinnahmen- und Ausgabenregisters oder in Form der vollständigen Buchführung gemäß dem Gesetz über die Rechnungslegung. Dazu sind Wirtschaftseinheiten, die unter anderem, die folgenden Bedingungen erfüllen verpflichtet:
- Wirtschaftseinheiten, die Handelsgesellschaften sind,
- Wirtschaftseinheiten, die natürliche Personen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts, offene Handelsgesellschaften oder Partnerschaftsgesellschaften sind, vorausgesetzt, dass der Nettoumsatz aus dem Verkauf von Waren, Produktion und Finanzoperationen für das vorherige Geschäftsjahr sich auf einen PLN-Betrag von umgerechnet mindestens EUR 800.000 belaufen hat,
- Wirtschaftseinheiten, die als Organisationen auf Grundlage des Bankenrechts, von Wertpapierhandelsbestimmungen, Bestimmungen zu Investmentfonds, Bestimmungen zur Tätigkeit als Versicherung oder Bestimmungen über die Gründung und Unterhaltung von Rentenfonds tätig sind, unabhängig von ihrem Einkommen,
- Wirtschaftseinheiten, bei denen es sich um ausländische Rechtspersonen, ausländische, nicht eingetragene Gesellschaften oder ausländische natürliche Personen handelt, die Geschäftsaktivitäten auf dem Gebiet der Republik Polen persönlich oder durch einen Bevollmächtigten oder durch Mitarbeiter verfolgen, unabhängig von ihrem Einkommen.
Die Geschäftsbücher sind in polnischer Sprache und in polnischer Währung zu führen und am eingetragenen Sitz der Gesellschaft aufzubewahren. Die Geschäftsbücher können jedoch auf dem Gebiet der Republik Polen außerhalb des eingetragenen Sitzes der Wirtschaftseinheit aufbewahrt werden, wobei der Leiter der Wirtschaftseinheit jedoch folgenden Pflichten unterliegt:
- Benachrichtigung des zuständigen Finanzamts über den Ort der Aufbewahrung der Bücher innerhalb von 15 Tagen nach dem Tag der Entfernung der Bücher vom eingetragenen Sitz,
- Sicherstellung der Verfügbarkeit der Geschäftsbücher zur Einsicht durch die zuständige externe Aufsichtsbehörde am eingetragenen Sitz der Einheit.
In jüngster Zeit ist es aufgrund von Anforderungen der Unternehmensleitungen und aus Gründen der Kostenreduzierung bei IT-Systemen üblich geworden, ein einziges IT-System für verschiedene Gesellschaften einer Unternehmensgruppe zu schaffen, die sich in verschiedenen Ländern befinden.
Daher stellt sich die Frage ob es möglich ist, die Bücher einer polnischen Wirtschaftseinheit im Ausland aufzubewahren.
Das Finanzministerium hat in seiner Auslegung der gesetzlichen Bestimmungen festgestellt, dass ein IT-System, das zur Führung der Bücher unter Einsatz eines Computers dient, sich nicht außerhalb polnischen Gebiets befinden darf, obgleich keine Hindernisse für eine elektronische Übermittlung der Buchführungsdaten an die Wirtschaftseinheit im Ausland für Zwecke der gesonderten Verarbeitung derselben unter Verwendung eines anderen IT-Systems für die Bedürfnisse einer ausländischen Wirtschaftseinheit bestehen.
Gleichzeitig herrscht die Ansicht, dass, falls Daten von Datenträgern übertragen werden, die Aufzeichnung dieser Daten auf diesen Trägern als Buchführung gilt. Daher sollte bedacht werden, dass nur die Übertragung der Daten außerhalb des eingetragenen Sitzes der Gesellschaft für Zwecke der Erfassung und Bearbeitung derselben außerhalb des eingetragenen Sitzes gleichwertig mit der Führung dieser Bücher außerhalb des eingetragenen Sitzes ist.
Wenn daher die Gesellschaft die Dokumente in das IT-System an ihrem eingetragenen Sitz eingibt, sie aber auf einem Server im Ausland bearbeitet werden, gelten die gesetzlichen Anforderungen als erfüllt.
Das Finanzministerium genehmigt diesen Ansatz unter der Voraussetzung, dass die folgenden Anforderungen erfüllt sind:
- am eingetragenen Sitz befindet sich die Dokumentation über das für die Buchführung verwendete IT-System,
- Geschäftsbücher werden am eingetragenen Sitz der Wirtschaftseinheit zur Einsicht durch befugte externe Kontrollstellen bereit gestellt,
- das System der Buchführung sichert klare Beziehungen zwischen Bucheinträgen und Buchführungsunterlagen,
- aus Quelldokumenten stammende Daten werden in den Büchern am eingetragenen Sitz der Gesellschaft erfasst.
In Polen existiert außer für Banken kein einheitliches System von Konten, das bei Eintragungen in die Bücher zu verwenden ist. Jede Wirtschaftseinheit kann jedes Konto in der Art und Weise für sich festlegen, die zur Erfüllung aller gesetzlichen und Berichtsanforderungen geeignet ist.
Die Verantwortung für die Erfüllung der Pflichten im durch das Gesetz festgelegten Rechnungslegungsrahmen übernimmt der Leiter der Wirtschaftseinheit. Besteht die Leitung der Wirtschaftseinheit aus einem mehrköpfigen Gremium und wurde kein Verantwortlicher bestellt, liegt die Verantwortung bei allen Mitgliedern des besagten Gremiums.
Das Führen von Geschäftsbüchern unter Verletzung der Bestimmungen des Gesetzes über die Rechnungslegung kann mit Geld- oder Haftstrafe bis zu zwei Jahren oder beidem geahndet werden. Daneben ist auch eine gemäß den Bestimmungen des polnischen Finanzstrafgesetzbuches fehlerhafte Buchführung strafbar. Eine andere negative Folge falscher Buchführung kann das Risiko sein, dass nach den Bestimmungen des Steuergesetzes unsachgemäß geführte Geschäftsbücher keine Beweiskraft in Finanzverfahren haben.
